Henkilöstökertomus 2025: HR-kumppanuutta esihenkilöiden ja työyhteisöjen tukena

Vantaan kaupungin toimialoilla hyödynnetään kaupunkitasoisesti kilpailutettujen palveluntuottajien palveluita monipuolisesti työyhteisöjen, esihenkilötyön ja johtamisen kehittämisessä. Palveluntuottajat toimivat kaupungin strategisina kehittämiskumppaneina ja tukevat Vantaan tavoitteita sekä strategisten kyvykkyyksien ja osaamisen kehittymistä.  

Kehittämiskumppaneilta löytyy laaja osaaminen mm. johtamisen ja esihenkilötyön kehittämiseen, muutostilanteiden tukemiseen, verkostoyhteistyön vahvistamiseen ja työyhteisöjen toiminnan parantamiseen. Johtajat ja esihenkilöt voivat käyttää näitä puitesopimuskumppaneita oman tiiminsä ja työyhteisöjensä kehittämisessä hyödyntäen esimerkiksi valmennusta, coachingia, konsultointia tai työnohjausta.  

Kehittämistyössä korostuu vetoketjuperiaate, jossa työyhteisöjen ja johtamisen kehittäminen etenee rinnakkain. Tavoitteena on vahvistaa toimialojen ja palvelualueiden kykyä kehittää toimintaansa itsenäisesti yksilö, ryhmä ja organisaatiotasolla.  

Kaupunkitasoisten kehittämispalveluiden hankinta on ollut kuluneen vuoden aikana valmistelussa, ja kilpailutuksen myötä kaupungille on valittu strategiset kumppanit seuraavalle strategiakaudelle. Uudistettu kumppaniverkosto jatkaa edellisten strategiakausien vahvaa kumppanuutta ja varmistaa, että kehittämistyö eri toimialoilla etenee yhtenäisillä palveluilla johdonmukaisesti, laadukkaasti ja kaupungin strategisia tavoitteita tukien.  

Linjajohdon tukena toimivat lisäksi osaamisen kehittämisen sisäiset konsultit, jotka tarjoavat suunnitelmallista ja asiantuntevaa tukea kehittämistyöhön. Sisäiset konsultit toimivat tiiviissä yhteistyössä myös ulkoisten kumppaneiden kanssa, ja heillä on tärkeä rooli oikeiden kumppaneiden valinnassa eri toimialojen ja palvelualueiden tarpeisiin. Yhdessä he varmistavat, että kehittämistoimet toteutuvat johdonmukaisesti, strategiaa tukien ja toimialojen erilaiset tilanteet huomioiden.  

HR:n pitkän aikaväli tavoite on, että digiratkaisut edistävät työn tuottavuutta ja sujuvaa arkea. Vuoden 2025 aikana konkretisoimme tavoitetta laatimalla yhteistyössä toimialojen kanssa HR-digivision, jonka tarkoitus on määrittää henkilöstöjohtamisen kehittämisen pitkän aikavälin suuntaa digitalisaation näkökulmasta. Visio ohjaa kehitystyötä vuoteen 2030. HR-digivisio kattaa sekä henkilöstöjohtamisen ja HR:n tietojärjestelmien kehittämisen sekä niihin kytkeytyvän toiminnan ja prosessien kehittämisen. Tavoitteiden keskiössä on ajan vapauttaminen automaation ja itsepalvelun avulla kohtaamiseen sekä manuaalisen työn vähentäminen ja toiminnan sujuvoittaminen ja tehostaminen. Samalla pyritään parantamaan henkilöstöjohtamisen palveluiden saatavuutta, läpinäkyvyyttä ja saavutettavuutta koko kaupungin tasolla. HR-digivisio ohjaa aikataulujen puitteissa myös syksyllä käynnistyneen HR-järjestelmäprojektin lyhyen aikavälin valmistelua.  

HR-digivision valmistelu käynnistyi alkuvuodesta HR:n työpajatyöskentelyllä, jonka jälkeen kaikki HR-ammattilaiset saivat osallistua visioluonnoksen työstämiseen. Tämän vaiheen jälkeen toimialojen näkemykset koottiin työskentelyyn syyskuussa virtuaalisesti osallistavalla ja vuorovaikutteisella työvälineellä. Samalla HR sai asiakkaita osallistaen myös laajemmin HR-palveluihin liittyvää kehittävää ja kannustavaa palautetta kehittämistyön tueksi. Asiakkaat ja HR-toimijat näkivät tulevaisuuden toiminnalliset tavoitteet ja kehityssuunnan hyvin yhteneväisesti.  

