Behandlingen av personuppgifter i Vandas förvaltningsärenden

Myndigheten behöver i sin verksamhet uppgifter om ärenden som har inletts och redan har avgjorts inom stadens förvaltning. Med hjälp av ärendehanteringssystemet och diariet följs behandlingen av ärenden som bereds inom stadens förvaltning samt ges information om hur ärendet framskrider, om behandlingsskedena och om beslut med iakttagande av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet samt givna anvisningar och föreskrifter.

Dina uppgifter används endast för behandlingen av ett pågående förvaltningsärende. Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandling av personuppgifter som är nödvändiga för behandlingen av förvaltningsärenden grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse.

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c
Dataskyddslagen (1020/2018) 6 §
Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 26 §

För behandlingen av ett förvaltningsärende behöver staden namn, adress och andra kontaktuppgifter samt andra eventuella individualiserande uppgifter som det ärende som behandlas kräver, såsom personbeteckning.

Uppgifterna i registret fås i första hand av personen själv. Uppgifter kan också fås t.ex. av den som behandlar ärendet inom staden eller av andra myndigheter som deltar i behandlingen av ärendet.

För att kunna organisera behandlingen av förvaltningsärenden är det nödvändigt att samla in och behandla personuppgifter.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten.

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Du kan göra en begäran om granskning på Vandainfo. Blanketter för begäran om granskning finns på Vandainfos verksamhetsställen och på webbplatsen vantaa.fi. Ta med ditt pass, körkort eller identitetskort med foto för att bevisa din identitet. Blanketten kan också skickas per post till adressen Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad. I detta fall kontrollerar vi din identitet på ett annat tillförlitligt sätt.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Markku Rinne, koordinator vid registraturen, Kommunal demokrati
kirjaamo(at)vantaa.fi

Personuppgiftsansvarig är Vanda stad. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                                                                                           
Vanda stad                                                                                                                
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda                                                           

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen                    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi

Informationshandlingen har uppdaterats 25.1.2024.

Du hittar Vanda stads samtliga informationshandlingar på sidan  Behandlingen av personuppgifter i Vanda stad