Henkilötietojen käsittely terveydenhuollon palveluissa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Tällä sivulla kerrotaan, miten tietojasi käsitellään ja minkälaisia oikeuksia sinulla on, jos olet asiakkaana Vantaan kaupungin terveydenhuollon palveluissa. Näihin palveluihin sisältyvät terveysasemien vastaanottotoiminta, neuvolapalvelut, kouluterveydenhuolto, opiskeluterveydenhuolto, psykologipalvelut, sairaalapalvelut, kotisairaanhoito ja suun terveydenhuolto. Lisäksi terveydenhuollon palveluihin kuuluvat sosiaalihuollon palvelujen osalta laitoshoidon palvelut, tehostettu asumispalvelu, kehitysvammahuolto, päihdehuolto sekä kasvatus- ja perheneuvonta, siltä osin kuin niissä käsitellään terveydentilaasi liittyvää potilastietoa.

Millä perusteella henkilötietojani käytetään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on potilaiden sosiaali- ja terveydenhuollon mukaisten palvelujen arviointi, järjestäminen ja toteuttaminen.

Tietojen käsittelyperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, Vantaan kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttäminen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. Yleisen edun mukaista käsittelyä on esimerkiksi henkilötietojen käsittely tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdat).

Mihin henkilötietojani käytetään?

Henkilötietojasi käytetään ensisijaisesti sinulle tarvittavien palveluiden järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on asiakkaiden tai potilaiden sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännön mukaisten palvelujen arviointi, järjestäminen ja toteuttaminen.

Toissijaisesti eli muuhun tarkoitukseen, kun sinulle järjestettävän palvelun toteuttamiseksi, henkilötietojasi voidaan luovuttaa tieteellisen tutkimuksen, tilastoinnin tarkoituksia varten, viranomaisten ohjaus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi, viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävien suorittamiseksi. Näiden lisäksi Vantaan kaupunki voi luovuttaa henkilötietojasi opetustoimintaan tai oman toimintansa kehittämistä ja palvelujen suunnittelua varten. Toissijaista käyttöä sääntelee laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä eli toisiolaki (552/2019).

Minkä henkilötietoryhmien tietoja käsitellään?

Sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluissa käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden asiakkaiden ja potilaiden tietoja.

Potilasasiakirjoihin sisällytetään sinusta perustiedot, kuten nimi ja henkilötunnus, terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, kuten hoitotiedot ja laboratoriovastaukset, sekä hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraustiedot. Lisäksi hoitoosi liittyen tallennetaan tarvittaessa esimerkiksi hoitoon liittyvät valokuvat, röntgenkuvat ja muut kuvantamistutkimukset, sekä antamasi suostumukset ja kiellot.

Sinusta kerättävät tiedot koostuvat pääosin hoitosi yhteydessä syntyvistä tiedoista ja itse antamistasi tiedoista. Tietojasi voidaan saada myös viranomaisilta ja muilta tahoilta, jos olet antanut siihen suostumuksesi, tai jos tiedot saadaan lain määräysten perusteella. Jos tietoja käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, voit peruuttaa suostumuksen koska tahansa, minkä jälkeen näitä tietoja ei enää käsitellä, ellei laki velvoita tietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn. Jos tietojasi hankitaan lakiin perustuen, tästä ilmoitetaan sinulle. Jos et erikseen kiellä tietojen hakemista HUSsairaanhoitopiirin alueen yhteisestä potilastietorekisteristä, saa hoidostasi vastaavat henkilöt käyttöönsä myös nämä tiedot. Henkilö- ja osoitetietosi saadaan väestörekisteristä.

Mille osapuolille tietojani luovutetaan?

Tietojasi voidaan palvelusta riippuen luovuttaa palveluun liittyville vastaanottajille, lakisääteisesti eri viranomaisille, mahdollisesti tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan mukaisesti sekä toimialan sisäiseen tilastointijärjestelmään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Potilastietojasi voidaan käsitellä ja luovuttaa muille tahoille vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi, tai jos tietojen käsittelystä ja luovuttamisesta säädetään laissa. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi luovutettaessa tietoja viranomaisille, joilla on lain mukaan oikeus saada näitä tietoja. Tieto sinulle kirjoitetuista resepteistä luovutetaan apteekeille, jotta sinulle voidaan luovuttaa määrätyt lääkkeet. Tietojasi ei koskaan luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Tietojasi luovutetaan myös HUS-sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteiseen potilastietorekisteriin, ellet erikseen kiellä tätä. Tietoja luovutetaan myös valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Tietojasi voivat käsitellä myös sellaiset Vantaan kaupungin ulkopuoliset toimijat (esimerkiksi yksityiset terveyspalveluyritykset), joilta Vantaa ostaa palveluja. Näissä tapauksissa tietojesi käsittelystä vastaa Vantaan kaupunki, ja tietoja käsitellään samoin, kuin jos olisit hoidettavana Vantaan kaupungin omassa toimipisteessä. Tietojasi ei luovuteta tällaisista yksiköistä ilman suostumustasi eteenpäin muille kuin Vantaan kaupungille ja viranomaisille.

