Henkilötietojen käsittely kasvatuksen ja oppimisen toimialan tietopyynnöissä

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään tietopyyntöjen käsittelemiseksi. 

Tietopyyntölomakkeella ilmoitettuja tietoja käytetään vain tietopyynnön käsittelemiseksi. Vantaan kaupunki ei koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tietopyyntöjen käsittelemisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. 

Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta 
Tiedonhallintalaki (906/2019)  26 §

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999)

3. Mitä henkilötietoja tietopyyntölomakkeella kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Muihin kun julkisiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen käsittelemiseksi tarvitaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Jos kyseessä huollettavasta tai edunvalvonnassa olevasta henkilöstä, tarvitaan heidän nimensä ja henkilötunnuksensa sekä mahdollisen valtakirjan sisältämät henkilötiedot.

Mikäli käyttäjä haluaa luoda itselleen käyttäjäprofiilin järjestelmään, profiilin luomisessa käytettävät tiedot ovat: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tilinumero. Mikään kentistä ei ole pakollinen. 

Tiedot saadaan tietopyyntölomakkeelta, jonne tietopyynnön tekijä on täyttänyt tiedot. 

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Muihin kuin julkisiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen käsittelyn järjestämisen kannalta on välttämätöntä kerätä ja käsitellä henkilötietoja, jotta voidaan varmistua tietopyynnön esittäjän oikeudesta pyydettyihin asiakirjoihin. 

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta eteenpäin. 

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Tietopyyntölomakkeiden sisältämiä tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Tietopyyntölomakkeita säilytetään 10 vuotta. 

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Akseli Holm, lakimies 

etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi 

puh. 050 3146 295

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä  

Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta                                                                                                      
Vantaan kaupunki                                                                                                                           
Y-tunnus 0124610-9A
Asematie 7, 01300 Vantaa                                             

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo       
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.