Behandlingen av personuppgifter vid begäran om information inom verksamhetsområdet för fostran och lärande

1. För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Personuppgifterna behandlas för behandling av begäranden om information. 

De uppgifter som lämnas på blanketten för begäran om information används endast för behandlingen av begäran om information. Vanda stad använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål. 

2. Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Behandlingen av personuppgifter som är nödvändiga för att behandla begäran om information grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse. 

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c                                            Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 26 §

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

3. Vilka personuppgifter samlas in med blanketten för begäran om information och av vem fås uppgifterna?

För behandling av begäranden om information som gäller andra än offentliga handlingar krävs namn, adress, telefonnummer, e-postadress och personbeteckning. Om det är fråga om en person som står under vårdnad eller en person under intressebevakning, behövs deras namn och personbeteckning samt de personuppgifter som ingår i en eventuell fullmakt.

Om användaren vill skapa sig en användarprofil i systemet är den information som används för att skapa profilen: namn, adress, e-post, telefonnummer, kontonummer. Inget av fälten är obligatoriskt. 

Uppgifterna fås i blanketten för begäran om information där den som begärt information har fyllt i uppgifterna. 

4. Är det nödvändigt att lämna sina personuppgifter?

För att kunna organisera behandlingen av begäranden om information som gäller andra än offentliga handlingar är det nödvändigt att samla in och behandla personuppgifterna för att säkerställa att den som begär om information har rätt till de begärda handlingarna. 

5. Lämnas personuppgifterna ut?

Uppgifterna överlämnas inte vidare till någon annan. 

6. På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Detta kontrolleras bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

7. Överförs personuppgifter till länder utanför EU- eller EES-området?

När den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Uppgifterna i blanketterna för begäran om information överförs inte till länder utanför EU- eller EES-området. 

8. Vad gör staden i fall av en personuppgiftsincident?

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

9. Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna. Blanketterna för begäran om information bevaras i tio år. 

10. Används uppgifterna för profilering eller automatiserat beslutsfattande?

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

11. Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att 

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens sidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

12. Kostar det att utöva rättigheterna?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

13. Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, den dataskyddsansvariga i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi 
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

14. Var kan jag be om närmare information och vem är personuppgiftsansvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Nämnden för fostran och lärande inom Vanda stad fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Akseli Holm, jurist 

fornamn.efternamn(at)vantaa.fi 

tfn. 050 3146 295

Registeransvarig       

Nämnden för fostran och lärande                                                                                                    
Vanda stad
FO-nummer 0124610-9A 
Stationsvägen 7, 01300 Vanda                                             

Dataskyddsansvarig  

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2. vån, 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo[at]vantaa.fi

Du hittar Vanda stads samtliga informationshandlingar på sidan Behandlingen av personuppgifter i Vanda stad