Behandling av invånarnas personuppgifter i Vanda stad vid statistikföring och forskning

Vanda behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna utföra lagstadgade kommunala förvaltnings - och beredningsuppgifter och tillhandahålla kommunal information, statistikproduktion och forskning.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.  

Behandlingen av personuppgifter som är nödvändiga för ordnandet av statistikföring och forskning grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse.  

Rättsliga grunder för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c.  

Dataskyddslagen (2018/1050 4 §, 6 §, 27–36 §).  

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (1999/621 9–12 §, 16 §, 26 §).  

Kommunallagen (2015/410 1 §, 8–9 §, 37 §). 

I personuppgifterna för statistikföring och forskning ingår basuppgifter om dig: namn, personbeteckning, adress, ålder, kön, civilstånd, medborgarskap, modersmål, utländskt födelseland och uppgifter om familjeförhållanden. Utöver dessa registrerar vi också uppgifter om din nuvarande och tidigare bostadsort samt dina skatteinkomstuppgifter.

Vi samlar in personuppgifter från flera olika källor, inklusive de uppgifter som du ger oss, uppgifter som vi får från stadens register och uppgifter som vi får av andra myndigheter och serviceproducenter antingen på basis av ett avtal, samtycke eller lagen.  

Dina person- och adressuppgifter får vi huvudsakligen från befolkningsregistret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och Skatteförvaltningens skatteinkomstregister på grundval av de kommunala uppgifternas lagstadgade karaktär.   Du måste själv se till att dina befolkningsregister- och skatteuppgifter är uppdaterade. Det är frivilligt för dig att lämna personuppgifter som vi ber om i olika enkätundersökningar. 

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

Uppgifter om dig kan behandlas av aktörer utanför Vanda stad (t.ex. privata IT-företag), som Vanda köper tjänster av. För att utveckla sin verksamhet genomför staden till exempel olika åsiktsenkäter som du kan få av ett utomstående företag, även om du skulle ha lämnat in ett förbud mot att lämna ut uppgifter till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. I dessa fall är det ändå Vanda stad som ansvarar för behandlingen av dina uppgifter och enheterna i fråga lämnar inte ut dina uppgifter till någon annan än Vanda stads myndigheter. 

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.  

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Personuppgifter som behövs för statistikföring och forskning i Vanda överförs inte till länder utanför EU eller EES-området. 

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten. 

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Vanda stad sparar personuppgifter för statistikföring och forskning i högst 10 år. 

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande. 

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att  

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Du kan göra en begäran om granskning också på Vandainfo. Blanketter för begäran om granskning finns på Vandainfos verksamhetsställen och på webbplatsen vantaa.fi. Ta med ditt pass, körkort eller identitetskort med foto för att bevisa din identitet. Blanketten kan också skickas per post till adressen Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad. I detta fall kontrollerar vi din identitet på ett annat tillförlitligt sätt.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta. 

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel. 

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi  

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777 

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Mer information om behandlingen av dina uppgifter vid Vanda stad får du av strategi- och forskningschefen eller planeraren i teamet för forskning och informationstjänster vid serviceområdet för ekonomi och strategi.

tilasto(at)vantaa.fi

tfn (växel). 09 839 11

Personuppgiftsansvarig är Vanda stadsstyrelse. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                    

Vanda stad                     

Stadsstyrelsen                

FO-nummer 0124610-9             tfn (växel). 09 839 11

Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsombud

tietosuojavastaava(at)vantaa.fi

Registraturen    

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.

Telefon (växel): 09 839 11

Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi