Inspelning av kundsamtal inom Vanda stads sysselsättningsservice och servicen för internationella kunder

Personuppgifterna behandlas för att kunna verifiera kundservicetillfället, främja rättsskyddet, främja säkerheten vid kundservicetillfället, säkerställa kvaliteten på kundservicen och utveckla tjänsterna.  

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 e). Behandlingen behövs och är proportionell i en myndighets verksamhet för utförande av en uppgift av allmänt intresse (Dataskyddslag 4 § 1 mom. 2 punkten).

Inspelningen av samtal anknyter till skötseln av arbetskraftsmyndighetens och integrationsmyndighetens lagstadgade uppgifter såsom att per telefon ge sådan information och rådgivning som avses i 50 § i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023).

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 e 
Dataskyddslag (2018/1050) 4 § 1 mom. 2 punkten.

Vi spelar in inkommande samtal till ovan nämnda kundservicenummer och återuppringda samtal. En persons röst som är inspelad är en personuppgift om personen kan kännas igen utifrån den. Samtalsinspelningen lagrar det förda samtalet som kan innehålla olika personuppgifter. Dessutom lagras uppringarens telefonnummer, datumet och klockslaget för samtalet och samtalets längd. Genom stark Suomi.fi-autentisering får vi, om sådan används, namnet och personbeteckningen på den person som har kontaktat oss.

Att lämna sina personuppgifter är nödvändigt och proportionellt i en myndighets verksamhet för utförande av en uppgift av allmänt intresse, i enlighet med vad som anges i 4 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. 

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Personuppgifterna överförs inte från samtalsinspelningssystemet till länder utanför EU eller EES-området.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i informationsstyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Lagringstider:
- Samtalsinspelningar: sex (6) månader (180 dygn). Inspelningarna försvinner automatiskt från systemet efter sex månader. En samtalsinspelning kan undantagsvis lagras längre om utredningen av ärendet och rättsskyddet kräver det.  När utredningen och rättsskyddsintresset har upphört förstörs inspelningen utan dröjsmål.    

- uppgifter om samtalen: 2 år (732 dygn).

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att 

• granska vilka uppgifter om dig som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi behandlar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Personuppgiftsansvarig är direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen. Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariges kontaktperson och dataskyddsombudet i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig

Vanda stad                     
Direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen                
FO-nummer 0124610-9          
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

tietosuoja-tyko@vantaa.fi

tfn 040 357 8120 / Ärenden relaterade till inspelning av samtal i Telias Ace-telefonsystem

Dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi