Behandlingen av personuppgifter vid genomförandet av delaktighetsenkäten 2025

Namn- och adressuppgifter samt modersmål behandlas för postning av enkäter och påminnelsebrev. Dessutom skickas ett tackbrev och en filmbiljett till dem som besvarat enkäten.

Svaren i enkäten används för att utveckla möjligheterna att delta och påverka enligt 22 § i kommunallagen.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.
 

Personuppgiftsansvarig vid enkätundersökningen om delaktighet är Vanda stad som ansvarar för behandlingen, analysen och förvaringen av enkätmaterialet. Enkätundersökningen genomförs och materialet tas emot av Tutkimustie Oy som Vanda stad har beställt undersökningen av.

För anskaffningen och behandlingen av namn- och adressuppgifter i pappersenkäterna svarar Tutkimustie Oy:s underleverantörer Dun & Bradstreet Finland Oy samt Postituspalvelu Navakka Ky. 

Behandlingen av personuppgifter som är nödvändiga för att genomföra delaktighetsenkäten grundar sig på fullgörandet av en rättslig förpliktelse. Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige se till att kommuninvånarnas och serviceanvändarnas möjligheter och metoder att delta och påverka är mångsidiga, och delaktighetsenkäten är en del av detta.

Rättsliga grunder för behandlingen:
Lagstadgad uppgift. Enligt 22 § i kommunallagen har kommuninvånarna och de som utnyttjar kommunens tjänster rätt att delta i och påverka kommunens verksamhet. Enligt DSF:s punkt 2 artikel 6, punkt 1 c) är behandlingen nödvändig för att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse. Behandlingen av personuppgifter som samlas in för deltagandet i utlottningen grundar sig dessutom på samtycke
 

För postningen av enkätblanketterna samlar man in för- och efternamn, adressuppgifter samt modersmål av 2000 myndiga Vandabor genom slumpmässigt urval ur databasen hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. För insamlingen av uppgifterna svarar Dun & Bradstreet Finland Oy, som sänder uppgifterna till Postituspalvelu Navakka Oy för postning av enkäten, påminnelsebrevet och tackbrevet.

Andra personuppgifter som samlas in i enkäten är
– ålder
– kön
– familjeform 
– födelseland
– modersmål
– bostadsområde på storområdesnivå
– hur länge svarspersonen har bott i Vanda
– bostadens besittningsform
– utbildningsnivå
– ställning på arbetsmarknaden
– erfarenhet av hemhushållets inkomstnivå och
– hur svarspersonen upplever sitt hälsotillstånd.

Deltagaren lämnar dessa uppgifter frivilligt, när hen besvarar enkäten.

Det är inte nödvändigt att besvara Delaktighetsenkäten 2025.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta ett enskilt uppdrag. De som behandlar personuppgifter omfattas av ett sekretessavtal som fortsätter efter att anställningsförhållandet har upphört. Dessutom är personuppgifterna pseudonymiserade, med undantag för postningsfasen, vilket innebär att frågeformulären har kodats med ID-nummer och att enskilda uppgiftslämnare inte kan kopplas till namn- och adressuppgifter utan avkodning. När denna kodade kontaktuppgiftslista raderas (se punkt 10) förhindras identifieringen av uppgiftslämnarna permanent.

Uppgifterna behandlas i molntjänster i Finland och EU. 
Domainkeskus Ab: Hosting- och administratortjänster för webbtjänster (webbtjänsten OmaTutkimustie och Tutkimustie Oy:s e-posttjänster). Serverplatser: EU.

Microsoft Office 365: Förenta staterna.

Vid användningen av Microsofts molntjänster kan data också överföras till Förenta staterna. Europeiska kommissionen har utfärdat ett beslut om adekvat skydd av personuppgifter den 10 juli 2023 (Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2023/1795, det så kallade likvärdighetsbeslutet enligt artikel 45 i dataskyddsförordningen). På grundval av beslutet om adekvat skyddsnivå för dataskydd kan uppgifter överföras från EU- och EES-området till amerikanska företag som deltar i arrangemanget utan någon separat grund för överföring i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen. Microsoft Corporation är ett företag som är certifierat för dataskydd.
 

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Namn- och adressuppgifterna för det urval av 2000 personer som samlats in från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt uppgiften om modersmål raderas ur Dun & Bradstreets system i Januari 2026, efter det att urvalet tagits och ur Navakka Ky:s system 2 månader efter det att uppgifterna tagits emot.

Den anonyma statistiska information som sammanställts ur enkätsvaren förvaras permanent i Vanda stads system.
 

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att 
-    granska vilka uppgifter om dig som behandlas
-    kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
-    kräva att dina uppgifter raderas
-    kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
-    motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
-    få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baseras på samtycke.
Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 15 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 15, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Mari Lehtoruusu, ansvarig delaktighetssakkunnig, verksamhetsområdet för stadskultur och välfärd, gemensamma tjänster
mari.lehtoruusu@vantaa.fi
Tfn: +358 40 1626 934

Vanda stads nämnd för stadskultur och välfärd fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                    
Vanda stad                     
Nämnden för stadskultur och välfärd                
FO-nummer 0124610-9 
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi