Behandlingen av personuppgifter i projektet Kohtaanto +50

I denna handling beskrivs det allmänt hur Vanda stad behandlar dina uppgifter när du deltar i projektet Kohtaanto +50. Projektet baserar sig på Ett förnybart och kompetent Finland 2021–2027 EU:s regional- och strukturpolitiska program och närmare bestämt på dess specifika mål Vägar till arbete (Europeiska socialfonden (ESF +).

Tavastlands närings-, trafik- och miljöcentral har genom sitt beslut (Dnr: EURA 2021/201020/09 02 01 01/2022/HÄMELY, nedan projektbeslutet) beviljat stöd till Vanda stad för genomförandet av projektet med stöd av lagen om finansiering av projekt inom regionutveckling och Europeiska unionens regional- och strukturpolitik (757/2021).

Projektet genomförs under tiden 1.5.2023–30.4.2025. Den enda som genomför projektet är Vanda stad.

1. För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

När du deltar i projektet Kohtaanto +50 behandlar vi i Vanda stad dina personuppgifter för genomförandet av projektet i enlighet med projektbeslutet och projektplanen. Vårt syfte är att främja sysselsättningen av de personer som deltar i projektet, utveckla processerna kring arbetsförmedlingen samt uppmuntra arbetsgivarna att anställa arbetssökande som hör till målgruppen.

Målgruppen för projektet är:

1)    långtidsarbetslösa över 50 år och arbetssökande i Vanda som hotas av långtidsarbetslöshet. Som arbetssökande kund i projektet får du tillgång till karriärhandledning och möjlighet att utveckla din kompetens och dina färdigheter i jobbsökning. Du får information om hur projektet framskrider, om coachningar som samordnas av projektet, om dolda jobb och om möjligheterna att delta i det utvecklingsarbete som utförs inom projektet.

2)    små och medelstora företag som behöver arbetskraft och vars rekryterings- och arbetsutbudsförfaranden utvecklas så att de blir mer mottagande för de privatkunder som projektet riktar sig till (byggande av ett arbetsgivarnätverk; företagssamarbete, rekryteringsträning och utformning av arbetsplatser).

Till projektets person- och arbetsgivarkunder skickas nyhetsbrev om aktuella projektfrågor under tiden som projektet pågår. Vi använder aldrig uppgifterna för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

2. Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Behandlingen av de personuppgifter som är nödvändiga med tanke på ordnandet av projektet Kohtaanto +50 baserar sig på Vanda stads skyldighet att på det sätt som förutsätts i projektbeslutet samla in personuppgifter om dem som deltar i projektet. Om de personuppgifter som samlas in föreskrivs i 56 § i lagen om finansiering av projekt inom regionutveckling och Europeiska unionens regional- och strukturpolitik (757/2021). Personuppgifterna registreras i systemet EURA 2021 som avses i 50 § i den lagen och som arbets- och näringsministeriet är registeransvarig för. Du hittar en informationshandling med information om systemet EURA 2021 via denna länk.  

När du har kommit med i projektet Kohtaanto +50 kan du själv spara dina uppgifter i systemet EURA 2021 med hjälp av Suomi.fi-identifiering. Ifall detta inte är möjligt för dig sparar våra projektarbetare dina uppgifter i systemet efter att du har verifierat din identitet.

Det är frivilligt för dig att delta i projektet Kohtaanto +50. Eftersom Vanda stad genom projektansökan fastställer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter är också Vanda stad (stadsstyrelsen) personuppgiftsansvarig enligt EU: s allmänna dataskyddsförordning. Därför ber vi dig separat om ditt skriftliga samtycke till behandlingen av personuppgifter som är nödvändiga med tanke på genomförandet och ordnandet av projektet i Vanda stad.

Utöver ditt samtycke baserar sig behandlingen av personuppgifter på utförande av en uppgift av allmänt intresse i en myndighets verksamhet. Enligt vår bedömning behövs behandlingen av dina personuppgifter och står i proportion till det mål som eftersträvas på det sätt som avses i 4 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018). Det allmänna intresset hänför sig till det allmännas skyldighet enligt 18 § 2 mom. i Finlands grundlag (731/1999) att främja sysselsättningen och verka för att alla tillförsäkras rätt till arbete.

Behandlingen av personuppgifter som tillhör arbetsgivarens representant baserar sig på utförande av en uppgift av allmänt intresse i en myndighets verksamhet.

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkterna 1 a och e 
Dataskyddslagen (1020/2018) 4 §

3. Vilka personuppgifter samlas in i projektet Kohtaanto +50 och av vem fås uppgifterna?

Vi samlar in följande personuppgifter om dig:

•    namn
•    personbeteckning
•    kontaktuppgifter
•    information om utbildning, arbetshistoria och yrkeskunnande
•    språkkunskaper och medborgarskap
•    uppgift om huruvida du är arbetslös, arbetar eller står utanför arbetslivet samt uppgift om huruvida du under projektets gång har börjat söka arbete, inlett studier eller fått arbete
•    angelägenheter som man kommit överens om med projektets arbetstagare vid uträttande av ärenden som gäller främjande av din sysselsättning inom projektet 
•    datum då du har börjat och slutat i projektet

Vi får information av dig själv och från Vanda-Kervo kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen.

Om arbetsgivarens representant samlar vi in följande person- och identifieringsuppgifter: representantens namn, titel, telefonnummer, e-postadress, företagets verksamhetsområde, FO-nummer, postadress, företagets övriga kontaktuppgifter, kommun och företagets storlek. Vi får uppgifter om arbetsgivare ur företags- och organisationsdatasystemet (YTJ), från Vanda-Kervo kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (den offentliga arbetskraftsservicens kundregister), Vanda stads företagsdatasystem samt en representant för själva företaget i samband med uträttandet av ärenden.

4. Är det nödvändigt att lämna sina personuppgifter?

Ja. Vi kan inte genomföra projektet utan att behandla deltagarnas personuppgifter. Dessutom förutsätts det i projektbeslutet att de personuppgifter som avses i 56 § i lagen om finansiering av projekt inom regionutveckling och Europeiska unionens regional- och strukturpolitik (757/2021) ska samlas in om de personer som deltar i projektet.

5. Lämnas personuppgifterna ut?

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

6. På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I klientdatasystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla
efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

7. Överförs personuppgifter till länder utanför EU- eller EES-området?

När den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Personuppgifter i de datasystem som används i projektet överförs inte till länder utanför EU- eller EES-området, med undantag av epostprogrammet Outlook (Microsoft O365 epostprogrammet), varifrån personuppgiftsbiträdet (Microsoft) kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. Överföringen grundar sig på Europeiska kommissionens beslut av den 10 juli 2023 om adekvat dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs (såsom Microsoft) är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna.

8. Hur agerar staden om en personuppgiftsincident inträffar?

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

9. Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsprogrammet baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Uppgifterna om personkunder förvaras i fem (5) år räknat från ingången av året efter det år då projektet avslutades, dvs. fram till 31.12.2030. Uppgifter som hänför sig till ekonomiska åtaganden ska bevaras i 10 år i enlighet med bokföringslagen. Uppgifter om företagssamarbetspartner (arbetsgivare) som hänför sig till projektet ska bevaras i 10 år från den senaste åtgärdsregistreringen i företagsdatasystemet.

10. Används uppgifterna för profilering eller automatiskt beslutsfattande?

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

11. Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att 
-    granska vilka av dina uppgifter som behandlas
-    kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
-    kräva att dina uppgifter raderas
-    kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
-    motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
-    få dina uppgifter och överföra dem till en annan registeransvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baseras på samtycke.

Du kan göra en begäran om granskning också på Vandainfo. Blanketter för begäran om granskning finns på Vandainfos verksamhetsställen och på webbplatsen vantaa.fi. Ta med ditt pass, körkort eller identitetskort med foto för att bevisa din identitet. Blanketten kan också skickas per post till adressen Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad. I detta fall kontrollerar vi din identitet på ett annat tillförlitligt sätt.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

12. Kostar det att utöva rättigheterna?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

13. Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

14. Var kan jag be om närmare information och vem är personuppgiftsansvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte exempelvis skicka din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Titta Suopajärvi, projektchef, projektet Kohtaanto +50, verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning, serviceområdet för sysselsättning och integration, sysselsättningsservicen
fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn 040 620 1382

Janne Riipinen, jurist, verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning, serviceområdet för sysselsättning och integration
fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn 040 500 2745
 

Personuppgiftsansvarig är Vanda stad, stadsstyrelsen (Vanda stads förvaltningsstadga 8 kap. 1 §). Kontaktuppgifter till den som är registeransvarig och dataskyddsansvarig i Vanda stad finns här nedan:

Registeransvarig                    
Vanda stad                     
Stadsstyrelsen                
FO-nummer 0124610-9             
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsansvarig
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi