Vantaan kaupungin asukkaiden henkilötietojen käsittely tilastoinnissa ja tutkimuksessa

Asiasanat

TurvallisuusAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Päivitetty 21.12.2023.

Tässä informointiasiakirjassa kerromme yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi tilastoinnissa ja tutkimuksessa.

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Vantaa käsittelee henkilötietojasi, jotta pystymme toteuttamaan lakisääteisiä kunnan hallinto- ja valmistelutehtäviä, kunnallista tiedottamista, tilastotuotantoa ja tutkimusta.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tilastoinnin ja tutkimuksen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsittelyn oikeusperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta.
  • Tietosuojalaki (2018/1050 4 §, 6 §, 27-36 §).
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621 9-12 §, 16 §, 26 §).
  • Kuntalaki (2015/410 1 §, 8-9 §, 37 §).

3. Mitä henkilötietoja tilastointiin ja tutkimukseen kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Tilastoinnin ja tutkimuksen henkilötietoihin sisällytämme sinusta perustietoja: nimi, henkilötunnus, osoite, ikä, sukupuoli, siviilisääty, kansalaisuus, äidinkieli, ulkomainen syntymävaltio ja perhesuhdetiedot. Niiden lisäksi tallennamme tiedot nykyisestä ja entisestä asuinpaikastasi sekä verotulotietosi.

Keräämme henkilötietoja useista lähteistä, mukaan lukien ne tiedot, jotka annat meille itse, tiedot, jotka saamme kaupungin rekistereistä, sekä tiedot, joita saamme muilta viranomaisilta ja palveluntuottajilta joko sopimuksen, suostumuksen tai lain perusteella.

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Henkilö- ja osoitetietosi saamme pääasiassa Digi- ja väestötietoviraston väestörekisteristä ja Verohallinnon verotulorekisteristä kunnan tehtävien lakisääteisyyden perusteella. Sinun on itse varmistettava, että väestörekisteri- ja verotustietosi ovat ajantasaiset. Erilaisissa kyselytutkimuksissa kysymiemme henkilötietojen antaminen on sinulle vapaaehtoista.

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietojasi voivat käsitellä sellaiset Vantaan kaupungin ulkopuoliset toimijat (esimerkiksi yksityiset tietotekniikkayritykset), joilta Vantaa ostaa palveluja. Kaupunki tekee toimintansa kehittämiseksi esimerkiksi erilaisia mielipidekyselyitä, jollaisen saatat saada ulkopuoliselta yritykseltä, vaikka olisit tehnyt Digi- ja väestötietovirastoon tietojenluovutuskiellon. Näissä tapauksissa tietojesi käsittelystä vastaa kuitenkin Vantaan kaupunki, eivätkä tällaiset yksiköt luovuta tietojasi eteenpäin muille kuin Vantaan kaupungin viranomaisille.

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Vantaan tilastoinnin ja tutkimuksen tarvitsemia henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Vantaan kaupunki säilyttää henkilötietoja tilastointiin ja tutkimuksiin maksimissaan 10 vuotta.

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus

  • tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista
  • vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

 

Yhteyshenkilö

Lisätietoja tietojesi käsittelystä Vantaan kaupungilla antaa Talous ja strategia -palvelualueen Tutkimus ja tietopalvelu -tiimin strategia- ja tutkimuspäällikkö tai suunnittelija.

tilasto(at)vantaa.fi
puhelin (vaihde) 09 839 11

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunginhallitus. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki
Kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610-9
puhelin (vaihde) 09 839 11
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde) 09 839 11
Faksi 09 8392 4163
Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Avainsanat

TietopyynnötTietosuoja