Vanda stads beskrivning av handlingars offentlighet

Beskrivningen av dokumentets offentlighet hjälper till att rikta informationsförfrågningar. Den täcker informationssystem som innehåller uppgifter som ingår i ärenderegistret eller tjänsternas informationshantering.

Detta är Vanda stads beskrivning av handlingsoffentligheten i enlighet med lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), 28 §. Innehållet baserar sig på Vanda stads informationshanteringsmodell. Modellen uppdateras kontinuerligt i samband med ändringar i informationshanteringen. Samtidigt uppdateras också denna beskrivning av handlingsoffentligheten vid behov.

Den senaste uppdateringen: 7.2.2025

En beskrivning av handlingsoffentligheten är ett sätt att hjälpa medborgarna med att rikta sin begäran om uppgifter. Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), 13 §). Det är myndighetens skyldighet att hjälpa den som begär uppgifter med att individualisera handlingen. Möjligheten att få information om vilka informationslager myndigheten har främjar öppenheten inom förvaltningen.

Beskrivningen ska innehålla uppgifter om de informationssystem vid informationshanteringsenheten som innehåller uppgifter som hör till ärenderegistret eller informationshanteringen av tjänster. Av beskrivningen ska framgå hur informationshanteringsenhetens ärenderegister och informationshanteringen av tjänster har strukturerats och ordnats. Informationsmaterialet som ingår i informationslagren ska beskrivas enligt informationskategori.

Det anges i beskrivningen av handlingsoffentligheten om informationsmaterialet är öppet tillgängligt via ett tekniskt gränssnitt. Med tekniskt gränssnitt avses en lösning för dataöverföring som möjliggör elektroniskt informationsutbyte mellan två eller flera informationssystem.

Informationslager

Vuxenutbildningsinstitutets informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Kursor

Yrkesutbildningens studeranderegister
Informationssystem som informationslagret består av:
• Studenta

HelMet-bibliotekens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
•    eBooking
•    Sierra
•    Helmet

Personalförvaltningens informationssystem
Informationssystem som informationslagret består av:
• Hertta S365

Stadsmuseets och Konstmuseets informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Muusa
• Kirsti

Fastighetsförvaltningens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• KiHa Kiinteistönhallinta (Fastighetsförvaltning)

Utbildningsportens personregister
Informationssystem som informationslagret består av:
• KOPO

Det riksomfattande informationslagret inom integrationen
Informationssystem som informationslagret består av:
•    KOPO
•    KOTO-AJ / Koto-digi
•    MYLLY

Informationslager för passerkontroll och registrering av arbetstid
Informationssystem som informationslagret består av:
• Esmikko
• DigitalSentry ControlPoint

Kommuninvånarservicens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• MKAP Monikanavainen asiakaspalvelu (Kundtjänst med flera kanaler)
Idrottsservicens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Enkora ACS

Arkivet i Lupapiste
Informationssystem som informationslagret består av:
• Lupapiste

Informationslager för verksamhetsområdet för markanvändning, byggnad och miljö
Informationssystem som informationslagret består av:
• MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja Tietojärjestelmä (Markanvändningens verksamhetsmodell och informationssystem)

Musikinstitutets och Konstinstitutets informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Eepos
Ungdomsservicens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Det mobila nutakortet

Ungdomsarbetets informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:

• Statistik för Navigatorn Vanda och Navigatorn

Servicedatalagret
Informationssystem som datalagret består av:
• Toimipisterekisteri TPR (Arbetsställesregister)
• HRT resekort

Patientuppgifter för smådjur
Informationssystem som informationslagret består av:
• ProvetNet

Parkeringsövervakningens informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• HelgaPark
• Helga-mobiili

Sociala kreditgivningens register
Informationssystem som informationslagret består av:
•    ProELaskutus
•    ProEconomica
•    Finance

Elektroniskt register för inköps- och försäljningsfakturor
Informationssystem som informationslagret består av:
• Rondo Mukana-applikation
• Rondo

Kundregister för lokalbokningssystemet Timmi
Informationssystem som informationslagret består av:
• Timmi

Tutka Arbetarskyddssystem
Informationssystem som informationslagret består av:
• Tutka

Informationslager för yrkesuppgifter inom arbetskraftsservicen
Informationssystem som informationslagret består av:
• A-TMT, TMT Työmarkkinatori/Jobbmarknaden
• MYLLY

Informationslager för arbetskraftsservicens privatkunder (H-ATV)
Informationssystem som informationslagret består av:
•    ASTA
•    URA-VDI och URA
•    Typpi
•    A-TMT, TMT Työmarkkinatori/Jobbmarknaden
•    Allmänt bidragssystem (YA)
•    KOTO-AJ / Koto-digi
•    MYLLY

Informationslager för arbetskraftsservicens jobbsökningsprofiler
Informationssystem som informationslagret består av:
•    URA-VDI och URA
•    A-TMT, TMT Työmarkkinatori/ Jobbmarknaden
•    MYLLY

Informationslager för arbetskraftsservicens sysselsättningstjänster
Informationssystem som informationslagret består av:
•    URA-VDI och URA
•    A-TMT, TMT Työmarkkinatori/Jobbmarknaden
•    MYLLY

Informationslager för arbetskraftsservicens arbetsplatsannonser
Informationssystem som informationslagret består av:
•    URA-VDI och URA
•    A-TMT, TMT Työmarkkinatori/Jobbmarknaden
•    MYLLY

Vandas ärenderegister
Informationssystem som informationslagret består av:
•    ASTA
•    Lupapiste
•    VaSa
•    HelgaPark
•    Primus-Kurre-Wilma

Vandas bindningsregister
Informationssystem som informationslagret består av:
• Publiceringssystem Internet, vantaa.fi

Vandas register över intressentgrupper
Informationssystem som informationslagret består av:
• Hakosalo Asiakas (CRM)

Kunddatalager för lokalbokningstjänsten Varaamo
Informationssystem som datalagret består av:
• Varaamo

Depåns informationslager
Informationssystem som informationslagret består av:
• Positionerings- och rapporteringssystem för fordon

Informationssystem

Positionerings- och rapporteringssystem för fordon
Uppgifter i informationssystemet:
• Depåns uppgifter

Arkki
Uppgifter i informationssystemet:
• Arkivförteckningar

ASTA
Uppgifter i informationssystemet:
•    Handlingar som gäller förvaltningsärenden
•    Understöd för välfärd, hälsa, kultur, idrott och ungdomsverksamhet
•    Interna oregistrerade ärenden och handlingar
•    Avtal
•    Organens protokoll
•    Tjänsteinnehavarbeslut
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder

A-TMT, TMT Työmarkkinatori/ Jobbmarknaden
Uppgifter i informationssystemet:

•    Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens organisationskunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens tjänster
•    Arbetskraftsservicens bakgrundsuppgifter
•    Arbetskraftsservicens mål- och uppföljningsuppgifter
•     Arbetskraftsservicens uppgifter om matchningen av arbete och arbetstagare

Avu
Uppgifter i informationssystemet:
• Uppgifter om reparationsunderstöd

Cloudia
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter angående Hobbyernas Vanda
• Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

DigitalSentry ControlPoint
Uppgifter i informationssystemet:
• Videoövervakningsuppgifter

Edustore
Uppgifter i informationssystemet:
• Elektroniska läromedel

Eepos
Uppgifter i informationssystemet:
• Konstelever
• Konstelevernas vårdnadshavare

Hertta S365
Uppgifter i informationssystemet:
•    Personalens semester- och frånvarouppgifter
•    Personalens löneräkningsuppgifter
•    Personalens anställningsuppgifter
•    Förtroendevaldas basuppgifter
•    Organens sammansättningsuppgifter

Enkora ACS
Uppgifter i informationssystemet:
•    Simhallarnas personal
•    Simhallarnas besökaruppgifter
•    Simhallarnas försäljningsuppgifter

Esmikko
Uppgifter i informationssystemet:
• Passerkontrollsuppgifter
• Uppgifter om uppföljningen av arbetstiden

Finance
Uppgifter i informationssystemet:
•    Personuppgifter om klienter inom den sociala kreditgivningen
•    Betalningsprogram för krediter för klienter inom den sociala kreditgivningen och programmets betalningar
•    Kontouppgifter för klienter inom den sociala kreditgivningen
•    Kontaktuppgifter till klienter inom den sociala kreditgivningen

HelgaPark
Uppgifter i informationssystemet:
• Parkeringsövervakningens uppgifter

Helga-mobiili
Uppgifter i informationssystemet:
• Parkeringsövervakningens uppgifter

Helmet
Uppgifter i informationssystemet:
•    Bibliotekskundernas personuppgifter
•    Bibliotekskundernas lån och reservationer
•    Bibliotekskundernas obetalda fakturor

Hertta S365HR
Uppgifter i informationssystemet:

•    Vuxenutbildningsinstitutets personaluppgifter
•    Konstskolans personaluppgifter
•    Medlingsverksamhetens personuppgifter
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

Publiceringssystem Internet, vantaa.fi
Uppgifter i informationssystemet:
• Uppgifter om förtroendevaldas bindningar

Stadskortet
Uppgifter i informationssystemet:
• Stadskortets kunduppgifter
• Stadskortets evenemangsuppgifter

KiHa Kiinteistönhallinta (Fastighetsförvaltning)
Uppgifter i informationssystemet:
•    Fastigheternas underhållsuppgifter
•    Fastighetsuppgifter
•    Byggnadsuppgifter
•    Lokalserviceavtal
•    Uppgifter om lokalprojekt och byggprojekt
•    Investerings- och arbetsprogram inom lokalbyggandet
•    Lokalernas och bostädernas hyresuppgifter

Kirsti
Uppgifter i informationssystemet:
•    Stadsmuseets föremål och ansvariga personer
•    Kulturmiljöns föremål och ansvariga personer
•    Kulturmiljöuppgifter
•    Bildarkivet

KOTO-AJ / Koto-digi
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder

Kursor
Uppgifter i informationssystemet:
•    Vuxenutbildningsinstitutets personaluppgifter
•    Vuxenutbildningsinstitutets kursuppgifter
•    Vuxenutbildningsinstitutets användargrupper
•    Vuxenutbildningsinstitutets undervisningsplatser
•    Vuxenutbildningsinstitutets studerandeuppgifter

Lupapiste
Uppgifter i informationssystemet:
• Bygglov
• Tillstånd för allmänna områden

MATTI - Maankäytön Toimintamalli ja Tietojärjestelmä (Markanvändningens verksamhetsmodell och informationssystem)
Uppgifter i informationssystemet:
•    Infrastrukturuppgifter
•    Planuppgifter
•    Fastighetsuppgifter
•    Lantmäteriuppgifter
•    Byggnadsuppgifter
•    Uppgifter om arrendeområden
Det mobila nutakortet
Uppgifter i informationssystemet:
•    Mobila ungdomskort

Muusa
Uppgifter i informationssystemet:
• Materialuppgifter om konstmuseets samling

Mylly
Uppgifter i informationssystemet:

•    Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens organisationskunder
•    Arbetskraftsservicens mål- och uppföljningsuppgifter
•    Arbetskraftsservicens uppgifter om matchningen av arbete och arbetstagare

Servicemanualen
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter om arbetskraftsservicens tjänster

Primus-Kurre-Wilma
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om ansökan till och organisering av eftermiddagsverksamhet
•    Uppgifter i anslutning till skolskjuts
•    Studerandes bedömnings- och prestationsuppgifter inom gymnasieutbildningen
•    Personuppgifter om studerande inom gymnasieutbildningen
•    Personuppgifter om vårdnadshavare till studerande inom gymnasieutbildningen
•    Uppgifter relaterade till anordnandet av undervisningen för studerande inom gymnasieutbildningen
•    Studerandes stöd- och disciplinuppgifter inom gymnasieutbildningen
•    Elevers bedömnings- och prestationsuppgifter inom den grundläggande utbildningen
•    Personuppgifter om elever inom den grundläggande utbildningen
•    Personuppgifter om vårdnadshavare till elever inom den grundläggande utbildningen
•    Uppgifter relaterade till anordnandet av undervisningen för elever inom gymnasieutbildningen
•    Elevernas stöd- och disciplinuppgifter inom den grundläggande utbildningen
•    Wilma-användarnamn samt uppgifter om den senaste inloggningen

Pro Consona
Uppgifter i informationssystemet:
•    Beslut av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller domstolsbeslut om fastställande av faderskap
•    Underhållsavtal och domstolsbeslut som har ändrats genom underhållsavtal
•    Tidsbokningsuppgifter och anteckningar angående en klient vid utredning av faderskap
•    Klientens person- och kontaktuppgifter vid utredning av faderskap
•    Handlingar som gäller utredningen av faderskap
•    Tidsbokningsuppgifter och anteckningar angående en klient när det gäller underhåll för barn
•    Person- och kontaktuppgifter för en klient när det gäller underhåll för barn
•    Beslut om barnets underhåll och tillhörande uträkningar
•    Tidsbokningsuppgifter och anteckningar angående en klient när det gäller barnets vårdnads- och umgängesrätt
•    Person- och kontaktuppgifter för en klient när det gäller barnets vårdnads- och umgängesrätt
•    Beslut om att avbryta en faderskapsutredning
•    Beslut om fastställande av avtal om barnets vårdnad och umgängesrätt
•    Avtal om vårdnad om barn och umgängesrätt
•    Domstolsbeslut om fastställande av underhållsbidrag för barn
•    Domstolsbeslut om vårdnad om barn och umgängesrätt som ändras genom avtal

ProEconomica
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om klienters månatliga avgiftsbelopp för krediter inom den sociala kreditgivningen
•    Klienters betalningar för krediter inom den sociala kreditgivningen
•    Kontouppgifter för klienter inom den sociala kreditgivningen
•    Kontaktuppgifter till klienter inom den sociala kreditgivningen

ProELaskutus
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om klienters månatliga avgiftsbelopp för krediter inom den sociala kreditgivningen
•    Kontouppgifter för klienter inom den sociala kreditgivningen
•    Kontaktuppgifter till klienter inom den sociala kreditgivningen

ProvetNet
Uppgifter i informationssystemet:
• Uppgifter om smådjur och deras ägare

Rondo
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om stadens försäljningsfakturor
•    Uppgifter om stadens inköpsfakturor
•    Basuppgifter om användarna av det elektroniska registret för inköps- och försäljningsfakturor
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

S365TE Utbetalningar
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder
• Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

SAP ERP
Uppgifter i informationssystemet:
•    Reskontra för anläggningstillgångar
•    Försäljningsreskontra
•    Inköpsreskontra
•    Huvudbokföring

SAP ERP / bokföring och anläggningstillgångar
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

SDL Trados Group Share
Uppgifter i informationssystemet:
• Översatta texter/översättningsminne

Siiri
Uppgifter i informationssystemet:
• Uppgifter om flyttning av fordon

Studenta
Uppgifter i informationssystemet:
•    Personuppgifter om studerande vid yrkesinstitut
•    Namn på närmaste anhöriga/vårdnadshavare till studerande vid yrkesinstitut och kontaktuppgifter
•    Uppgifter relaterade till anordnandet av undervisningen för studerande vid yrkesinstitut

Tarkastaja (Inspektör)
Uppgifter i informationssystemet:
• Inspektörernas personuppgifter
• Inspektionsuppgifter

Tutka
Uppgifter i informationssystemet:
• Anmälningar om nära ögat-situationer, hot- och våldssituationer

Typpi
Uppgifter i informationssystemet:

• Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder

URA-VDI och URA
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens organisationskunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens tjänster
•    Arbetskraftsservicens mål- och uppföljningsuppgifter
•     Arbetskraftsservicens uppgifter om matchningen av arbete och arbetstagare

Varaamo
Uppgifter i informationssystemet:
• Bokningar av utrustning vid biblioteken
• Bokningar av lokaler vid biblioteken

Vati - (Beställningssystem)
Uppgifter i informationssystemet:
•    Uppgifter om inköpsorderfakturornas summor
•    Rättigheter att beställa och godkänna varor inklusive uppgifter om kostnadsställe
•    Leverantörernas avtal
•    Leverantörernas produktkataloger
•    Inköpsorder för varor

Allmänt bidragssystem (YA)
Uppgifter i informationssystemet:

•    Uppgifter om arbetskraftsservicens privatkunder
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens organisationskunder
•    Arbetskraftsservicens mål- och uppföljningsuppgifter
•    Uppgifter om arbetskraftsservicens stödfunktioner

Söktermer

Öppen tillgång till informationsmaterial via ett tekniskt gränssnitt

Om det i samband med systemet inte uttryckligen nämns är informationsmaterialet inte öppet tillgängligt via ett tekniskt gränssnitt.

Begäranden om uppgifter

Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Begäranden om uppgifter som gäller Vanda stads handlingar riktas till Vanda stads registratur. Vid behov är det möjligt att få information om stadens olika myndigheter vid stadens registratur.

Begäran om uppgifter som gäller en offentlig handling

Det är bra att individualisera och precisera begäran om uppgifter så exakt som möjligt för att det ska bli lättare att hitta handlingen. Begäran om uppgifter ska individualiseras och preciseras på ett sådant sätt att det framgår vilken eller vilka handlingar den avser. Det är till exempel viktigt att alltid ange handlingens datum eller rubrik om man känner till dem. Om begäran om uppgifter gäller en offentlig handling, behöver begäran inte motiveras och den som begär uppgifterna behöver inte ange vad de ska användas till. En begäran om uppgifter som gäller en offentlig handling kan formuleras fritt i skriftlig form till exempel per e-post eller framföras per telefon.

