Behandlingen av personuppgifter vid Vanda stads tjänster som främjar integrationen av invandrare (Service för internationella kunder)

Uppgifter om invandrare och integrationskunder får behandlas med stöd av 72 § 1 mom. i integrationslagen (681/2023):

1. för ordnande och produktion av de tjänster och uppgifter som avses i integrationslagen,
2. för tillsyn, utveckling, uppföljning, utvärdering, prognostisering och styrning av de uppgifter som avses i 1 punkten, och
3. för statistikföring och kompetensledning av de uppgifter som avses i 1 punkten.

Om du också har anmält dig som arbetssökande, föreskrivs det separat om kunduppgifternas användningsändamål och om de uppgifter som behandlas inom den offentliga arbetskraftsservicen i 13 kap. i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023). Mer information om dessa användningsändamål och uppgifter får du i Vanda stads arbetskraftsmyndighets informationshandling.

Vi använder aldrig personuppgifterna för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Fullgörandet av en lagstadgad skyldighet som ålagts kommunen. I integrationslagen (681/2023) åläggs kommunerna en skyldighet att ordna integrationsfrämjande tjänster och det föreskrivs om behandlingen av invandrares och integrationskunders personuppgifter.

Rättsliga grunder för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 c 
Dataskyddslagen (2018/1050) 6 §

Följande uppgifter om enskilda kunder får samlas in och behandlas enligt 73 § i integrationslagen (681/2023):

1. personbeteckning,
2. namn och kontaktuppgifter,
3. uppgifter som gäller ansökan och beslut om uppehållstillstånd,
4. uppgifter som gäller kontaktspråk, behov av att ordna tolk samt andra uppgifter som gäller uträttande av ärenden,
5. uppgifter om utbildning, arbetshistorik och yrkeskompetens samt övriga uppgifter som utreds som grund för bedömningen av kompetens och behovet av integrationstjänster,
6. information om bedömningen av kompetens och behovet av integrationstjänster, serviceinnehållet i och varaktigheten av integrationsplanen samt information om genomförandet av planerna,
7. uppgifter om integrationsfrämjande tjänster och sluttestning av språkkunskaper samt fortsatt vägledning till andra tjänster,
8. sådana uppgifter och bedömningar som gäller hälsotillståndet samt arbets- och funktionsförmågan som har inverkan på personens integration och som är nödvändiga för att tillhandahålla tjänster för honom eller henne,
9. information om anvisande till en kommun enligt 43 § i integrationslagen, och
10. information om de ersättningar som avses i 8 kap. i integrationslagen.

Vi får in uppgifter i personregistret av dig själv i olika servicesituationer; bland annat när du uträttar ärenden via e-tjänsten, när du uträttar ärenden på plats på vårt serviceställe eller när du pratar med våra anställda per telefon.

Dessutom har vi med stöd av bestämmelserna om rätt att få uppgifter i integrationslagen (681/2023) rätt att få uppgifter om dig av andra myndigheter och serviceproducenter.

Ja, det är nödvändigt att lämna sina personuppgifter. Tjänster som avses i integrationslagen (681/2023) kan inte ordnas för dig utan dina personuppgifter. Kommunen har med stöd av integrationslagen rätt att samla in och behandla personuppgifter om invandrare och integrationskunder.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

I 82–94 § i integrationslagen (681/2023) föreskrivs det om utlämnande av uppgifter. Den som begärt att få uppgifter kan också ha rätt att få sådana enligt någon annan lag än integrationslagen.

En offentlig eller privat läroanstalt eller annan serviceproducent, som tillhandahåller integrationsfrämjande tjänster som avses i 2 kap. i integrationslagen och till vilken integrationskunden hänvisas i enlighet med integrationsplanen, har med stöd av 94 § i integrationslagen rätt att avgiftsfritt och trots sekretessbestämmelserna få följande uppgifter av kommunen och de tidigare serviceproducenterna om enskilda kunder för att utföra de uppgifter som avses i 2 kap. i integrationslagen:

1. namn,
2. födelsedatum och -plats,
3. personbeteckning,
4. modersmål,
5. kontaktspråk,
6. medborgarskap eller avsaknad av medborgarskap och nationalitet,
7. hem- och bostadsort,
8. kontaktuppgifter,
9. tjänstemannens namn,
10. datum för utarbetande av integrationsplanen och dess giltighet,
11. antecknad utbildningsrekommendation och övrig kartläggning i anknytning till utbildning som framkommit vid bedömningen av kompetens och behovet av integrationstjänster,
12. resultatet från testningen av utgångsnivån på språkkunskaperna,
13. tidigare avlagd utbildning eller examen,
14. tidigare yrke eller arbetserfarenhet,
15. kundens målyrke,
16. en studieplan över eventuell tidigare integrationsfrämjande utbildning eller studier samt en bedömning av dess genomförande,
17. åtgärder och mål för fortsättningen som avtalats i eventuell tidigare integrationsfrämjande utbildning eller studier, och
18. annan än i 1–17 punkten avsedd övrig nödvändig information med avseende på undervisningen eller deltagandet i tjänsten.

Om man inte har kommit överens om tjänsten i integrationsplanen, begärs ditt samtycke för att utlämna dina uppgifter till serviceproducenten. Ditt samtycke begärs alltid vid behov. Att ge ditt samtycke är frivilligt för dig och du kan alltid återkalla ett samtycke som du tidigare gett.  

Riksarkivet har med stöd av arkivlagen (831/1994) kunnat bestämma att en del av kunduppgifterna ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från kunduppgiftssystemet.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgifts-systemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Uppgifter som finns i Vanda stads Microsoft M365-tjänster kan behandlas utanför EU- eller EES-området, även om de i regel är belägna i EU-området. Överföringen grundar sig på det beslut som Europeiska kommissionen godkände den 10 juli 2023 om en tillräcklig dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna. Överföringen följer i det sammanhanget EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

UF-centret raderar alla uppgifter om kunden ur den nationella informationsresursen när fyra (4) år har förflutit från den dag då kundrelationen eller avtalsförhållandet upphörde. En uppgift behöver dock inte raderas om den behövs för skötseln av en uppgift som baserar sig på bestämmelser eller ett ärende som fortfarande är anhängigt (77 § i integrationslagen).

Riksarkivet har med stöd av arkivlagen (831/1994) kunnat bestämma att en del av 
kunduppgifterna ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från kunduppgiftssystemet. UF-centret ansvarar för att handlingarna i systemet som avses i integrationslagen och de handlingar som lämnats in via tjänsten Mina e-tjänster raderas.

Vanda stad är en självständig arkivbildare till den del det inte är fråga om handlingar som ingår i de riksomfattande systemen för integration eller som lämnats in via dem. Staden ansvarar för arkiveringen av handlingar som inkommit och uppkommit i samband med stadens uppgifter i enlighet med arkivlagen. Behandlingen och arkiveringen av de handlingar som inkommit till staden och uppkommit i staden sker enligt informationsstyrningsplanen.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (DSF) rätt att:

• granska vilka uppgifter om dig som behandlas (DSF, artikel 15)
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter (DSF, artikel 16)
• kräva att dina uppgifter raderas (den s.k. ”rätten att bli bortglömd”, DSF, artikel 17)
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas (DSF, artikel 18)
• göra invändningar mot behandlingen av dina uppgifter (DSF, artikel 21)
• få ut dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst återkalla ditt samtycke om behandlingen grundar sig på samtycke ((DSF, artikel 20 samt DSF, artikel 3 punkt 3).

I integrationslagen (681/2023) föreskrivs det om begränsningar i de registrerades rättigheter. Den registrerade har inte rätt att begränsa behandlingen av sina uppgifter i enlighet med artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (73 § 3 mom. i integrationslagen).

När det gäller rätten att få uppgifter raderade (DSF 17) bör det beaktas att förvaringen av personuppgifter är lagenlig och att uppgifterna inte behöver raderas när förvaringen sker för att fullgöra en rättslig förpliktelse (ordnande av lagstadgade integrationstjänster), för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Om du återkallar ett samtycke som du tidigare gett till att utlämna/utbyta uppgifter påverkar återkallandet av samtycket inte lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas (DSF, artikel 7 punkt 3).

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Personuppgiftsansvarig är direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen i Vanda stad Vanda stad ansvarar för den personuppgiftsansvariges uppgifter när det gäller kunderna, på det sätt som föreskrivs om kommunens ansvar i integrationslagen (681/2023) (78 § i integrationslagen).

Gemensamt personuppgiftsansvariga. UF-centret samt kommunerna är gemensamt personuppgiftsansvariga för det riksomfattande informationslager som avses i 74 § i integrationslagen. UF-centret ansvarar som personuppgiftsansvarig för de skyldigheter för personuppgiftsansvariga som anges i lagen (78 § i integrationslagen).

Nedan hittar du kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad samt till UF-centret som är gemensamt personuppgiftsansvarig:

Personuppgiftsansvarig (Vanda stads integrationsmyndighet)    
Vanda stad                     
Direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen                
FO-nummer 0124610-9             
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi

Gemensamt personuppgiftsansvarig UF-centret
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

De som behandlar personuppgifter
Vanda stad kan lägga ut behandlingen av dina personuppgifter till en utomstående
systemleverantör eller tjänsteleverantör genom ett separat uppdragsavtal.
Behandlingen av personuppgifter sker då på stadens vägnar och för stadens räkning och för att uppnå det syfte som staden har fastställt. Staden fortsätter vara personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Staden och tjänsteleverantören ansvarar tillsammans för att behandlingen av dina personuppgifter sker på ett korrekt sätt.

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av den kontaktperson som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.