Henkilötietojen käsittely Vantaan hankkimassa Live-säätiön työnhaun valmennuspalvelussa

Työnhaun valmennus on palvelu, jossa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työttömien vantaalaisten työllistymisen edistäminen alla kuvatulla tavalla. Suomen perustuslain (731/1999) 18 §:n 2 momentin mukaan julkisen vallan on edistettävä työllisyyttä ja pyrittävä turvaamaan jokaiselle oikeus työhön. Palvelulla toteutetaan kunnalle asetettua em. lakisääteistä velvoitetta/tavoitetta.

Palvelun tarkoituksena on auttaa ja motivoida siihen osallistuvia asiakkaita aktiiviseen työnhakuun ja työllistymiseen siten, että hän voi saada palvelussa:

• apua (preppausta) työhaastatteluihin valmistautumiseen
• hänellä on ajantasaiset työnhakuasiakirjat, CV ja hakemukset
• hän tietää työnhaun kanavat
• hän osaa tunnistaa, sanoittaa ja markkinoida osaamisensa
• hän osaa hakea työtä tehokkaasti käyttämällä myös sähköisiä työnhaun kanavia ja verkkopalveluja

Palvelua on mahdollista tarjota Vantaan työllisyyspalveluiden asiakkaille täydentävien työnhakukeskustelujen asemesta lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012) 2 luku 10 § 3 mom. nojalla.

Henkilötietoja käytetään lisäksi palvelua koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin, kuten suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Työnhaun valmennuspalvelun järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu Vantaan kaupungilla olevaan lakisääteiseen velvoitteeseen edistää työllisyyttä ja pyrkiä turvaamaan jokaiselle oikeus työhön. Lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012) 2 luvun 10 §:n 3 momentin nojalla työnhaun valmennuspalvelua on mahdollista tarjota asiakkaille täydentävän työnhakukeskustelun asemesta. Henkilötietojen käsittely on myös tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
• Tietosuojalaki (1020/2018) 4 § 1 mom. 2k: käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Suomen perustuslaki (731/1999)
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Laki työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta (1269/2020)
• Kuntalaki (410/2015)

Palveluun osallistuvasta henkilöstä kerättävät tiedot ovat:

• nimi
• henkilötunnus
• kotikunta
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakkaan muu yhteystieto
• Työnhaunvalmentajan (Live-säätiö) valmennukseen osallistuvalle asiakkaalle ja tämän omavalmentajalle työllisyyspalveluissa antama ehdotus asiakkaan mahdolliseksi jatkopoluksi (jatkopalvelu)   

Tiedot saadaan asiakkaalta (rekisteröidyltä) itseltään.

Palvelussa ei käsitellä terveystietoja.

Palveluntuottaja (Live-säätiö) raportoi Vantaan kaupungille palvelun toteutumisesta ja välittää anonyymin asiakaspalautteen palvelun vaikuttavuuden arvioimiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Raportointitieto ei sisällä henkilötietoja.

Kyllä. Ilman asiakkaan henkilötietoja työnhaun valmennuspalvelua ei ole käytännössä mahdollista toteuttaa. Kerättyjen tietojen määrä ja käsittelytoimenpiteet ovat arvion mukaan oikeasuhtaisia tavoiteltuun päämäärään nähden.

Vantaan kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin. Live-säätiö käsittelee työnhaun valmennuspalvelussa henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun.

Yksityisyyden takaamiseksi henkilötietojen tietoturva- ja tietosuoja on varmistettu Vantaan kaupungissa erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilötietojen käsittelyä valvotaan lokitietojen avulla. Henkilökunnan tulee suorittaa kaupungin edellyttämät tietoturva- ja tietosuojakoulutukset ja heillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Rekisterinpitäjänä Vantaan kaupunki edellyttää Live-säätiötä noudattamaan palveluntuottajana henkilötietojen käsittelyssä Vantaan kaupungin tietosuojaa- ja tietoturvaa koskevia määräyksiä. Vantaan kaupunki käyttää vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka antavat riittävät takeet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että käsittely täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja sillä varmistetaan rekisteröityjen oikeuksien suojelu.

Työnhaun valmennuspalvelussa henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. Palveluntuottajan (Live-säätiö) tulee ilmoittaa kirjallisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Vantaan kaupungille ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 36 tunnin määräajassa saatuaan sen tietoonsa.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tietoja säilytetään työnhaun valmennuspalvelussa viisi (5) vuotta asiakkuuden päättymisvuodesta lukien.

Rekisteröityjen tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Kun käsittelemme henkilötietojasi työnhaun valmennuspalvelussa, niin sinulla on oikeus:

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilöt:

• Janne Riipinen, juristi, kaupunkistrategian ja johdon toimiala, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, p. 040 500 2745

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki
Kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610–9 
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi