Henkilötietojen käsittely kaupungin toimitilojen suunnitteluun, rakentamiseen ja kunnossapitoon liittyen 

1. Miksi tietojani kerätään?

Vantaan kaupunki kerää henkilötietoja vireillä oleviin hankkeisiin, kuten toimitilojen suunnitteluun ja rakennuttamiseen, liittyen. Näihin liittyen kerätään muun muassa yhteistyötahojen yhteystietoja. Kunnossapitoon liittyen henkilötietoja kerätään esimerkiksi vikailmoitusten käsittelyn yhteydessä. 

Tietoja kerätään lisäksi mm. laskutusta varten.

2. Mitä tietoja tarvitaan?

Lähtökohtaisesti tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot. Joissakin tapauksissa henkilön identifioinnin vuoksi on kerättävä henkilötunnus tai y-tunnus, esimerkiksi laskutuksen tai lupahakemusten yhteydessä. Sisäilma-asioihin liittyen saatetaan käsitellä myös terveystietoja. Lisäksi sopimuksien yhteydessä käsitellään allekirjoituksia. 

3. Mistä kaupunki saa tiedot?

Kaupunki saa tiedot asiakkaan tai hänen edustajansa ilmoituksen perusteella sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja saadaan myös yritys- ja yhteisötietojärjestelmän ja kiinteistötietopalvelun kautta, ja myös muita julkisia tai yksityisiä yhteystietopalveluita, esimerkiksi Fonectaa, saatetaan käyttää. Turvakiellon alaisia tietoja voivat käsitellä vain siihen erikseen oikeutetut käsittelijät.

4. Luovuttaako kaupunki tietojani eteenpäin?

Kaupunki voi luovuttaa tietoja eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos asiakas on antanut suostumuksen luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Kiinteistöjen omistajatiedot ovat julkisia. Turvakiellon alaisia tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin. 

5. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Kaupunki säilyttää kiinteistöjen omistajatietoja kiinteistörekisterilain (392/1985) perusteella pysyvästi. Muut asiakastiedot hävitetään säilytysajan päätyttyä.

6. Kuka voi käsitellä henkilötietojani?

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Salassa pidettäviä ja arkaluontoisia tietoja kaupunkiympäristön toimialalla käsittelevät ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Turvakiellon alaisia tietoja voivat käsitellä vain siihen erikseen oikeutetut käsittelijät, jos niitä tarvitaan lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

7. Millä tavalla tietoni on suojattu?

Kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Paperisia asiakirjoja säilytetään lain mukaisesti eri arkistotiloissa.

8. Miten toimitaan, jos tietoni joutuvat vääriin käsiin?

Jos tiedot suojauksesta huolimatta joutuvat vääriin käsiin, kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Ilmoitus tehdään henkilökohtaisesti ja välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidyn oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa eikä asia vaadi välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

9. Mitä voin tehdä, jos epäilen, että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Asia voidaan saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos epäillään, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: tietosuoja.fi/puhelinneuvonta.

10. Voinko tarkistaa tietoni?

Omat tietonsa voi tarkistaa ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Lapsen tiedot voi tarkistaa henkilö, jolla on tiedonsaantioikeus lapsen tietoihin. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenevät perusteet kieltäytymiselle. Tämän jälkeen asian voi saattaa tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

11. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Tietojen oikaisemista voi vaatia, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030, Vantaan kaupunki.

12. Voinko vaatia kaupunkia poistamaan tietoni?

Voit vaatia kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot. Joitain tietoja kaupungin on kuitenkin säilytettävä lakisääteiseen velvollisuuteen perustuen. Kyseiset tiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13. Voinko vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, voidaan kaupungille tehdä vaatimus asiakastietojen käsittelyn rajoittamisesta, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

14. Mistä voin kysyä lisää henkilötietojeni käsittelystä?

Lisätietoja voi pyytää Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta. Tarkemman selosteen tietojen käsittelystä voi pyytää Vantaa-infosta.

Kaupungin toiminnassaan soveltamia ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja GDPR-asetus (679/2016).