Henkilötietojen käsittely Kohtaanto +50 - hankkeessa
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tässä asiakirjassa kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi, kun osallistut Kohtaanto +50-hankkeeseen. Hanke perustuu Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelmaan ja tarkemmin sen Polkuja töihin- erityistavoitteeseen (Euroopan sosiaalirahasto (ESR+)).
Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus on myöntänyt päätöksellään (Dnro: EURA 2021/201020/09 02 01 01/2022/HÄMELY, jäljempänä hankepäätös) Vantaan kaupungille hankkeen toteuttamista varten tukea alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta annetun lain (757/2021) nojalla.
Hankkeen toteuttamisaika on 1.5.2023- 30.4.2025. Hankkeen ainoa toteuttaja on Vantaan kaupunki.
1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään
Osallistuessasi Kohtaanto +50- hankkeeseen, käsittelemme henkilötietojasi Vantaan kaupungissa hankkeen toteuttamiseen hankepäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Tarkoituksenamme on edistää hankkeeseen osallistuvien henkilöiden työllistymistä, kehittää työnvälityksen prosesseja sekä kannustaa työnantajia palkkaamaan kohderyhmään kuuluvia työnhakijoita.
Hankkeen kohderyhmänä ovat:
- yli 50- vuotiaat pitkäaikaistyöttömät ja pitkäaikaistyöttömyysuhan alla olevat vantaalaiset työnhakijat. Hankkeen työnhakija-asiakkaana saat käyttöösi uraohjausta ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi ja työnhakutaitojasi. Saat tietoa hankkeen etenemisestä, hankkeen koordinoimista valmennuksista, piilotyöpaikoista ja mahdollisuuksista osallistua hankkeessa tehtävään kehittämistyöhön.
- työvoimaa tarvitsevat pk-yritykset, joiden rekrytointi- ja työntarjonnan käytäntöjä kehitetään vastaanottavaisemmiksi hankkeen kohderyhmänä oleville henkilöasiakkaille (työnantajaverkoston rakentaminen; yritysyhteistyö, rekrytointivalmennukset ja työpaikkojen muotoilu).
Hankkeen henkilö- ja työnantaja-asiakkaille lähetetään hankkeen aikana uutiskirjeitä hankkeen ajankohtaisista asioista. Emme koskaan käytä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
Kohtaanto +50- hankkeen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu Vantaan kaupungin velvollisuuteen kerätä hankepäätöksen edellyttämällä tavalla hankkeeseen osallistuvien henkilötiedot. Kerättävistä henkilötiedoista säädetään alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021) annetun lain 56 §:ssä. Henkilötiedot tallennetaan mainitun lain 50 §:ssä tarkoitettuun EURA 2021-järjestelmään, jonka rekisterinpitäjä on työ- ja elinkeinoministeriö. Löydät EURA 2021-järjestelmää koskevan informointiasiakirjan tästä linkistä.
Kun olet tullut mukaan Kohtaanto + 50-hankkeeseen, voit tallentaa itse tietosi EURA 2021-järjestelmään suomi.fi-tunnistautumisen avulla. Mikäli se ei ole sinulle mahdollista, niin hanketyöntekijämme tallentaa tietosi järjestämään henkilöllisyytesi varmistamisen jälkeen.
Kohtaanto +50- hankkeeseen osallistuminen on sinulle vapaaehtoista. Koska Vantaan kaupunki määrittelee hankehakemuksen kautta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ja keinoja, on myös Vantaan kaupunki (kaupunginhallitus) EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Pyydämme tästä syystä sinulta erikseen kirjallisen suostumuksesi hankkeen toteuttamisen ja järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojasi käsittelemiseen Vantaan kaupungissa.
Suostumuksesi ohella henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseen viranomaisen toiminnassa. Arviomme mukaan henkilötietojesi käsittely on tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 mom. 2 kohdassa tarkoitetulla tavalla tarpeellista ja oikeasuhtaista hankkeen päämäärään nähden. Yleisen edun mukaisuus liittyy Suomen perustuslain (731/1999) 18 §:n 2 momentissa julkiselle vallalle asetettuun velvollisuuteen edistää työllisyyttä ja pyrkiä turvaamaan jokaiselle oikeus työhön.
Työnantajan edustajan henkilötietoja käsittelemme yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi viranomaisen toiminnassa - perusteella.
Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja e alakohta
Tietosuojalaki (1020/2018) 4 §
3. Mitä henkilötietoja Kohtaanto + 50-hankkeessa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?
Keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot
- koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
- kielitaito ja kansalaisuus
- tieto siitä, oletko työtön, työssäkäyvä vai työelämän ulkopuolella sekä tieto siitä, oletko ryhtynyt työnhakuun hankkeen aikana, oletko aloittanut sen aikana opiskelun tai oletko työllistynyt
- asioinnin yhteydessä hankkeen työntekijän kanssa sovitut asiat liittyen työllistymisesi edistämiseen hankkeessa
- päivämäärät, jolloin olet aloittanut ja lopettanut hankkeessa
Saamme tiedot sinulta itseltäsi ja Vantaa-Kerava työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta.
Työnantajan edustajasta keräämme seuraavat henkilö- ja muut yksilöintitiedot: edustajan nimi, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yrityksen toimiala, y-tunnus, postiosoite, yrityksen muut yhteystiedot, kunta ja yrityksen koko. Saamme työnantajia koskevia tietoja yritystietojärjestelmästä (YTJ), Vantaa-Kerava työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (julkisten työvoimapalveluiden rekisteri), Vantaan kaupungin yritystietojärjestelmästä sekä yrityksen edustajalta itseltään asioinnin yhteydessä.
4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
On. Emme pysty toteuttamaan hanketta ilman siihen osallistuvien henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi hankepäätöksessä edellytetään keräämään hankkeeseen osallistuvista henkilöistä alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021) annetun lain 56 §:ssä tarkoitetut henkilötiedot.
5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?
Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.
6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?
Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen
päättymisen jälkeen.
7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Hankkeen käyttämissä tietojärjestelmistä henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, pois lukien Outlook-sähköpostijärjestelmä (Microsoft O365 sähköpostijärjestelmä), josta henkilötietojen käsittelijä (Microsoft) voi siirtää tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään (kuten Microsoft) ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.
8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.
9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
Henkilöasiakkaiden tietoja säilytetään hankkeen päättymisestä seuraavan vuoden alusta laskien viiden (5) vuoden ajan eli 31.12.2030 asti. Taloudellisiin sitoumuksiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta. Hankkeeseen liittyviä yritysyhteistyökumppaneiden (työnantajat) tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisimmästä yritystietojärjestelmän toimenpidekirjauksesta.
10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?
Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus
- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
- vastustaa tietojesi käsittelyä
- oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Tarkastuspyynnön voi tehdä myös paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.
13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Yhteyshenkilö
Titta Suopajärvi, projektipäällikkö, Kohtaanto +50-hanke, kaupunkistrategian ja johdon toimiala, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue, työllisyyspalvelut
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, puh. 040 620 1382
Janne Riipinen, lakimies, kaupunkistrategian ja johdon toimiala, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, p. 040 500 2745
Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki, kaupunginhallitus (Vantaan kaupungin hallintosääntö 8 luku 1 §). Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi