Behandling av personuppgifter inom Vandas sysselsättningstjänster

Detta dokument belyser generellt hur Vanda stad behandlar dina personuppgifter om du är klient hos Vandas sysselsättningstjänster.

I vilket syfte behandlas personuppgifterna?

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att producera service inom Sysselsättningstjänsterna. De personuppgifter som samlas in av Sysselsättningstjänsterna kan också användas för att planera och statistikföra tjänster. Vanda och Kervo deltar i samarbete i kommunförsöket med sysselsättning som genomförs 1.3.2021–31.12.2024. Under försöket övergår en del av statens arbets- och näringsbyråernas lagstadgade sysselsättningstjänster till kommunen som ordnar tjänsten utgående från lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (1269/2020). Målet med sysselsättningsförsöken är att på ett effektivare sätt än hittills främja att arbetslösa arbetssökande får arbete och styrs till utbildning samt att ta fram nya lösningar för att trygga tillgången på kompetent arbetskraft.

Vi använder inte dessa uppgifter för andra ändamål, som till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifterna i?

Behandlingen av personuppgifter nödvändiga för anordnandet av sysselsättningstjänster grundar sig i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen 1269/2020, "kommunförsökslagen"). Lagstadgade tjänster är tjänster enligt lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice om vilka det i kommunförsökslagen har stadgats att de tillhandahålls av försökskommunerna, sektorsövergripande samservice TYP som främjar sysselsättningen, arbetsverksamhet i rehabiliterande syfte samt sysselsättningsskyldighetsenlig anställning med lönesubvention. 

Utöver den lagstadgade verksamheten omfattar Sysselsättningstjänsterna tjänster för främjande av sysselsättningen som Vandas kunskapscentrum, ungdomstjänster Navigatorn, arbetsprövningar i arbetsträningshusen, subventionerad anställning av långtidsarbetslösa, projekt som utarbetas inom sysselsättningstjänsterna samt bidrag som beviljas till företag och organisationer för att främja sysselsättningen, såsom sommarjobbssedlar och Vandatillägget. Behandlingen av personuppgifter för dessa tjänsters del grundar sig på samtycke som begärs skriftligt på separat tillstånd. Det är frivilligt att ge sitt samtycke och man kan återkalla det när som helst.   

Den rättsliga grunden för behandlingen

  • Artikel 6 stycke 1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679): Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

  • Artikel 6 stycke 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679): Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Artikel 9 mom. 2 stycke a i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679): Den registrerade har uttryckligen lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.
  • Dataskyddslag (1020/2018) 6 §

Den centrala lagstiftning som styr verksamheten

  • Lag om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (1269/2020)
  • Lag om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (2012/916)
  • Lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte (189/2001)
  • Socialvårdslag (1301/2014)
  • Lag om främjande av integration (1386/2010)
  • Lag om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (1369/2014)
  • Lag om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)

Vilka personuppgifter samlas in av sysselsättningstjänsterna och vem fås uppgifterna av?

Endast sådana uppgifter om klienter som är nödvändiga för produktion av tjänster samlas in. Dessa kan beroende på tjänst innehålla basuppgifter om personen, som till exempel information om utbildning, arbetslivserfarenhet och yrkeskunskaper utöver namnet, kontaktuppgifterna och personbeteckningen. Inom vissa tjänster kan även klientens social- och hälsouppgifter behandlas samt uppgifter om förmåner ifall det är nödvändigt för anordnandet av tjänster samt har en lagstadgad grund eller klientens samtycke. Beroende på verksamhet kan andra uppgifter som samlas in vara till exempel information om lön och arbetsvillkor för dem som anställts med lönesubvention eller uppgifter om närvaro för dem som deltar i verksamheten.

