Ohjeita tapahtumanjärjestäjille

Yleisötilaisuuden tai tapahtuman järjestäjällä on huolehdittavana monenlaisia asioita ennen tapahtumaa. Tälle sivulle on koottu ohjeita siitä, missä asioissa sinun on oltava yhteydessä Vantaan ympäristökeskukseen.

Ihmisiä Chisun keikalla Tikkurila Festivaaleilla. Vuosittain järjestettävä festivaali keskittyy pääasiassa kotimaiseen musiikkiin.

Yleisötilaisuuden onnistuminen on lukuisten suurempien ja pienempien asioiden summa. Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus on turvallinen, terveellinen, toimiva ja ympäristön huomioon ottava. Kun näistä asioista on huolehdittu, voi tilaisuuteen osallistuva yleisö keskittyä nauttimaan tilaisuuden ohjelmasta hyvillä mielin.

Tilaisuuden laatu ja laajuus määrittävät lopullisen lupa- ja ilmoitustarpeen. Asioiden valmisteluun ja käsittelyyn on syytä varata riittävästi aikaa. Järjestäjällä on myös velvollisuus tiedottaa tapahtumaan osallistuvia, kuten myyjiä, asiakkaita ja esiintyjiä, tarvittavilta osin määräyksistä ja ohjeista.

Yleisötilaisuuksista ja yleisistä kokouksista säädetään kokoontumislaissa. Yleisötilaisuuden järjestämisestä on joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisilaitokselle.

Tapahtuma-alue

Järjestäjän on etukäteen varmistettava alueen soveltuvuus tapahtumapaikaksi ja hankittava käyttöön oikeuttava suostumus tapahtumapaikan omistajalta tai haltijalta.

Tapahtumien järjestäminen on vaivattominta alueilla, jotka on rakennettu kokoontumista varten, esimerkiksi urheilupuistoissa. Tällöin esimerkiksi ympäristövaikutuksia on helpointa hallita.

Tilaisuuksissa, jotka järjestetään maastossa, on tapahtuma-alue rajattava siten, ettei maasto kulu ja etteivät herkimmät luontoalueet vaurioidu. Tapahtuma-alueen karttaan on merkittävä arvokkaat luontokohteet ja tapahtuman reitit. Maastossa tapahtuvien tilaisuuksien järjestäjän on oltava hyvissä ajoin yhteydessä ympäristökeskuksen asiantuntijoihin.

Yleisötilaisuudesta ilmoittaminen

Yleisötilaisuuden järjestäjän on tehtävä kirjallinen ilmoitus ympäristökeskukseen, jos yleisötilaisuuteen arvioidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä. Tilaisuuden luonteesta tai tapahtumapaikan erityispiirteistä riippuen on ilmoitus tarvittaessa tehtävä pienemmistäkin tilaisuuksista esimerkiksi, jos tilaisuus kestää useamman päivän tai on toistuva. Ilmoituksesta ei tehdä päätöstä ja sen käsittely on maksuton.

Kaikista sisätiloissa järjestettävistä tapahtumista ei tarvitse tehdä ilmoitusta. Jos yleisötilaisuus järjestetään tilassa, joka on suunniteltu suurelle yleisölle ja jonka vakituiseen toimintaan kuuluvat esimerkiksi konsertit ja urheilukilpailut, yleisötilaisuusilmoitusta ei tarvitse tehdä.

Jos tiloja kuitenkin käytetään normaalista poikkeavalla tavalla tai käyttöön otetaan myös ulkoalueita, kuten urheiluhallin tiloissa toteutettavat markkinat tai messut, on ilmoitus tehtävä.

Talous- ja jätevesi

Talousveden tarpeeseen yleisötilaisuudessa vaikuttaa muun muassa tilaisuuden luonne ja laajuus. Vettä tarvitaan esimerkiksi elintarvikkeiden myynti- ja tarjoilupaikkojen käyttöön, yleisön juomavedeksi sekä riittävän käsihygienian ylläpitoon.

Käytettävän talousveden on täytettävä talousvedelle asetetut laatuvaatimukset ja sitä tulee olla saatavissa riittävästi.

Vesijärjestelyjä suunniteltaessa on huolehdittava, että vesipisteitä on riittävän lähellä elintarviketoimijoiden myyntipisteitä ja että vesipisteet on sijoitettu niin, ettei yleisö pääse niitä käyttämään. Yleisön käyttöön järjestetään omat vesipisteet.

Jos alueella on majoitustoimintaa, kuten tilapäinen leirintäalue, on huomioitava myös sen tarvitsemat vesipisteet esimerkiksi ruoanlaittoa, juomavettä, käsienpesua, peseytymistä ja astianpesua varten.

Jätevedet muun muassa wc-tiloista, elintarvikehuoneistoista ja suihkuista on johdettava jätevesiviemäriin tai sen puuttuessa jätevedet on kerättävä umpinaiseen säiliöön. Pieniä määriä puhtaita vesiä esimerkiksi juomapisteeltä voidaan johtaa hallitusti maastoon ympäristökeskuksen hyväksymällä tavalla.

Tapahtuman järjestäjän on merkittävä jätevesien kaato- tai keräyspaikat sekä ohjeistettava tapahtumaan osallistuvia toimijoita niiden käyttöön.

Talousvedessä huomioitavat asiat

Käytettävien välineiden, kuten letkujen, hanojen, venttiilien, pumppujen ja säiliöiden, on oltava puhtaat. Ennen käyttöä ne on puhdistettava, tarvittaessa desinfioitava ja huuhdeltava.

Vettä tulee juoksuttaa ennen käyttöönottoa riittävästi etenkin niistä vesipisteistä, jotka ovat olleet pitkään käyttämättä.

Jätehuolto ja siivous

Tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön siisteydestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Tapahtuma-alueella tulee olla tilaisuuden luonteeseen nähden riittävästi kannellisia jäteastioita, jotka on sijoitettu tarkoituksenmukaisesti.

Tilaisuuden järjestäjän tulee ohjeistaa muun muassa myyntikojujen myyjät, ruokamyyntipaikat, yleisö ja tapahtuman toimihenkilöt jätteiden lajittelua koskevista velvoitteista.

Suurissa tapahtumissa suositellaan harkittavan opasteita jätteiden lajittelupisteille ja lajitteluneuvojien sijoittamista lähelle jätepisteitä, varsinkin jos tapahtumassa tarjoillaan elintarvikkeita.

WC-tilat

Suuressa yleisötilaisuudessa on oltava riittävästi ja asianmukaisesti varustettuja käymälöitä eri puolilla tapahtuma-aluetta. Käymälässä tai sen välittömässä läheisyydessä on oltava mahdollisuus käsien pesuun tai muuhun riittävään käsihygienian ylläpitoon, esimerkiksi käsihuuhde tai puhdistuspyyhkeitä. Elintarviketyöntekijöille on varattava omat käymälät, joissa on käsienpesumahdollisuus.

Käymälät on tyhjennettävä ja siivottava asianmukaisesti. Alueelle on laitettava opasteet käymälöiden sijainnista. Tilaisuuden järjestäjän on varauduttava hankkimaan paikalle tarvittaessa lisää käymälöitä riittävän nopeasti.

Melu

Ilmoitus on tehtävä erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tilapäisistä tapahtumista.

Melua aiheuttavista tapahtumista on kirjallisesti tiedotettava etukäteen melun vaikutuspiirissä oleville asukkaille ja muille melulle altistuville kohteille. Tiedotusvelvollisuus koskee myös niitä toimintoja, joista ei tarvitse tehdä meluilmoitusta.

Äänentoistolaitteiden käytössä on huolehdittava siitä, että laitteet on suunnattu ja säädetty siten, että niiden käyttö häiritsee naapurustoa mahdollisimman vähän.

Ilmoitus on tehtävä seuraavista vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa: 

  •  ulkoilmakonsertti, jossa käytetään äänenvahvistimia

  •  moottoriurheilukilpailu 

  •  urheilu-, huvi-, tai näytöstilaisuus tai muu suuri yleisötapahtuma, joka aiheuttaa erityisen häiritsevää melua

  •  lentonäytös tai tilapäinen yleisölennätys, johon kuuluu yli kymmenen laskua tai nousua. 

Ilmoitusvelvollisuus ei kuitenkaan koske yksipäiväistä tapahtumaa, joka järjestetään maanantaista lauantaihin klo 7.00–20.00 tai sunnuntaina tai yleisenä juhlapäivänä kello 12.00–20.00. 

  • Ilotulitusnäytökset, jos näytös järjestetään klo 24.00–7.00 tai siinä ammutaan halkaisijaltaan yli 100 mm tai meluisuudeltaan vastaavia ilotulitteita klo 22.00 jälkeen. Määräys ei koske vuoden vaihteessa järjestettävää ilotulitusta. 

Tupakointi

Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävän yleisötilaisuuden katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Katokseen tai katsomoon on kuitenkin mahdollista rakentaa erillinen tupakointitila, jos varmistutaan, ettei tupakansavu pääse kulkeutumaan savuttomalle alueelle.

Tupakointi voidaan sallia myös esimerkiksi konsertin seuraamiseen tarkoitetulla kentällä, kunhan tupakointialue on niin kaukana esiintymislavasta, ettei tupakansavu kulkeudu tilaisuutta seuraavien katsojien joukkoon.

Tupakointikielto on voimassa tilaisuuden ajan ja koskee sekä maksuttomia että maksullisia tilaisuuksia. Kielto koskee myös sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä.

Elintarvikkeet ja anniskelu

Yleisötilaisuuden järjestäjän on hyvä suunnitella elintarviketoimijoiden myyntipisteiden sijainti tapahtumapaikalla siten, että myyntipiste on mahdollista suojata riittävästi pölyltä, kosteudelta, liialliselta auringonvalolta ja lämmöltä sekä haittaeläimiltä. Suunnittelussa on hyvä huomioida, että elintarviketoimijoilla voi olla tilatarpeita myös kylmäkonteille ja muille varastoille.

Elintarviketoimijoille on osoitettava talousveden saanti- ja jätevesipisteet sekä järjestettävä tapahtuman jätehuolto niin, että myyntipisteiden jäteastioiden tyhjennys riittävän usein on mahdollista.

Elintarviketyöntekijöitä varten tulee varata riittävä määrä erillisiä, käsienpesupisteellä varustettuja käymälöitä. Käsienpesupisteissä tulee olla saatavilla nestesaippuaa ja paperipyyhkeitä. Käsihuuhde yksin ei ole riittävä.

Leiriytyminen

Tilapäisestä leirintäalueesta on tehtävä ilmoitus ympäristökeskukseen vähintään kolme kuukautta ennen toiminnan aloittamista. Tilapäisellä leirintäalueella tarkoitetaan aluetta, johon voidaan majoittaa yli 100 henkilöä telttoihin, matkailuperävaunuihin tai -ajoneuvoihin enintään 14 vuorokauden ajaksi.

Ilmoituksesta tulee selvitä muun muassa

  • vesi- ja jätevesihuolto
  • käymälät
  • jätehuolto
  • turvallisuus
  • liikennejärjestelyt
  • paloturvallisuus.

Tilapäisessä leiriytymisessä pitää noudattaa leirintäalueiden yleisiä vaatimuksia ja ohjeita.

Maastoajo

Moottorikäyttöisillä ajoneuvoilla järjestettäviin toistuviin tai pysyviin kilpailuihin tai harjoituksiin maastossa tarvitaan lupa.

Lupa pitää hakea myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen, jos tapahtumasta on odotettavissa huomattavia haittoja

  • luonnolle
  • muulle ympäristölle
  • asutukselle
  • yleiselle virkistyskäytölle
  • kalastukselle
  • muulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

Lupaa ei kuitenkaan tarvita, jos toiminta sijoittuu tätä tarkoitusta varten asemakaavassa varatulle alueelle tai alueelle, johon on myönnetty toiminnalle ympäristölupa.

Muut toiminnot

Yleisötilaisuudesta tehtävän ilmoituksen yhteydessä ympäristökeskukseen pitää ilmoittaa tapahtumassa olevat erillistoiminnot, kuten sauna, palju, kehonmuokkauspalvelu tai tatuointien ja lävistysten teko.

Vastuullisen tapahtuman periaatteet

Tapahtumien vastuullisuusperiaatteet ohjaavat tapahtumajärjestäjiä vastuullisempien tapahtumien toteuttamiseen Vantaalla. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä huolehtii, ettei tapahtuma aiheuta turhia ympäristöhaittoja, eikä tapahtumassa unohdeta sosiaalista vastuuta. Tuolloin sekä luonto että tapahtumaan osallistujat kiittävät. Vastuullisuusperiaatteita voi soveltaa kaikentyyppisissä ja kaiken kokoisissa tapahtumissa.

Vastuullisuusperiaatteiden lisäksi tapahtumajärjestäjän on tutustuttava Ympäristökeskuksen ohjeisiin tapahtuman järjestäjille ja huolehdittava ohjeissa mainituista velvoitteista, luvista ja ilmoituksista. Käytössäsi on myös asioiden hoitoa helpottava Tapahtuma-apuri -sovellus.

Tapahtumat lisäävät ihmisten sosiaalista yhteenkuuluvuutta ja oikein järjestettynä ne voivat myös lisätä ympäristömyönteisyyttä ja -tietoisuutta. Tapahtumat kuormittavat ympäristöä, mutta oikeilla valinnoilla ja ratkaisuilla ympäristökuormitusta voidaan vähentää kestävän kehityksen tavoitteiden mukaisesti. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä ajattelee kestävästi koko tapahtuman toteutuksen ajan ja arvioi ennakkoon, millaisia vaikutuksia tapahtuman järjestämisellä on.

Ympäristövaikutukset syntyvät tapahtumaan liittyvistä toiminnoista kuten lisääntyneestä liikenteestä, äänentoistosta, tarjoiluista, kuljetuksista ja hankinnoista.

Yksi tapa vastuullisen tapahtuman suunnittelussa on käyttää kestävän kehityksen tavoitteita suunnittelun tukena. Käy tavoitteet läpi ja miten tapahtumalla voidaan edistää kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista.

Yk-liiton kestävän kehityksen tavoitteet

Periaatteet

Lisätietoja

Seija Kiiski

Ympäristöterveys/Ympäristökeskus
terveydensuojelutarkastaja
+358 40 522 5418 seija.kiiski@vantaa.fi

Aviapoliksen ja Tikkurilan suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot

Saara Horn

Ympäristöterveys/Ympäristökeskus
terveydensuojelutarkastaja
+358 40 841 9964 saara.horn@vantaa.fi

Korson, Koivukylän ja Hakunilan suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot

Tuija Tättäläinen

Ympäristöterveys/Ympäristökeskus
terveydensuojelutarkastaja
+358 40 8473902 tuija.tattalainen@vantaa.fi

Myyrmäen ja Kivistön suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot

Tarja Pusa

Ympäristöterveys/Ympäristökeskus
elintarviketarkastaja
+358 318 1696 tarja.pusa@vantaa.fi

Elintarvikkeet ja tupakan myynti

Mari Vesa

Ympärisönsuojelu/Ympäristökeskus
ympäristötarkastaja
+358 50 302 4259 mari.vesa@vantaa.fi

Jätehuolto, siivous, melu ja tilapäinen leirintäalue

Jarmo Honkanen

Ympäristönsuojelu/Ympäristökeskus
ympäristösuunnittelija
+358 40 841 9962 jarmo.honkanen@vantaa.fi

Luontokohteet

Maarit Rantataro

Ympäristönsuojelu/Ympäristökeskus
johtava ympäristötarkastaja
+358 40 045 8017 maarit.rantataro@vantaa.fi

Maastoajo

Riikka Virta

Ympäristönsuojelu/Ympäristökeskus
ympäristöasiantuntija
+358 50 314 5685 riikka.virta@vantaa.fi

Vastuullisen tapahtuman periaatteet

Tina Kristiansson

Ympäristönsuojelu/Ympäristökeskus
ympäristösuunnittelija
+358 50 314 5684 tina.kristiansson@vantaa.fi

Vastuullisen tapahtuman periaatteet

Eveliina Varis

Hankinta/kaupunkistrategia ja johto
vastuullisuuskonsultti
+358 43 825 5458 eveliina.varis@vantaa.fi

Hankinnat ja sosiaalinen vastuu

Avainsanat

TapahtumanjärjestäjätTapahtumatLuvat