HR-digivisio valmistui lokakuussa. Se sisältää keskeisiä kehittämistä ohjaavia periaatteita ja tavoitteita. Keskeisimmiksi periaatteiksi valikoituivat:  

•    Työntekijöiden ja esihenkilöiden asiakaskokemus ja käytettävyys kehittämisen keskiöön  
•  Automatisoidut ja saumattomat prosessit  
•  Inhimillinen HR ja asiantuntijatyön painottuminen  
•  Luotettavaan dataan pohjaava, eettinen ja ennakoiva johtaminen  

Lisäksi HR-digivisio kuvaa tulevaisuuden tavoitetilaa toimialan työntekijän, johdon ja esihenkilöiden sekä HR-työntekijän näkökulmasta vuoteen 2030.  

HR:n lyhyen aikavälin tavoite tietojärjestelmien kehittämisessä on ollut valmistautua mahdolliseen hankintalain muutokseen. Tähän tavoitteeseen liittyen käynnistyi elokuussa 2025 HR-järjestelmäprojekti HR:n, tietohallinnon ja hankinnan yhteistyönä. Projektin ensimmäisessä vaiheessa valmistaudutaan tulevaan hankintaan. Projektin käynnistymisen jälkeen hankintalain mahdollisiin muutoksiin valmistautumisen lisäksi nykyisen HR- ja palkkajärjestelmän (S365HR) järjestelmätoimittaja Numera Oy ilmoitti vuoden 2025 aikana myyvänsä liiketoimintansa uudelle toimijalle (Administer-konserni). HR-järjestelmäprojektin tavoitteena on turvata palkanmaksu muuttuneessa markkinatilanteessa. HR- ja palkkajärjestelmä kilpailutetaan vuoden 2026 aikana. Hankinnan jälkeen projekti siirtyy käyttöönottovaiheeseen ja uuden järjestelmän käyttöönottoa tavoitellaan keväällä 2028.  

Palkkapalveluiden ja HR‑asiakaspalvelun yhteisiä kumppanuustapaamisia järjestetään kaupungin esihenkilöille neljä kertaa vuodessa. Tapaamisissa käsitellään vuosikellon mukaisia ajankohtaisia HR-teemoja ja vahvistetaan esihenkilöiden osaamista operatiivisissa HR-asioissa. Samalla tapaamiset tarjoavat kanavan tuoda esiin arjen havaintoja ja kehitystarpeita toimialoilta HR:n käsiteltäväksi.  

Loppuvuonna 2024 kumppanuustapaamisia kehitettiin yhdessä osallistujien kanssa. Marraskuun tapaamisessa esihenkilöt tuottivat pienryhmissä ehdotuksia osallistujapohjan laajentamisesta, ja joulukuussa yksiköt äänestivät niistä sopivimmat ratkaisut. Helmikuusta 2025 lähtien tapaamiset on järjestetty edustuksellisina tilaisuuksina, joihin palveluyksiköt nimeävät omat osallistujansa. Muutos lisäsi hieman osallistujamäärää ja vahvisti tapaamisten roolia esihenkilötyön tukena.  

Vuoden 2025 tapaamiset toimivat aktiivisena foorumina ajankohtaisten HR-asioiden käsittelylle ja yhteiselle keskustelulle. Toimialoilta nousseiden havaintojen pohjalta HR edisti useita konkreettisia parannuksia, kuten Jäljellä olevat lomapäivät ‑raportin täydentämisen lomarahavapailla sekä kriittisten viestien jakelun laajentamisen sähköpostiin intran rinnalle. Tapaamisissa toistunut huoli lomake‑estojen pituudesta sai vuoden lopulla myönteisen ratkaisun, kun palkkapalveluissa kehitettiin uusi palkka‑ajomalli, joka lyhentää estoa merkittävästi.  

Vuoden aikana käsiteltiin muun muassa lomarahojen maksua ja vaihtamista, palvelu- ja työtodistusprosesseja, perhevapaita, eläkkeelle siirtymistä sekä esihenkilöiden tukena käytettävää Pelu‑exceliä perusopetuksen tarpeisiin. Lisäksi esihenkilöille avattiin kattavasti HR-tuen rakenteita ja työnjakoa sekä valmisteltiin Hertan palvelussuhdelomakkeiden uudistusta lokakuussa voimaan tulleen tasopalkkamallin myötä.