Uppgifter som behövs för produktion av tjänsten fås av klienten samt utgående från den information som uppstår i samband med tjänsten. Beroende på tjänst kan Sysselsättningstjänsternas anställda också ha rätt att inhämta uppgifter eller att uppdatera informationssystem som upprätthålls av en annan myndighet eller en annan aktör. Dessa är datasystem som upprätthålls av TE-förvaltningen, kommunens patientdatasystem för social- och hälsovården (Apotti) och Folkpensionsanstaltens förmånsregister. Dessutom kan information om personer anställda med lönesubvention inhämtas från stadens personalregister.

Är det nödvändigt att ge sina personuppgifter?

Ja. Uppgifterna är nödvändiga för anordnandet av lagstadgade tjänster. Tjänster som grundar sig på samtycke kan inte ordnas utan tillgång till personuppgifter.

Lämnas uppgifterna ut?

Uppgifter som samlats in inom sysselsättningstjänsterna kan lämnas ut på lagstadgade grunder. För att lagstadgade uppgifter ska kunna skötas kan uppgifter om klienten lämnas ut till exempel till TE-byrån, socialväsendet, det uppsökande ungdomsarbetet, Folkpensionsanstalten oberoende av sekretessbestämmelserna och andra begränsningar som gäller erhållande av uppgifter. Om det inte finns en lagstadgad grund för att lämna ut uppgifter om klienten lämnas de ut endast med klientens samtycke. Under 18 år gamla personer har rätt att förbjuda utlämning av sina uppgifter till vårdnadshavarna.

Personuppgifterna kan lämnas ut till sådana aktörer utanför Vanda stad av vilka Vanda stad köper tjänster. I sådana fall följs i behandlingen av personuppgifter samma dataskyddsprinciper som inom kommunen. Uppgifterna lämnas inte ut av en utomstående tjänsteproducent utan samtycke till andra än Vanda stad och i lag angivna myndigheter.

Uppgifter kan på lagstadgade grunder eller med klientens samtycke lämnas ut till arbetsgivaren när arbete söks eller påbörjas. Om klienten tillställer sysselsättningstjänsterna för arbetssökningen relevant dokumentation för en viss rekrytering kan denna dokumentation överlämnas till ifrågavarande rekryterande arbetsgivare.

Uppgifterna lämnas aldrig ut för marknadsföringsändamål.

På vilket sätt skyddas personuppgifterna?

För att garantera din sekretess har personuppgifternas datasäkerhet och dataskydd tryggats via diverse tekniska och organisatoriska åtgärder. Personuppgifterna kan till exempel behandlas endast av personer som behöver dessa uppgifter för att sköta sina arbets- eller tjänsteuppdrag och endast i den utsträckning som varje uppdrag förutsätter. Detta övervakas med hjälp av bl.a. loggfiler i datasystemet. Pappersdokument förvaras i stadens arkivutrymmen på en trygg plats dit inga utomstående har tillträde.

Personalen är bundna av sekretess och tystnadsplikt som gäller också efter att anställningen eller tjänsteförhållandet upphört.

Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

I de fall där en hanterare av personuppgifter behandlar dem för Vanda stads räkning har det i avtalet tecknat med hanteraren avtalats om en lämplig nivå av datasäkerhet och dataskydd. Med en hanterare av personuppgifter avses en aktör som behandlar personuppgifter för staden, till exempel en serviceproducent.

Personuppgifterna behandlas i regel endast inom EU eller ETA, men behandlaren kan också överföra uppgifter utanför EU eller ETA. Överföringen är dock tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på den i dataskyddslagstiftningen och avtalet, och som anses säkerställa en adekvat skyddsnivå för personuppgifterna.

Hur agerar staden i fall av en personuppgiftsincident?

Det är möjligt att dina personuppgifter kan trots skyddet i undantagsfall bli objekt för en personuppgiftsincident samt hamna i händerna på en utomstående aktör. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att tackla situationen och, ifall personuppgiftsincidenten medför en risk för dig, meddelar dataskyddsombudet om personuppgiftsincidenten. En anmälan görs inom senast 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten utgör en hög risk meddelar vi även dig om personuppgiftsincidenten.

Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifterna förvaras och raderas i enlighet med Vanda stads datahanteringsplan.  De förvaringstider som fastställts i datahanteringsplanen grundar sig i lagstiftningen, Riksarkivets föreskrifter om varaktigt förvarade handlingar samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som förvaras en begränsad tid. Uppgifterna raderas efter utgången av förvaringstiden.

Används uppgifterna för profilering eller automatiskt beslutsfattande?

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar det att behandla ärendet?

Med den registrerade avses en person vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att  

  • kontrollera vilka uppgifter om dig behandlas 
  • kräva rättelse av felaktiga eller bristfälliga uppgifter 
  • kräva att dina uppgifter raderas 
  • begära om att behandlingen av dina uppgifter begränsas 
  • motsätta dig behandlingen av dina uppgifter 
  • rätt att få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt att när som helst återkalla ditt samtycke i det fall att behandlingen grundar sig i samtycke.

Om behandlingen och förvaringen av uppgifterna grundar sig i en lagstadgad förpliktelse raderas uppgifterna först efter att den lagstadgade förvaringstiden löpt ut.

När en begäran om granskning eller rättelse av uppgifter görs bör man beakta att sysselsättningstjänsterna använder information från åtskilliga register som upprätthålls av andra myndigheter eller sektorer, varvid begäran om granskning eller rättelse bör riktas till registerföraren i fråga.

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns på webbsidan vantaa.fi samt i Vandainfo.  Om du vill få mer information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter ta vänligen kontakt med kontaktpersonen nämnd i punkt 14 nedan. Efter att din identitet bekräftats kontrolleras de lagstadgade förutsättningarna att utöva rättigheterna från fall till fall.

Vi besvarar begäran om information utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad från mottagandet av begäran. Den utsatta tiden kan vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av begärans komplexitet och mängden av information. Vi informerar dig om den utsatta tiden förlängs.

Är det avgiftsbelagt att utöva rättigheterna?

I princip är det avgiftsfritt att utöva en rättighet. För att tillmötesgå en begäran kan vi dock ta ut en rimlig avgift som motsvarar administrativa kostnader eller vägra att utföra den begärda åtgärden om begäran är uppenbart omotiverad, oskälig eller återkommande. Vi kontaktar dig om en avgift måste tas ut för att tillmötesgå din begäran. Om vi vägrar att utföra den begärda åtgärden underrättas du skriftligt om grunderna för vägran samt om möjligheten att överföra ärendet för behandling av dataombudsmannen eller att använda andra rättsmedel.

Hur kan jag lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsbestämmelserna kan du göra en anmälan till dataombudsmannen.  Mer information och instruktioner om hur en anmälan ska göras får du av kontaktpersonen nämnd i punkt 14, av stadens dataskyddsombud samt på sidorna för dataombudsmannens byrå och via telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / tietosuoja.fi/sv

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777

Var kan jag begära tilläggsinformation och vem agerar personuppgiftsansvarig?

Du får mer information om hanteringen av personuppgifter av kontaktpersonen nedan. Vänligen beakta att e-post inte är ett säkert medel för hantering av personuppgifter, så undvik att skicka till exempel din personbeteckning eller känslig information via e-post.

Kontaktperson

Saara Nykänen, planerare, sysselsättningstjänster
fornamn.efternamn(at)vantaa.fi
040 650 3095

Janne Riipinen, jurist, sysselsättningstjänster
fornamn.efternamn(at)vantaa.fi
040 500 2745

Den personuppgiftsansvarige är Vanda stad. Nedan hittar du kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige och dataskyddsombudet inom Vanda stad:

Personuppgiftsansvarig
Vanda stad
FO-nummer 0124610–9
Stationsvägen 7, 01300, Vanda

I fråga om kommunförsöket med att främja sysselsättningen är Vanda stad med stöd av 14 § 3 mom. i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (`senare kommunförsökslagen´) gemensamt personuppgiftsansvarig enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning tillsammans med UF-centret, arbets- och näringsbyråerna och andra kommuner som deltar i kommunförsöket när det gäller de uppgifter som avses i 13 kap., 2 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice. Vanda stad är därvid personuppgiftsansvarig för sina egna kunders uppgifter. Ansvaret mellan försöksområdenas kommuner för den personuppgiftsansvariges uppgifter bestäms enligt registrerad kundrelation. Arbets- och näringsbyrån ska å sin sida se till att uppgifterna som sparats om en kund i en kommun som hör till arbets- och näringsbyråns försöksområde är korrekta och vid behov uppdaterade då de ansvarar för en del uppgifter i kommunförsöket, såsom att ge vissa arbetskraftspolitiska utlåtanden. Om ansvarsfördelningen mellan de personuppgiftsansvariga anges närmare i 13 kap, 4 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice. UF-centret svarar för sin del bland annat för datasystemtjänsternas inbyggda dataskydd och dataskydd som standard och datasäkerheten hos det datasystem som används.

Den personuppgiftsansvariges uppgifter som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning, och vilka försöksområdets kommuner ansvarar för är t.ex. den i artikel 28 punkt 1 angivna skyldighet att endast anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i denna förordning. Den personuppgiftsansvariges uppgifter som hänför sig till utövandet av den registrerades rättigheter hör också till försöksområdenas kommuner, med undantag av de uppgifter som hör till UF-centret.

I fråga om Sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (TYP) är Vanda stad med stöd av 9 b § i lagen om ändring av lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (senare TYP-lagen) gemensam personuppgiftsansvarig för uppgifter som avses i 9 § i samma lag tillsammans med UF-centret, arbets- och näringsbyråerna, andra kommuner och Folkpensionsanstalten. UF-centret svarar för sin del som personuppgiftsansvarig i enlighet med 9 b §, 2 mom. i TYP-lagen bland annat för kunddatasystemets och datamaterialets inbyggda dataskydd och dataskydd som standard och datasäkerheten hos det datasystem och datamaterial som används.

Enligt 9 b § 3 mom. i TYP-lagen svarar kommunerna, arbets- och näringsbyråerna och Folkpensionsanstalten för den personuppgiftsansvariges andra än i 2 mom. avsedda skyldigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning i fråga om de uppgifter som de har registrerat i kundinformationsmaterialet.  Den personuppgiftsansvariges uppgifter som anges i den allmänna dataskyddsförordningen, och vilka kommunerna, arbets- och näringsbyråerna och Folkpensionsanstalten ansvarar för är t.ex. den i artikel 28 punkt 1 angivna skyldighet att endast anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i denna förordning. Den personuppgiftsansvariges uppgifter som hänför sig till utövandet av den registrerades rättigheter hör också till kommunerna, arbets- och näringsbyråerna och Folkpensionsanstalten, med undantag av de uppgifter som hör till UF-centret.

Enligt artikel 26, punkt 3 i den allmänna dataskyddsförordningen får den registrerade utöva sina rättigheter enligt denna förordning med avseende på och emot var och en av de personuppgiftsansvariga, oavsett ansvarsfördelningen mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga. Med detta avses att den registrerade kan inleda ett ärende oavsett till vilken personuppgiftsansvarig hen framför sin begäran. För att den registrerades rättigheter ska kunna tillgodoses förutsätts det att en begäran eller förfrågan från någon av de personuppgiftsansvariga vid behov förmedlas till den personuppgiftsansvarige, som enligt ansvarsfördelningen mellan de personuppgiftsansvariga ansvarar för ärendet. Ovanstående gäller gemensamt personuppgiftsansvar som avses både i kommunförsökslagens 14 §, 3 mom., och TYP-lagens 9 b §. 

Du hittar mer information om klientens rättigheter och kommunförsöket med sysselsättning på  TE-byråns webbsida.

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån, 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi

Uppdaterad 1/6 2022.

Keywords

Dataskydd