Henkilötietojen käsittely Vantaan työllisyyspalveluissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Työllisyyspalveluiden palvelujen tuottaminen. Työllisyyspalveluissa kerättyjä henkilötietoja voidaan myös käyttää palvelujen suunnitteluun sekä tilastointiin. Vantaa ja Kerava osallistuvat yhteistyössä 1.3.2021–31.12.2024 toteutettavaan työllisyyden kuntakokeiluun. Kokeilun aikana määrätyt valtion työ- ja elinkeinotoimistojen tehtävät siirtyvät kuntien tehtäviksi perustuen lakiin työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (1269/2020). Työllisyyskokeilujen tavoitteena on nykyistä tehokkaammin edistää työttömien työnhakijoiden työllistymistä ja koulutukseen ohjautumista ja tuoda uusia ratkaisuja osaavan työvoiman saatavuuteen. 

Emme käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Työllisyyspalveluiden järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakiin työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (1269/2020, “kuntakokeilulaki”). Lakisääteisiä palveluja ovat ne julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) mukaiset tehtävät, jotka on kuntakokeilulaissa säädetty kokeilukuntien vastattavaksi, työllistymistä edistävä monialainen yhteispalvelu TYP, kuntouttava työtoiminta sekä työllistämisvelvoitteella palkkatukityöllistäminen.

Lakisääteisen toiminnan lisäksi Työllisyyspalveluilla on muita työllistymistä edistäviä palveluja, joita ovat Vantaan osaamiskeskus, nuorten palvelut Ohjaamo, valmennustalojen työkokeilu, pitkäaikaistyöttömien palkkatukityöllistäminen, työllisyyspalveluissa toteutettavat hankkeet sekä työllistämisen tueksi myönnettävät avustukset yrityksille ja järjestöille, kuten kesätyösetelit ja Vantaa-lisä. Tietojen käsittely näiden palvelujen osalta perustuu suostumukseen, joka pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.   

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• EU:n yleisen tietoja-asetuksen 9 artiklan 2. mom. a-kohta: Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
• Tietosuojalaki (1020/2018) 6 § 

Toimintaa ohjaava keskeinen lainsäädäntö:

• Laki työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (1269/2020) 
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (2012/916) 
• Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001) 
• Laki sosiaalihuollosta (1301/2014)
• Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010) 
• Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)
• Työttömyysturvalaki (1290/2002)

Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Palvelusta riippuen näihin voi sisältyä henkilön perustietojen, kuten nimen, yhteystietojen ja henkilötunnuksen lisäksi esimerkiksi tietoja työ- ja koulutushistoriasta ja ammatillisesta osaamisesta. Tietyissä palveluissa voidaan käsitellä myös asiakkaan sosiaali- ja terveystietoja sekä etuustietoja, mikäli se on palvelun järjestämisen kannalta välttämätöntä ja siihen on lakisääteinen oikeus tai asiakkaan suostumus. Toiminnasta riippuen muita kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi palkkatukityöllistettyjen palkka- ja työsuhdetiedot tai toimintaan osallistuvien läsnäolotiedot.  

Palvelun tuottamiseen tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta sekä palvelun yhteydessä syntyvien tietojen perusteella. Työllisyyspalveluiden työntekijällä voi myös palvelusta riippuen olla oikeus saada tietoa tai päivittää toisen viranomaisen tai muun tahon ylläpitämiä tietojärjestelmiä, joita ovat TE-hallinnon ylläpitämät asiakastietojärjestelmät, kunnan sosiaali- ja terveystoimen potilastietojärjestelmä (Apotti), ja Kansaneläkelaitoksen etuusrekisteri. Lisäksi kaupungin henkilöstörekisteristä saadaan palkkatuella työllistettyjen tietoja.

Kyllä. Tiedot ovat välttämättömiä lakisääteisten palvelujen järjestämiseksi. Suostumukseen perustuvia palveluja ei voida järjestää, jos ei saada henkilötietoja.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse. 

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.  

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso. 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.  Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus   

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään 
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista 
• vaatia tietojesi poistamista 
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista 
• vastustaa tietojesi käsittelyä 
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa  suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Tietojen tarkastus- tai oikaisupyyntöjä tehdessä on huomioitava, että työllisyyspalveluissa on käytössä useita muiden viranomaisten tai muiden toimialojen ylläpitämiä rekistereiden tietoja, jolloin tietojen tarkastus- ja oikaisupyyntö on osoitettava kyseisen rekisterin ylläpitäjille.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi-sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä tällä sivulla mainittuihin yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto / tietosuoja.fi 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi  
Puhelin (vaihde): 029 566 6700 
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilöt  

Janne Riipinen, juristi, kaupunkistrategian ja johdon toimiala, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
040 500 2745

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta: 

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Työllisyyden edistämisen kuntakokeilun osalta Vantaan kaupunki on lain työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (myöhemmin `kuntakokeilulaki´) 14 §:n 3 momentin nojalla EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu yhteisrekisterinpitäjä yhdessä KEHA-keskuksen, työ- ja elinkeinotoimistojen sekä muiden kuntakokeilun kuntien kanssa julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 13 luvun 2 §:ssä tarkoitetuista tiedoista. Vantaan kaupunki on tällöin rekisterinpitäjä omien asiakkaidensa tietojen osalta. Kokeilualueiden kuntien välinen vastuu rekisterinpitäjän tehtävistä määräytyy rekisteröidyn asiakkuuden perusteella. Työ- ja elinkeinotoimiston on puolestaan huolehdittava, että sen kokeilualueen kunnan asiakkaasta tallettamat tiedot ovat täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä vastatessaan kuntakokeilussa eräistä tehtävistä, kuten määrättyjen työvoimapoliittisten lausuntojen antamisesta. Rekisterinpitäjien keskinäisestä vastuunjaosta säädetään tarkemmin julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 13 luvun 4 §:ssä. KEHA-keskus vastaa osaltaan mm. tietojärjestelmäpalvelujen sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta sekä käytettävän tietojärjestelmän tietoturvallisuudesta.

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjä rekisterinpitäjän tehtäviä, joista kokeilualueen kunnat vastaavat, ovat esimerkiksi 28 artiklan 1 kohdassa säädetty velvollisuus käyttää vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että asetuksen vaatimukset täyttyvät. Myös rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät rekisterinpitäjän tehtävät, lukuun ottamatta KEHA-keskukselle kuuluvia tehtäviä, kuuluvat kokeilualueiden kunnille.

Työllistymistä edistävän monialaisen yhteispalvelun (TYP) osalta Vantaan kaupunki on lain työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (myöhemmin ´TYP-laki´) 9 b §:n nojalla yhteisrekisterinpitäjä saman lain 9 §:ssä tarkoitetuista tiedoista yhdessä KEHA-keskuksen, työ- ja elinkeinotoimistojen, muiden kuntien sekä Kansaeläkelaitoksen kanssa. KEHA-keskus vastaa osaltaan TYP-lain 9 b §:n 2 momentin mukaan rekisterinpitäjänä mm. asiakastietojärjestelmän ja tietoaineiston sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta sekä käytettävän tietojärjestelmän ja tietoaineiston tietoturvallisuudesta.

TYP-lain 9 b §:n 3 momentin mukaan kunnat, työ- ja elinkeinotoimistot sekä KELA vastaavat muista kuin 2 momentin mukaisista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista asiakastietoaineistoon tallettamiensa tietojen osalta.  Yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjä rekisterinpitäjän tehtäviä, joista kunnat, työ- ja elinkeinotoimistot ja Kansaneläkelaitos vastaavat, ovat esimerkiksi 28 artiklan 1 kohdassa säädetty velvollisuus käyttää vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että asetuksen vaatimukset täyttyvät. Myös rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät rekisterinpitäjän tehtävät, lukuun ottamatta KEHA-keskukselle kuuluvia tehtäviä, kuuluvat kunnille, työ- ja elinkeinotoimistoille ja Kansaneläkelaitokselle.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 3 kohdan mukaan rekisteröity voi käyttää asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan riippumatta yhteisrekisterinpitäjien keskinäisestä vastuunjaosta. Tällä tarkoitetaan sitä, että rekisteröity saa asian vireille riippumatta siitä, mille rekisterinpitäjistä hän pyyntönsä esittää. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että jollekin rekisterinpitäjistä esitetty pyyntö tai tiedustelu välitetään tarvittaessa sille rekisterinpitäjälle, joka rekisterinpitäjien keskinäisen vastuualuejaon mukaan vastaa asiasta. Edellä mainittu pätee sekä kuntakokeilulain 14 §:n 3 momentissa tarkoitettuun yhteisrekisterinpitäjyyteen, että TYP-lain 9 b §:ssä tarkoitettuun yhteisrekisterinpitäjyyteen.

Lisätietoja asiakkaan oikeuksista ja työllisyyden kuntakokeilusta löydät TE-toimiston sivuilta.

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi 

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki 
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.