Behandling av personuppgifter i samband med anmälan och biljettbokning till verksamheten Vandas kulturbarn

Vårdnadshavaren anmäler sitt barn till verksamheten Vandas kulturbarn genom att fylla i och skicka in en Webropol-blankett.  Vårdnadshavaren får nyhetsbrev per e‑post med information om verksamheten och kostnadsfria kulturevenemang.

Nyhetsbreven som skickas via systemet Liana Mailer upphör och uppgifterna raderas ur systemet när barnets deltagande i programmet Vandas kulturbarn upphör i augusti det år barnet fyller 7 år. 
Prenumerationen på nyhetsbrevet kan när som helst avbrytas via länken i nyhetsbrevet.

Biljetter till evenemang inom Vandas kulturbarn bokas via Vandas evenemangskalender och Vandas webbutik. Informationshandlingen för webbutiken finns här:
https://verkkokauppa.vantaa.fi/tietosuojaseloste/

Informationshandlingen för Webropol finns här:
https://www.vantaa.fi/sv/behandling-av-personuppgifter-i-enkattjansten-webropol  

Informationshandlingen för Liana Mailers nyhetsbrevstjänst finns här: https://www.vantaa.fi/sv/staden-och-beslutsfattandet/beskrivningar-ratter-och-dataskydd/behandling-av-personuppgifter/behandling-av-personuppgifter-i-vanda-stads-nyhetsbrevstjanst

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål utan särskilt samtycke. 
 

Behandling av personuppgifter grundar sig på en lagstadgad skyldighet (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen). Enligt 7 § i kommunallagen sköter kommunen de uppgifter den har åtagit sig med stöd av självstyrelsen och organiserar de uppgifter som särskilt föreskrivs för den i lag. Ungdomsarbete och ungdomspolitik ingår i kommunens uppgifter enligt 8 § i ungdomslagen. Kommunen ska ordna kulturverksamhet enligt 3 § i lagen om kommunernas kulturverksamhet.  Behandlingen grundar sig även på kundens samtycke till behandling av personuppgifter (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen). Samtycke inhämtas via den elektroniska anmälningsblanketten. Det är frivilligt att delta i tjänsterna.

Personuppgifterna samlas in från den registrerade och, för barnets del, från barnets vårdnadshavare.

Personuppgifter som samlas in
Webropol
-    vårdnadshavarens för- och efternamn
-    vårdnadshavarens e-postadress
-    annan e-postadress 
-    barnets förnamn
-    barnets födelseår
-    barnets hemort
-    familjens hemspråk och postnummer (uppgift om hemspråk är inte obligatorisk).  Uppgiften om hemspråk kan användas för att man ska kunna erbjuda riktade tjänster.

Webbutik (se Informationshandlingen för webbutiken)
– endast nödvändiga uppgifter samlas in
 

I blanketterna efterfrågas endast de uppgifter som är nödvändiga för kundkontakt och för att tillhandahålla tjänsten. Antalet insamlade uppgifter och behandlingsåtgärder bedöms vara proportionella i relation till det eftersträvade målet. Det är frivilligt att delta i verksamheten. 

Anmälningsuppgifter överlämnas inte vidare, men uppgifter om biljettbokningar för evenemang inom Vandas kulturbarn överlämnas till arrangörerna av dessa evenemang.  Utlämnandet av uppgifter till arrangörerna är nödvändigt för att möjliggöra tjänsten. Uppgifterna överlämnas på ett tekniskt så säkert sätt som möjligt, och tjänsteleverantörerna har förbundit sig sig att använda dem endast för det ändamål för vilket de har lämnats ut.

Inget annat regelmässigt utlämnande av uppgifter. Uppgifter får utlämnas endast med den personens samtycke vars uppgifter det gäller eller om lagen förpliktar till utlämnande av uppgifter. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I klientdatasystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. 
 

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.
 

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten.  

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan.
Förvaringstiderna för handlingar som fastställs i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen,
Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt
Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut
förstörs uppgifterna.

Mer detaljerade förvaringstider
•    Uppgifterna i Webropol‑blanketten raderas ur systemet när barnets deltagande i programmet Vandas kulturbarn upphör i augusti det år barnet fyller 7 år. I regel förvaras personuppgifter under hela den tid barnet deltar i programmet Vandas kulturbarn. På begäran kan uppgifterna dock raderas när som helst.
•    Uppgifter i nyhetsbrevstjänsten Liana Mailer raderas på begäran så snart som möjligt, dock senast inom en vecka från det att begäran mottagits.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.  

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att 
-    granska vilka uppgifter om dig som behandlas
-    kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
-    kräva att dina uppgifter raderas
-    kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
-    motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
-    få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baserar sig på samtycke.

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och vid Vandainfo. Om du vill få närmare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta den kontaktperson som nämns under punkt 15. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall, efter att din identitet har verifierats.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen.  Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 15, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå/www.tietosuoja.fi

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Verksamhetsområdet för stadskultur och välfärd/Gemensamma tjänster
tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Vanda stads nämnd för stadskultur och välfärd fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Registeransvarig                    
Vanda stad                     
Nämnden för stadskultur och välfärd            
FO-nummer 0124610-9             
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsansvarig
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi