Uudet palveluohjaajat auttavat varhaiskasvatuksen asiakkaita
Varhaiskasvatuksen palveluihin hakeminen on nyt entistä helpompaa. Hakemiseen liittyvää tietoa ja ohjausta saatavilla keskitetysti yhdestä puhelinnumerosta, yhdestä sähköpostiosoitteesta ja chatista.
Kuvituskuva:Kaisa Sunimento
Keskitetty palveluohjaus parantaa erityisesti varhaiskasvatukseen hakemiseen liittyvän asiakaspalvelun saavutettavuutta. Puhelinpalvelua on tarjolla joka päivä ja käytössä on myös takaisinsoittopalvelu. Puhelinpalvelun ja sähköpostin lisäksi palveluohjaajat palvelevat asiakkaita chatissa. Käytännössä itse hakuprosessi ei muutu perheen kannalta.
– Asiakkaat ovat hyvin jo löytäneet uuden palvelunumeromme. Vantaa-infosta ja päiväkodeista ohjataan suoraan soittamaan meille, kertoo varhaiskasvatuksen palveluohjaaja Mari Keula-Ahlroos.
Keskitetyssä palvelussa perheitä palvelee nyt kahdeksan palveluohjaajaa, jotka neuvovat ja ohjaavat asiakkaita kaikissa kunnallisiin ja yksityisiin varhaiskasvatuspalveluihin hakemiseen liittyvissä asioissa. Palveluohjaajat esittelevät perheille varhaiskasvatuksen eri vaihtoehtoja ja opastavat varhaiskasvatuspaikan hakemisessa. He antavat tietoa ja henkilökohtaista neuvoa hakemuksen käsittelyyn liittyen sekä huolehtivat yhteydenpidosta perheeseen ennen lapsen varhaiskasvatuspaikkaan sijoittamista.
– Teemme tiivistä yhteistyötä päiväkotien johtajien kanssa ja meille jokaiselle on nimetty oma vastuualue. Tämä vastuualue ei näy asiakkaille, sillä palvelemme kaikkia tasavertaisesti puhelimitse. Ohjaamme soittopyynnöt tarvittaessa oman alueen palveluohjaajalle, jos emme pysty itse asiaa juuri sillä hetkellä ratkaisemaan, sanoo Mari.
Varhaiskasvatuksen palveluohjaajan työnkuva on muuttunut aikaisemmasta siihen, että tällä hetkellä palveluohjaajat toimivat kaikki päätoimisina palveluohjaajina. Aikaisemmin osa heistä toimi sekä päiväkodin johtajana että alueen palveluohjaajana.
– Ennen muutosta en pystynyt olemaan joka päivä puhelimitse tavoitettavissa ja sähköpostitsekin hieman harvemmin kuin päivittäin. Nyt pystyn keskittymään paremmin tähän työhön, ja kehittämään palveluohjausta yhdessä tiimin kanssa eteenpäin. Saamme yhdessä vietyä alueiden tietoa eteenpäin, esimerkiksi hakijatilanteista tai haasteellisista kulkuyhteyksistä. Lisäksi pohdimme yhdessä asiakkailta saatuja palautteita koskien varhaiskasvatukseen hakemista, selittää Mari.
Myös palvelusetelihakemusten käsittely ja päätöksenteko on siirtynyt kokonaan palveluohjaajalle, mikä helpottaa yhteistyötä yksityisten toimijoiden kanssa.
– Heiltä olemmekin jo saaneet paljon positiivista palautetta. Palvelusetelipäätökset asiakkaille saadaan tehtyä pikaisesti, iloitsee Mari.
Varhaiskasvatuksen palveluohjaajien työtä helpottaa ja nopeuttaa sähköinen VaSa-palvelu, jossa hakemusten käsittely tapahtuu. Kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä paikasta, eikä liitteitä tarvitse etsiä muualta.
– Siirtymäaika tuo tosin tähän haastetta, ja paperihakemukset ovat vielä osittain käytössä. Hakemustietojen tallentaminen on kuitenkin jo selkeämpää, lisää Mari.
Varhaiskasvatuksen palveluohjaajien asiakaspalvelu
ma klo 9.00–12.00
ti-pe klo 9.00–15.00
p. (09) 839 50226
varhaiskasvatuksen.palveluohjaus@vantaa.fi
Chatissa palveluohjaajat vastaavat kysymyksiin ma klo 9–12, ti-pe klo 9–15 välisenä aikana.
Maksuasioissa asiakkaita palvelee edelleen talouspalveluiden laskutuksen asiakasmaksutiimi.