Henkilötietojen käsittely maahanmuuttajien vastaanottotoiminnan palveluissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaiden sosiaali- ja terveydenhuollon mukaisten palvelujen arviointi, järjestäminen ja toteuttaminen.

Tietojasi käsitellään, jotta Vantaan kaupunki voi järjestää maahanmuuttajien kotoutumisen edistämiseksi tarvittavia palveluja. Tällaisia palveluja ovat ohjaus ja neuvonta, alkukartoitukset, kotoutumissuunnitelmat sekä niiden seuranta ja tarkistaminen, kuntoutussuunnitelmat sekä kotoutumissuunnitelman aikainen toimeentulotuki. Toimeentulotuen yhteydessä käsiteltävistä tiedoista kerrotaan erikseen toimeentulotukea koskevassa tiedotteessa. Lisäksi tietoja voidaan käyttää palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

Tietojen käsittelyperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Vantaan kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttäminen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. Yleisen edun mukaista käsittelyä on esimerkiksi henkilötietojen käsittely tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdat). Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään terveyttä ja sosiaalihuoltoa koskevia tietoja. Tällaisten tietojen käsittely on luvallista silloin, kun se on tarpeen terveys- ja sosiaalihuollossa (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 momentin h alakohta).

Henkilötietojasi käytetään ensisijaisesti sinulle tarvittavien palveluiden järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on asiakkaiden tai potilaiden sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännön mukaisten palvelujen arviointi, järjestäminen ja toteuttaminen.

Toissijaisesti eli muuhun tarkoitukseen, kun sinulle järjestettävän palvelun toteuttamiseksi, henkilötietojasi voidaan luovuttaa tieteellisen tutkimuksen, tilastoinnin tarkoituksia varten, viranomaisten ohjaus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi, viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävien suorittamiseksi. Näiden lisäksi Vantaan kaupunki voi luovuttaa henkilötietojasi opetustoimintaan tai oman toimintansa kehittämistä ja palvelujen suunnittelua varten. Toissijaista käyttöä sääntelee laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä eli toisiolaki (552/2019).

Sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluissa käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden asiakkaiden ja potilaiden tietoja.

Maahanmuuttajapalveluissa kerätään henkilö- ja yhteystietosi, sinua koskevat työntekijöiden muistiinpanot, suunnitelmat ja tilannearviot, ajanvaraustiedot, päätöstiedot, maksuihin liittyvät tiedot sekä Vantaan vastaanottamien pakolaisten ja paluumuuttajien nimet, kansalaisuudet, henkilötunnukset, osoitteet, statukset ja valtionkorvauksen alkamispäivämäärät.

Tietojasi voidaan palvelusta riippuen luovuttaa palveluun liittyville vastaanottajille, lakisääteisesti eri viranomaisille, mahdollisesti tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan mukaisesti sekä toimialan sisäiseen tilastointijärjestelmään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain suostumuksellasi tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja luovutetaan myös valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Tietojasi ei koskaan luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Lisäksi tietoja luovutetaan Uudenmaan ELY-keskukselle, joka tukee toimialueensa kuntien kotouttamisohjelmien laadintaa ja seuraa niiden toteuttamista.

Tietojasi voivat käsitellä myös sellaiset Vantaan kaupungin ulkopuoliset toimijat (esimerkiksi yksityiset yritykset), joilta Vantaa ostaa palveluja. Näissä tapauksissa tietojesi käsittelystä vastaa Vantaan kaupunki, ja tietoja käsitellään samoin, kuin jos olisit hoidettavana Vantaan kaupungin omassa toimipisteessä. Tietojasi ei luovuteta tällaisista yksiköistä ilman suostumustasi eteenpäin muille kuin Vantaan kaupungille ja viranomaisille.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista vapaamuotoisella vaatimuksella, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti. Vantaan kaupunki arvioi, täyttyvätkö edellytykset rajoittaa tietojen käsittelyä. Jos katsotaan, että oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä ei ole, voidaan rajoituspyynnöstä kieltäytyä. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu yksinomaan antamaasi suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tai rajoittaa sitä. Suostumuksen peruutus tehdään joko jättämällä kirjallinen ilmoitus Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Terveydenhuollon potilastietojen osalta yleisempiä kieltoja voi asettaa Omakannan kautta. Mikäli suostumuksen peruuttamistavasta on erikseen mainittu tapauskohtaisesti, esimerkiksi tutkimuksen yhteydessä, tulee näitä ohjeita seurata.

Jos peruutat suostumuksesi tällaisessa tilanteessa, tietojasi ei käytetä enää. Ennen peruuttamisilmoituksen saapumista tietoja ja niistä muodostettuja aineistoja voidaan käyttää rajatusti siihen, mihin suostumus oli annettu.

Vantaan kaupunki säilyttää tietojasi vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Sairauksiasi ja hoitoasi koskevia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen. Säilytysajoista määrätään laissa. Kotoutumisen edistämiseen liittyvät asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi. Muiden asiakirjojen säilytysajat määräytyvät asiakasasiakirjalain (254/2015) ja potilasasiakirjaasetuksen mukaan (298/2009).

Sosiaalihuollon tietojen osalta asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Terveydenhuollon tietojen osalta potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Sähköiset, Kelan Kanta-arkistoon siirtyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytetään 8., 18., ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat, sekä pääsääntöisesti 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki potilasasiakirjat. Tarkempia tietoja tietojen säilytysajoista voit pyytää sosiaali- ja terveystoimen tietosuojavastaavalta.

Voit tarkastaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä toimiyksikössä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Voit myös tulostaa lomakkeen Vantaan kaupungin internetsivuilta.

Rekisteriin tallennettuihin tietoihin kohdistuvan tarkastuspyynnön lisäksi yksittäisiä käyntimerkintöjä ja muita asiakkuuteesi liittyviä tietoja voit myös tarkastella tai pyytää tulostettavaksi sinua palvelevassa toimintayksikössä käyntisi yhteydessä.

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö voidaan toimittaa Vantaa-infoon tai osoittaa Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa.

Jos tiedon oikaisemisesta kieltäydytään, sinulle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Vantaan kaupungin oikeus kerättyjen tietojen käsittelyyn perustuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tällä perusteella kerätyt asiakas- ja potilastiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai Vantaalle kuuluvan julkisen vallan käyttöön. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Voit pyytää selvitystä Vantaan kaupungilta niistä tiedoista, joita epäilet käsiteltävän lainvastaisesti jättämällä kirjallisen ilmoituksen Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Lisäksi voit pyytää Vantaan kaupunkia oikaisemaan sinua koskevat tiedot, jos ne ovat epätarkkoja tai virheellisiä.

Sinulla on myös oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos mielestäsi sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä ja Vantaan kaupungille tekemästäsi oikaisupyynnöstä on kieltäydytty

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella.

Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Vantaan maahanmuuttajapalvelut voivat saada tietoja siltä osin, kun ne ovat välttämättömiä maahanmuuttajapalveluiden järjestämiseksi työ- ja elinkeinoministeriöltä, aluehallintovirastolta, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta, kehittämis- ja hallintokeskukselta, työ- ja elinkeinovirastolta, kunnan viranomaiselta, Kelalta, väestörekisterikeskukselta, maahanmuuttovirastolta sekä vastaanotto- ja järjestelykeskukselta.

Tietoja suojataan teknisesti, jotta asiattomat henkilöt eivät pääse tietoihin. Jos sinua koskevia tietoja tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä tietojärjestelmiin. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

Kun tietoja käsitellään toissijaisia käyttötarkoituksia eli esimerkiksi tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava. Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole, jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ellei tietojen käsittely perustu lainmukaiseen oikeuteen tai velvollisuuteen tai esimerkiksi rekisteröidyn kanssa tehtävään sopimukseen, tulee henkilötietojen käsittelyyn pyytää suostumus. Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi toimintayksikössä tai ilmoittamalla siitä kirjallisesti Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Mikäli suostumuksen peruuttamistavasta on erikseen mainittu tapauskohtaisesti, esimerkiksi tutkimuksen yhteydessä, tulee näitä ohjeita seurata.

Lisätietoa tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää Vantaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan tietosuojavastaavalta (tietosuojavastaava.soster(at)vantaa.fi, 040 861 4551) tai Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta (tietosuojavastaava(at)vantaa.fi, 040 071 3358). Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietojasi sähköpostitse.