<< edellinen
Ota selaimessasi JavaScript käyttöön, jotta kaikki sivuston ominaisuudet toimivat oikein.
Ensimmäinen kunnan arvopaperien ja asiakirjojen säilyttämistä koskeva maininta Helsingin pitäjän kuntakokouksen pöytäkirjassa on vuodelta 1882. Tällöin käsiteltiin arvopaperit sisältävän rautakirstun säilytyspaikkaa ja sen vartioinnin järjestämistä. Kirstua säilytettiin tuolloin Helsingin pitäjän kirkon sakaristossa.
Kuntakokouksen pöytäkirjasta 16.3.1896 löytyy päätös arkistohuoneen sijainnista uudessa Malmilta hankitussa kunnantalossa, entisessä Grasshoffin huvilassa. Arkistohuone oli tarkoitus sisustaa arkkitehti T. Höijerin tekemän piirustuksen ja kustannusarvion mukaan. Seuraavassa kokouksessa arkiston perustamista kuitenkin lykättiin vuodella. Siihen asti kunnan arvopapereita ja asiakirjoja säilytettiin sekä kirkossa kassakirstussa että vuokraa vastaan Suomen pankissa.
Kuntakokous päätti 28.6.1897 antaa kuntakokouksen ja kunnallislautakunnan puheenjohtajille tehtäväksi järjestää uuden kunnantalon tulenkestävään holviin siirrettyä kunnan arkistoa. Kunnan toimielimet muuttivat uuteen kunnantaloon seuraavana syksynä.
Ensimmäinen kunnanvaltuuston (KV) pöytäkirjoista löytynyt merkintä kunnan arkistosta on vuodelta 1921 koskien holvin käyttöä ja elintarvelautakuntien tarpeettomien lomakkeiden ja muiden paperien, lukuunottamatta tilikirjoja, hävittämistä. KV määräsi holvin yksinomaan kunnan käyttöön siten, että "kunta ei ole velvollinen huolehtimaan valtion veroilmoitus- tai muista papereista". Samalla määrättiin kunnallislautakunta siirtämään kunnantalon ullakolle kaikki 10 vuotta vanhemmat asiakirjat, joilla ei otaksuttu olevan historiallista arvoa. Holvin kahdesta avaimesta toinen määrättiin kunnankamreerille ja toinen vahtimestarille.
Valtionarkiston tarkastuskertomuksen 30.3.1946 mukaan Helsingin maalaiskunnan käyttöarkisto Malmilla oli sijoitettu kunnantalon eri toimistohuoneisiin ja pienehköön arkistoholviin. Vanhaa arkistoa oli sijoitettu myös tilapäisiin säilytyspaikkoihin, enimmäkseen kellari- ja ullakkotiloihin kansakouluissa ja taksoitustoimiston rakennuksessa. Asiakirjoja oli silloin n. 100 hyllymetriä. Vanhempi osa arkistoa oli täysin järjestämätön ja luetteloa ei ollut. Arkisto sisälsi asiakirjoja 1860-luvulta lähtien.
Arkistoa hoiti vuosina 1940-46 toimistoapulainen Helge Johansson oman toimensa ohella. Ensimmäinen arkistonhoitajan toimi perustettiin 18.12.1946. Tointa hoiti aluksi Eeva Huhta, myöhemmin Ilmari af Hällström. Viljo Sohkanen toimi arkistonhoitajana vuosina 1948-57.
Helsingin maalaiskunnan uusi kunnantalo valmistui Tikkurilaan vuonna 1956. KV:n pöytäkirjasta 17.9.1957 (§ 26) ilmenee, että kunnan eri toimistojen arkistot yhdistettiin silloin kunnan keskusarkistoksi. Arkistohuone sijaitsi kunnantalon kellarikerroksessa. Arkistonhoitajan virka päätettiin perustaa KV:n päätöksellä 28.12.1957. Virkaan valittiin 18.3.1958 toimistoapulainen Pirkko Turunen. Hämeenlinnan maakunta-arkiston tarkastuskertomuksessa 29.10.1958 aineiston määräksi ilmoitetaan n. 500 hyllymetriä. Luettelo oli olemassa, mutta järjestelytyö oli vielä kesken eikä tarpeetonta asiakirja-aineistoa ei oltu hävitetty.
Seitsemän vuotta myöhemmin 29.4.1965 todettiin kunnan sisäisen katselmustilaisuuden pöytäkirjassa, että arkistomateriaali oli asianmukaisesti ryhmitelty ja luetteloitu sekä siististi ja huolellisesti järjestetty. Arkistotilojen todettiin olevan lähes täynnä. Arkistoaineistoa säilytettiin myös kunnan muissa toimipisteissä. Katselmus johtui arkistonhoitajan eroamisesta. Uudeksi arkistonhoitajaksi valittiin Laila Vanhanen.
Hämeenlinnan maakunta-arkiston tarkastuskertomuksessa 30.12.1968 aineiston määräksi ilmoitetaan n. 800 hyllymetriä. Tarkastuskertomuksessa sanottiin, etteivät tilat olleet tarkoituksenmukaiset. Kunnanhallitus (KH) käsitteli 27.5.1969 tarkastuskertomusta ja päätyi siihen, että nykyiset arkistotilat kunnantalolla riittänevät 2-3 vuodeksi, jonka jälkeen tulee lisätilojen rakentaminen ajankohtaiseksi.
KV päätti 18.6.1973 (§ 34) perustaa uutena virkana keskusarkistonhoitajan viran. Perusteluna esitettiin, että keskusarkisto tulee huomattavasti laajenemaan, mikä aiheuttaa tuntuvasti lisää työtä eri toimistojen siirtäessä arkistointinsa keskusarkiston hoidettavaksi. Uuteen virkaan valittiin Laila Vanhanen.
Kunnantalon kellarikerroksessa toimittuaan arkisto sai uudet suuremmat tilat vuonna 1974 Kauppalantalosta osoitteessa Kielotie 13, Tikkurila, missä osoitteessa kaupunginarkisto toimii edelleen. Kauppalantaloksi nimetyn virastorakennuksen kellarikerroksen arkistotilat ovat kooltaan 707 neliömetriä ja katutason toimistotilat 56 neliömetriä. Hyllytilaa viidessä arkistosuojassa ja holvissa on yhteensä noin 6,5 hyllykilometriä. Vuonna 1977 Hämeenlinnan maakunta-arkisto suoritti tarkastuksen Vantaan kaupunginarkistossa. Tuolloin arkistoaineksen määrä oli 1 632 hyllymetriä ja vuosikasvu 153 hyllymetriä. Kaupunginarkistossa toimi yhteensä viisi työntekijää.
Apulaiskaupunginjohtaja Erkki Veräjänkorva asetti 30.3.1977 arkistotyöryhmän, joka otti ensimmäiseksi tehtäväkseen Vantaan kaupungin arkistosäännön laatimisen. Luonnos arkistosäännöksi hyväksyttiin työryhmässä 18.11.1977 ja siitä pyydettiin lausuntoa Valtionarkistolta. Valtionarkisto suositteli arkistosäännön sijasta käytettäväksi jotain muuta nimitystä, esim. arkisto-ohjesääntö, ja keskusarkisto-nimityksen korvaamista kaupunginarkistolla. Vastaavasti vastuunalaisen arkistonhoitajan tulisi olla kaupunginarkistonhoitaja. KH pani luonnoksen pöydälle huhtikuussa 1978 ja sen valmistelua jatkettiin. Revisiotoimiston huomautettua valmistelun venymisestä Vantaan kaupungin ensimmäinen arkistonhoidon yleisohje viimein hyväksyttiin KH:ssa 20.8.1979.
Valtionarkisto teki tarkastuksen kaupunginarkistossa 27.3.1985. Tarkastuskertomuksen mukaan arkistoa oli hoidettu asiantuntemuksella, arkistonhoidon yleisohje oli vahvistettu ja arkistotyöryhmä kokoontui tarvittaessa, mutta arkistosäännön tekoa ei oltu aloitettu ja luettelointityö oli vielä kesken. Arkistoaineiston kokonaismäärä oli 3 049 hyllymetriä, josta pysyvästi säilytettäviä oli 1 375 hyllymetriä. Vuosikasvu oli 386 hyllymetriä. Valtionarkisto ehdotti, että arkistonmuodostaja voisi tehdä ennakkoseulonnan. KV vahvisti 18.5.1987 arkistotoimen yleisohjeen, jossa määriteltiin mm. kaupunginarkiston tehtävät ja velvoitettiin arkistonmuodostajat laatimaan arkistosäännöt, joissa annetaan tarkemmat ohjeet arkistotoimen hoitamisesta. Yleisohjeen mukaan vain pitkään tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään kaupunginarkistoon, muut sopimuksen mukaan.
Laila Vanhanen jäi eläkkeelle vuonna 1991. Hänen seuraajakseen nimitettiin arkistonhoitaja Lea Parola. Lea Parola toimi virassa vuoteen 1998. Seuraavaksi kaupunginarkistonhoitajaksi nimitettiin valtiotieteiden maisteri Timo Hänninen, minkä jälkeen keskusarkiston roolia täsmennettiin. Koko kaupungin kattava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen rationalisointi ja ohjeiden uusiminen aloitettiin sekä suoritettiin kaupungin arkistonmuodostajien arkistoaineistojen inventointi. Vuonna 2001 otettiin arkistonhallintasovellus käyttöön, aloitettiin arkistonmuodostussuunnitelmien uusiminen ja arkistovastaavien koulutus. Samana vuonna kaupunginkansliaan perustettiin asiakirjahallintoyksikkö, joka koostui kaupunginarkistosta ja kaupungintalon kirjaamosta. Kirjaamoon perustettiin pääkirjaajan toimi, johon valittiin filosofian kandidaatti Maija Pelkonen. Seuraavana vuonna valmisteltiin kaupungille uusi asialuokituskaava, joka otettiin käyttöön vuonna 2003.
