Henkilöstökertomus 2024: Osaajia nyt ja tulevaisuudessa – rekrytointi ja osaamisen kehittäminen
Onnistunut ja nopea rekrytointi, hyvä työnantajamielikuva, yhteistyö oppilaitosten kanssa sekä laadukas ja suunnitelmallinen osaamisen kehittäminen ovat keskeisiä keinojamme varmistaa, että meillä on riittävästi oikeanlaisia osaajia oikeassa paikassa.
Vuoden 2024 aikana kokonaishakijamäärä rekrytoinneissa kasvoi 65,6 % edelliseen vuoteen verrattuna. Julkisessa haussa olleiden tehtävien määrä taas väheni 33,6 %. Vastaavasti kesä- ja harjoitteluiden kohdalla hakijamäärä tuplaantui edelliseen vuoteen verrattuna. Hakijaviestinnän ja hakijakokemuksen merkitys on keskeinen tekijä myönteisen työnantajamielikuvan vahvistamisessa ja osaavan henkilöstön tavoittamisessa. Hakijaviestintää onkin aktiivisesti kehitetty ja esihenkilöiden käyttöön on lisätty mm. hakijaviestipohjia rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Myös muunkielisille hakijoille on käytössä ruotsin ja englanninkieli siä käännöksiä. Hakijaviestinnän merkitystä ja positiivisen hakijakokemuksen luomista on korostettu myös esihenkilöille suunnatuissa koulutuksissa. n rekrytoinnin osuus kasvoi 125 % edelliseen vuoteen verrattuna.
Jotta rekrytointi sujuisi helpommin ja kaupungin rekrytointi-ilmoitukset näyttäisivät yhtenäisiltä, rekrytointijärjestelmän ilmoituspohjia ja hakemuslomakkeita on päivitetty. Uudistetut lomakkeet ohjaavat paremmin hakijoita täyttämään kelpoisuuden kannalta oleelliset tiedot ja ne ovat helppolukuisempia rekrytoiville esihenkilöille. Varhaiskasvatuksessa kaksi kertaa vuodessa toteutettavat massarekrytoinnit on rakennettu mahdollisimman hakijalähtöisiksi. Hakija voi yhdellä hakemuksella osoittaa kiinnostuksensa useampaan alueeseen ja päiväkotiin ja löytää näin itsellensä sopivimman vaihtoehdon. Myös rekrytoinnissa käytettäviä muita työkaluja on kehitetty, kuten esimerkiksi kevennettyä henkilöarviointia on kokeiltu pysäköinninvalvojien rekrytoinneissa.
Henkilöarvioinnin kehittäminen pysäköinninvalvojien rekrytoinneissa
Pysäköinnintarkastajien rekrytointiprosessia on kehitetty merkittävästi, ja erityisesti henkilöarviointi on saanut uusia tehokkaita menetelmiä. Rekrytointikonsultin tuki, simulaatiot ja yhteistyö ulkoisten asiantuntijoiden kanssa ovat auttaneet löytämään entistä paremmin sopivia kandidaatteja.
Vantaan rekrytointikonsultilta on saatu arvokasta tukea haastatteluiden toteuttamiseen. Vaikka videohaastatteluja kokeiltiin osana prosessia, ne eivät osoittautuneet tehokkaiksi pysäköinnintarkastajien rekrytoinnissa. Sen sijaan tiivis yhteistyö yrityskumppani Eezyn kanssa on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi. Eezy on erikoistunut henkilöstövuokraukseen ja rekrytointeihin, ja heidän asiantuntijansa ymmärtävät kaupunkiympäristön tarpeet ja pystyvät etsimään sopivat ehdokkaat tehtäviin.
Aiemmin rekrytointiprosessia hoidettiin itsenäisesti, mutta nyt Eezy tuo lisäarvoa esimerkiksi järjestämällä simulaatioita haastavista asiakaspalvelutilanteista. Tämä käytäntö on osoittautunut tehokkaaksi ja parantanut rekrytointien onnistumista merkittävästi. Simulaatioiden avulla voidaan arvioida hakijoiden reagointia ja toimintaa käytännön tilanteissa, mikä antaa tärkeää lisätietoa valintapäätöksiä varten. Tulevaisuudessa simulaatioita voidaan vielä kehittää entistä tarkemmin pysäköinnintarkastajien työn erityispiirteisiin sopiviksi.
Hakuprosessi etenee Laura-rekrytointijärjestelmän kautta, jossa hakijat jättävät hakemuksensa. Esihenkilö ja Vantaan rekrytointikonsultti käyvät hakemukset läpi ja valitsevat sopivimmat hakijat haastatteluihin. Haastattelujen jälkeen parhaat kandidaatit siirtyvät Eezylle jatkotesteihin, joissa arvioidaan heidän soveltuvuuttaan työtehtävään. Eezy tarjoaa tukea lopullisessa päätöksenteossa, mikä on osaltaan parantanut rekrytointien onnistumisprosenttia.