Begäran om uppgifter som gäller en sekretessbelagd handling

Vid en begäran om uppgifter ur en sekretessbelagd handling eller handlingar, ur vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska den som begär handlingen meddela användningssyftet för uppgifterna och kunna styrka sin identitet. Staden kan också begära andra tilläggsuppgifter av den som begär handlingen om det är nödvändigt för att utreda förutsättningarna för utlämnandet av uppgifterna. En begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagda handlingar ska göras skriftligen och vara försedd med en egenhändig underskrift.

Det rekommenderas att begäranden om uppgifter som gäller sekretessbelagda handlingar lämnas in personligen till Vandainfo, varvid identiteten hos den som begärt uppgifterna samtidigt kan fastställas. Om begäran om uppgifter skickas per post eller per e-post kommer identiteten hos den som begär uppgifterna att fastställas på något annat sätt.

Myndighet som beslutar om att en handling lämnas ut

Enligt 14§ i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ska beslut om att en myndighetshandling lämnas ut fattas av den myndighet som innehar handlingen.

Enligt 11 kap. 13 § i Vanda stads förvaltningsstadga har stadsstyrelsen, nämnderna och direktionerna, i enlighet med den beslutanderätt om utlämnande av handlingar som avses i 14 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, rätt att delegera beslutanderätten till tjänsteinnehavare underställda dem.

Stadsstyrelsen har 24.8.2020 beslutat att förvaltningsdirektören beslutar om utlämnande av stadsfullmäktiges och stadsstyrelsens handlingar och att serviceområdesdirektörerna inom verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning beslutar om utlämnande av handlingar för det egna serviceområdets del.

Avgifter som tas ut för utlämnande av handlingar

Stadsstyrelsen har 26.3.2015 beslutat om avgifter som tas ut för utlämnande av handlingar.

Som en vanlig begäran om handling betraktas en begäran där handlingen är helt och hållet offentlig eller där det är lätt att avlägsna sekretessbelagda delar av handlingen. Handlingen ska kunna identifieras och hittas i stadens dokumentsystem med hjälp av den klassificering av handlingar och den identifieringskod som används för handlingen eller i ett elektroniskt register med hjälp av dess sökfunktioner.

Som en begäran om handling som kräver särskilda åtgärder betraktas en begäran där handlingen inte kan sökas med de ovan beskrivna vanliga metoderna. Begäran betraktas också som särskild om granskningen eller avlägsnandet av sekretessbelagda uppgifter kräver mer arbete än vanligt, eller om begäran om handling är exceptionellt omfattande. Särskilda åtgärder krävs också i situationer där det finns ett behov av särskilda egenskaper i fråga om sökning, sortering, sammanställning och utskrift inom automatisk databehandling.

Uppgifter som lämnas ut muntligt, per e-post eller för läsning vid stadens verksamhetsställe:

· Vanliga begäranden om handlingar lämnas ut kostnadsfritt.

· Begäranden om handling som kräver särskilda åtgärder: För att ta fram uppgifter eller för att granska eller avlägsna sekretessbelagda delar tas det ut 50 € för varje påbörjad timme.

Kopior och utskrifter:

· Pris på kopia: 1 €/A4-sida och 2 €/A3-sida, minimidebitering 10 €/faktureringsgång

· Vid begäranden om handling som kräver särskilda åtgärder debiteras, utöver de priser som anges ovan, en avgift på 50 € för varje påbörjad timme för att ta fram uppgifter eller för att granska eller avlägsna sekretessbelagda delar.

På avgifterna tillkommer gällande mervärdesskatt. En avgift tas ut för arbetet, även om handlingen inte hittas vid sökningen.

Anvisningar för begäranden om uppgifter

1 Användning av tjänsten och syftet med tjänsten

Den som begär uppgifter (nedan Användaren) kan med ett dokument göra en begäran om uppgifter enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Användaren kan också som vårdnadshavare eller intressebevakare begära handlingar som gäller en person som han eller hon är vårdnadshavare eller intressebevakare för.

På blanketten anges användarens namn, personbeteckning, adress, telefonnummer och e-postadress samt användningsändamålet för sekretessbelagda handlingar. Om en vårdnadshavare eller intressebevakare begär handlingar om en person som han eller hon är vårdnadshavare eller intressebevakare för, uppges för deras del namn och personbeteckning och användningsändamålet.

Intressebevakaren ska till blanketten för begäran om uppgifter bifoga ett beslut om fastställande av intressebevakningsfullmakten eller ett intressebevakningsförordnande. Dokumentet i fråga kan skickas som bilaga till blanketten.

Syftet med tjänsten är att erbjuda möjlighet att med hjälp av digitala tjänster eller andra elektroniska dataöverföringsmetoder sända uppgifter som hänför sig till en persons behov att uträtta ärenden, i enlighet med det som avses i 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).

2 Behandling av personuppgifter

Användaren får information om behandlingen av personuppgifter och om utövandet av den registrerades rättigheterur informationshandlingen: Behandlingen av personuppgifter vid begäran om information inom verksamhetsområdet för fostran och lärande.

3 Anvisningar för användning

3.1 Användaren ansvarar för att de uppgifter som han eller hon angett på blanketten är korrekta. Användaren förbinder sig också att meddela om ändringar i sina uppgifter.

3.2 Användaren förbinder sig att uträtta ärenden sakligt och i enlighet med god sed när han eller hon använder systemet.

3.3 Användaren sköter ärenden i tjänsten som en identifierad användare. Identifieringen baserar sig på 1 mom. i 6 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Vanda stad förutsätter stark autentisering av personen som tar kontakt när det gäller begäran om sekretessbelagda handlingar, eftersom en förutsättning för behandlingen av en begäran om uppgifter då är att Användarens identitet kan fastställas.

3.3 Tjänsten utnyttjar Suomi.fi-tjänster som produceras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) i enlighet med 5 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). Dataskyddsbeskrivningarna som gäller MDB:s Suomi.fi-tjänster finns på Suomi.fi:s webbsidor.

3.5 Vanda stad har rätt att tillfälligt ta tjänsten eller en del av den ur bruk på grund av service och underhåll, installationer, ändringar, allmän ordning och säkerhet, överbelastning av systemet och/eller andra motsvarande orsaker. Vanda stads mål är att informera personen som tagit kontakt om eventuella ändringar eller avbrott i tjänsten som är väsentliga för honom eller henne i anslutning till tjänsten eller på något annat sätt. Vanda stad har också rätt att göra ändringar i tjänsten.

En begäran om uppgifter enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet kan också göras till exempel per post, e-post, per telefon eller genom att personligen besöka Vandainfo i Dickursby, Myrbacka eller Korso. Kontrollera Vandainfos adresser och öppettider genom att ringa (09) 83911 (växel) eller på Vandainfos webbsidor. I fråga om sekretessbelagda handlingar kontrolleras identiteten på den som begär uppgifter då begäran om uppgifter tas emot. I dessa fall ska du ta med ett fotoförsett identitetsbevis, till exempel pass, körkort eller ett identitetskort med foto. Den som begär sekretessbelagda handlingar ska också ange till vilket ändamål uppgifterna kommer att användas.

Du kan också skicka begäran om uppgifter per post till adressen: Registraturen, PB 1100, 01030. Om du skickar en begäran per post som gäller sekretessbelagda handlingar, kontrolleras din identitet på ett tillförlitligt sätt.

3.6 Vanda stad samlar in logginformation från tjänsten i enlighet med 17 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) med syfte att följa upp användningen och lämna ut information från informationssystemet samt utreda tekniska systemfel.

3.7 För att kunna följa upp användningen av innehållet i tjänsten kan så kallade kakor överföras till den kontakttagande personens dator. Kakor används för att samla in information om hur tjänsten används. Denna information används för att vidareutveckla tjänsten. Informationen som kakorna samlar in identifierar inte enskilda personer.

Blanketter för begäran om uppgifter

Informationsförfrågan för utbildningssektorn

Begäran om rättelse av personuppgifter verksamhetsområdet för fostran och lärande (531301r)(pdf, 144.05 KB)

Med denna pdf-blankett kan du göra en informationsbegäran om dokument från utbildnings- och lärandeområdet. För begäran om kontroll av personuppgifter finns en separat blankett. Observera olika lagringstider för dokument: förskole- och förskoleundervisningsdokument 10 år från avslutningen av förskoleundervisningen / elevvårdsberättelser obligatorisk utbildning + 10 år / individuell plan för undervisningsarrangemang (HOJKS) obligatorisk utbildning + 10 år.

Kontaktuppgifter för att lämna en begäran om uppgifter

Begärande av data Dataskydd och behandling av personuppgifter Blanketter