Milloin voin rajoittaa henkilötietojeni käsittelyä?

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista vapaamuotoisella vaatimuksella, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti. Vantaan kaupunki arvioi, täyttyvätkö edellytykset rajoittaa tietojen käsittelyä. Jos katsotaan, että oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä ei ole, voidaan rajoituspyynnöstä kieltäytyä. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu yksinomaan antamaasi suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tai rajoittaa sitä. Suostumuksen peruutus tehdään joko jättämällä kirjallinen ilmoitus Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Terveydenhuollon potilastietojen osalta yleisempiä kieltoja voi asettaa Omakannan kautta. Mikäli suostumuksen peruuttamistavasta on erikseen mainittu tapauskohtaisesti, esimerkiksi tutkimuksen yhteydessä, tulee näitä ohjeita seurata.

Jos peruutat suostumuksesi tällaisessa tilanteessa, tietojasi ei käytetä enää. Ennen peruuttamisilmoituksen saapumista tietoja ja niistä muodostettuja aineistoja voidaan käyttää rajatusti siihen, mihin suostumus oli annettu.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Vantaan kaupunki säilyttää tietojasi vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Sairauksiasi ja hoitoasi koskevia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen. Säilytysajoista määrätään laissa. Potilasasiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Sähköiset, Kelan Kanta-arkistoon siirtyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tarkempia tietoja tietojen säilytysajoista voit pyytää sosiaali- ja terveystoimen tietosuojavastaavalta. Pysyvästi säilytetään 8., 18., ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakas- ja potilasasiakirjat.

Voinko tarkastaa tietoni?

Voit tarkastaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä toimiyksikössä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen
tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Voit myös tulostaa lomakkeen Vantaan kaupungin internetsivuilta.

Rekisteriin tallennettuihin tietoihin kohdistuvan tarkastuspyynnön lisäksi yksittäisiä käyntimerkintöjä ja muita asiakkuuteesi liittyviä tietoja voit myös tarkastella tai pyytää tulostettavaksi sinua palvelevassa toimintayksikössä käyntisi yhteydessä.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö voidaan toimittaa Vantaa-infoon tai osoittaa Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa.

Jos tiedon oikaisemisesta kieltäydytään, sinulle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Voinko vaatia kaupunkia poistamaan minusta kerätyt tiedot?

Vantaan kaupungin oikeus kerättyjen tietojen käsittelyyn perustuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tällä perusteella kerätyt asiakas- ja potilastiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Voinko vaatia kaupunkia rajoittamaan tietojeni käsittelyä?

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai Vantaalle kuuluvan julkisen vallan käyttöön. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Mitä voin tehdä, jos epäilen, että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Voit pyytää selvitystä Vantaan kaupungilta niistä tiedoista, joita epäilet käsiteltävän lainvastaisesti jättämällä kirjallisen ilmoituksen Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Lisäksi voit pyytää Vantaan kaupunkia oikaisemaan sinua koskevat tiedot, jos ne ovat epätarkkoja tai virheellisiä.

Sinulla on myös oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos mielestäsi sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä ja Vantaan kaupungille tekemästäsi oikaisupyynnöstä on kieltäydytty.

Mistä lähteistä henkilötietojani saadaan?

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella.

Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Millä tavalla tietoni on suojattu?

Tietoja suojataan teknisesti, jotta asiattomat henkilöt eivät pääse tietoihin. Jos sinua koskevia tietoja tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä tietojärjestelmiin. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

Voinko vastustaa tietojen käsittelyä?

Kun tietoja käsitellään toissijaisia käyttötarkoituksia eli esimerkiksi tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava. Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole, jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ellei tietojen käsittely perustu lainmukaiseen oikeuteen tai velvollisuuteen tai esimerkiksi rekisteröidyn kanssa tehtävään sopimukseen, tulee henkilötietojen käsittelyyn pyytää suostumus. Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi toimintayksikössä tai ilmoittamalla siitä kirjallisesti Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Mikäli suostumuksen peruuttamistavasta on erikseen mainittu tapauskohtaisesti, esimerkiksi tutkimuksen yhteydessä, tulee näitä ohjeita seurata.

Tiedustelut henkilötietojen käsittelystä

Lisätietoa tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää Vantaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan tietosuojavastaavalta (tietosuojavastaava.soster(at)vantaa.fi, 040 861 4551) tai Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta. Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietojasi sähköpostitse.

Avainsanat

Tietosuoja