Parantunut rekrytointiprosessi on vaikuttanut myös työyhteisöön. Aiemmin työyhteisö oli melko jakautunut, mutta onnistuneiden rekrytointien myötä yhteishenki on parantunut huomattavasti. Uusien työntekijöiden valinnassa on kiinnitetty huomiota paitsi ammatillisiin taitoihin myös työyhteisötaitoihin, mikä on auttanut rakentamaan tiivistä ja hyvin toimivaa työympäristöä.
Avoimet työpaikat pysäköinnintarkastajien tehtävissä ovat yleensä haettavissa 3–4 viikon ajan. Rekrytointiprosessi pyritään hoitamaan ripeästi, mutta huolella, ja koko prosessin kesto on tyypillisesti noin kaksi kuukautta. Järjestelmän ja menetelmien jatkuva kehittäminen varmistaa, että rekrytoinnit pysyvät tehokkaina ja vastaavat organisaation tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.
Osaamisen kehittäminen pohjautuu tavoitteisiin, muutoksiin ja tarpeisiin
Vantaan kaupungin strategisten tavoitteiden ja palvelun laadukkaan toteutumisen edellytyksenä on jatkuva ja suunnitelmallinen henkilöstön osaamisen kehittäminen. Palvelualueet laativat vuosittain koulutussuunnitelman kaikista palvelualueen henkilöstölle suunnatusta kehittämistoimista ja koulutuksista.
Koulutussuunnitelmassa huomioidaan tavoitteet ja muutokset toimintaympäristössä ja tunnistetaan nykyisen henkilöstön osaaminen ja tarvittavat kehittämistoimet. Osaamisen kehittämistä on toteutettu toimialoilla ja palvelualueilla näiden laadittujen koulutussuunnitelmien mukaisesti. Osaamisen kehittämisen vuosikellot ja toimialojen osaamisen kehittämistyöryhmät toimivat toimialoilla suunnitelmien mukaisesti. Toimialojen ja palvelualueiden järjestämän koulutuksen lisäksi henkilöstölle on tarjottu myös kaupunkitasoista koulutusta ammatillisen osaamisen kehittämiseksi.
Vantaan ja Seuren yhteistyön kohokohdat vuonna 2024
Vantaa käytti vuonna 2024 Seurelta seuraavia palveluja: henkilöstövuokraus-, sijoittelupalvelu, sijaisopettajapalvelu, varahenkilöstö, tutustumiset ja oppisopimuspalvelut. Vantaalla työskenteli vuonna 2024 noin 4 200 vuokratyöntekijää, jotka mahdollistivat noin 163 000 työvuoron toteutumisen Vantaan eri työkohteissa. Varhaiskasvatuksen osuus tehdyistä työvuoroista oli noin 53 %, opetuksen osuus 38 % ja palvelualojen osuus noin 9 %. Seure toimitti työvoimaa yli 340 työkohteeseen Vantaalla ja onnistui toimittamaan työntekijän noin 95 % tehdyistä tilauksista. Vantaa teki tilauksia Seurelle 29 % vähemmän edellisvuoteen verrattuna.
Varhaiskasvatuksessa työskenteli varahenkilöstöä asiakkaan eri kohteissa vuoden mittaan noin 40, ja tutustumisten kautta Vantaalle saatiin 26 uutta työntekijää. Oppisopimusyhteistyön tuloksena keväällä 2024 valmistui vantaalle 18 uutta varhaiskasvatuksen lastenhoitajaa. Sijaisopettajapalvelun kautta vuonna 2024 työskenteli 154 sijaisopettajaa Vantaan eri kouluissa. 82 % Vantaalla työskennelleistä Seuren vuokratyöntekijöistä tuntee itsensä tervetulleeksi Vantaan työkohteissa. Tämä tulos parantui edellisvuoteen verrattuna.
Top 10 toimitetut nimikkeet
1.koulunkäynninohjaaja
2.varhaiskasvatuksen lastenhoitaja
3.varhaiskasvatuksen avustaja
4.oppilashoitaja
5.varhaiskasvatuksen opettaja
6.iltavahtimestari
7.ruotsinkielinen koulunkäynninohjaaja
8.liikunnanohjaaja
9.ICT-asiantuntija
10.Projektityöntekijä
Lisä- ja täydennyskoulutukset
Henkilöstökoulutuskumppani Metropolia
Vuonna 2024 Vantaan kaupungin ammatillisen henkilöstökoulutuksen kumppani Metropolia toteutti 33 koulutuskokonaisuutta. Koulutuskokonaisuuksien sisältämiä koulutuspäiviä oli yhteensä 79. Koulutuksiin osallistui yhteensä 1 242 vantaalaista työntekijää. Koulutukset saivat hyvää palautetta; osallistujat antoivat koulutusten keskiarvoksi 4.3 arviointiasteikolla 1–5. Aiheena painottui erilaiset turvallisuusteeman koulutukset.
Ensiapukoulutuksia Vantaan aikuisopistossa
Vantaan Aikuisopisto on tuottanut kaupungin perusensiapukoulutuksen jälleen vuonna 2024. Koulutukset tuotetaan pääsääntöisesti kaupunkitasoisesti, ainoastaan pienten lasten hätäensiavun koulutukset toteutettiin kasvatuksen ja oppimisen toimialalla erikseen. Koulutuksia järjestettiin kaikkiaan 39. Kaikkiaan osallistujia vuonna 2024 ensiapukursseilla oli 490 henkilöä.
Hrd-järjestelmät
Koulutusten hallintajärjestelmä Osumassa on vuonna 2024 otettu käyttöön Keskustelut -osio, johon esihenkilö merkitsee käytyjen Vaikuttavaa työtä -keskusteluiden ajankohdat. Oppiva -verkko-oppimisalustalle on luotu kaupunkitasoisia ja toimialojen koulutuksia ja perehdytysohjelmia. Oppivassa on ollut kävijöitä noin 1900.
Academy of Brain -verkkokoulutukset Oppivassa
Helmikuussa 2024 Oppivaan avattiin 45 Academy of Brain -verkkovalmennusvideota, jotka keskittyvät tämän päivän ja tulevaisuuden tärkeimpiin työelämätaitoihin, kuten itsensä johtamiseen, yhteistyötaitoihin, hyvinvointiin ja muiden johtamiseen. Valmennusvideot oli tarkoitettu keskusteluiden tueksi yksiköihin ja tiimeihin sekä itsenäiseen opiskeluun. Kaiken kaikkiaan 291 henkilöä ilmoittautui materiaalin käyttäjäksi, mutta koska videoita on katsottu esimerkiksi tiimipalavereiden yhteydessä, todellinen henkilömäärä on huomattavasti laajempi.
Omaehtoisen koulutuksen taloudellinen tuki henkilöstölle
Vantaa tukee henkilöstönsä osaamisen kehittämistä omaehtoisen koulutuksen tuella. Kun työntekijä kehittää itseään ammatillisesti ja laajentaa osaamistaan omalla kustannuksellaan, hän voi hakea työnantajalta omaehtoisen koulutuksen tukea. Edellytyksenä tuen saamiselle on, että käyty koulutus kehittää ammatillista osaamista ja pohjautuu kehittymissuunnitelmaan.
Vantaalla on mahdollista hakea omaehtoisen opiskelun taloudellista tukea kerran vuodessa. Lisäksi varhaiskasvatuksen nimetyt ammattiryhmät ovat voineet hakea tukea kuukausittain pätevöitymiskoulutuksiin.
Vuonna 2024 omaehtoisen koulutuksen tukea jaettiin yhteensä noin 24 000 euroa. Tukea haettiin yhteensä noin 34 000 euron edestä. Omaehtoisen koulutuksen tukea haki yhteensä 66 henkilöä ja tukea maksettiin 64 henkilölle. Keskimääräinen myönnetty tuki oli noin 375 euroa.
Oppimistyöpäivät vähenivät työtekijää kohti
Koulutussuunnitelman mukaisia oppimispäiviä toteutui vuonna 2024 yhteensä 12 864. Oppimistyöpäivistä ulkoisia koulutuksia ja verkkokoulutuksia oli yhteensä 3 394 ja sisäisiä koulutuksia ja kehittämispäiviä 9 259.
Työntekijää kohti oppimispäiviä toteutui 1,5 päivää. Koulutusmäärät työntekijää kohden ovat vähentyneet edellisvuoteen verrattuna, jolloin työntekijää kohden oppimispäiviä toteutui 1,9 päivää. Ero johtuu erityisesti sisäisten koulutuspäivien määrän vähenemisestä. Vuonna 2024 sisäisiä koulutuksia toteutettiin noin 750 kpl ja vuonna 2023 noin 850 kpl.
Lähtöpalautteet
Vantaalla kerättiin lähtöpalautetta kyselyllä, ja siihen vastasi 175 palvelussuhteensa päättänyttä henkilöä. Heistä vakinaisia oli 42 % ja määräaikaisia 58 %. Lähtöpalautteeseen vastanneista henkilöistä Vantaalle olisi valmiita palaamaan töihin 81 %. Erityisen hyvänä Vantaalla työskentelyssä koettiin työn merkityksellisyys, yhteistyö esihenkilön kanssa sekä työyhteisön ilmapiiri.
