Behandling av personuppgifter i samband med kameraövervakning i fastigheter som förvaltas av staden

1 För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Registrets användningsändamål:
•    Syftet med ett inspelande kameraövervakningssystem är att skydda fastighetsegendom och lösöre.
•    Tryggande av den personliga säkerheten hos anställda och övriga personer som vistas i lokalerna.
•    Skydd av egendomen.
•    Förebyggande och utredning av brottsfall.
•    Upptagningar får även användas för att kunna påvisa grunden för att ett arbetsavtalsförhållande upphävts, för att utreda och bevisa trakasserier och osakligt bemötande som avses i lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män och i arbetarskyddslagen, i de fall då arbetsgivaren har grundad anledning att misstänka att arbetstagaren gjort sig skyldig till sådant beteende, samt för att utreda olycksfall.

2 Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett tillgodoseende av Vanda stads berättigade intressen, utförande av en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövningen (EU:s dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1 e och f).

3 Vilka personuppgifter samlas in och av vem fås uppgifterna?

Inspelande kameraövervakning omfattar bild- och ljudupptagningar som gjorts i en lokal inklusive inspelningstid och -plats. Registret omfattar bild- och ljudupptagningar där det förekommer personer som vistas i fastighetens område. Informationen kommer från det bild- och ljudmaterial som förmedlats av kameror som ingår i det inspelande övervakningssystemet.

4 Lämnas personuppgifterna ut?

I de fall då man misstänker brott kan uppgifter lämnas ut till polisen om det finns en grund för polisen att få tillgång till uppgifterna. Internt inom staden kan uppgifter lämnas ut i syfte att utreda brotts- och skadeståndsfall.
5 På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

Registeruppgifterna är sekretessbelagda. Upptagningarna från kameraövervakningen kan behandlas endast av personer i vars arbetsuppgifter det ingår. Den personal som behandlar eller ser uppgifterna har sekretess- och tystnadsplikt. Sekretess- och tystnadsplikten fortsätter även gälla efter det att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. Inspelningarna förvaras i låsta utrymmen. Vid varje arbetsenhet har en person utsetts med rätt att titta på upptagningarna. Dessutom får väktare som är anställda vid den väktarfirma som ansvarar för stadens bevakningsverksamhet ta del av upptagningarna. Monitorerna är placerade så att inga utomstående kan se dem.

6 Överförs personuppgifter till länder utanför EU- eller EES-området?

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

7 Vad gör staden i händelse av en personuppgiftsincident

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar Vanda stad omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör nödvändiga anmälningar till den nationella dataombudsmannen och den registrerade.  Vanda stad meddelar dataskyddsombudsmannen om incidenten omgående utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om den, såvida det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för den registrerades rättigheter och friheter.

Om incidenten sannolikt leder till att den registrerades rättigheter och friheter riskeras i hög grad underrättar Vanda stad den registrerade utan onödigt dröjsmål. I sådana fall meddelar staden de registrerade vars uppgifter berörs av datasäkerhetsincidenten om informationsläckan. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från den registrerades sida kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.

8 Hur länge sparas uppgifterna?

Uppgifterna som insamlats sparas i registret endast så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med avseende på de ursprungliga eller i övrigt förenliga ändamål för vilka uppgifterna insamlats. Upptagningarna ska i regel förstöras genast när de inte längre behövs för att nå syftet med övervakningen, dock senast inom ett år. Upptagningar kan bevaras en längre tid om det finns särskilda skäl för det, till exempel en lagstadgad förpliktelse.

Enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet 17 § ska upptagningarna förstöras genast när de inte längre behövs för att nå syftet med kameraövervakningen och senast ett år efter att upptagningen avslutades.

En upptagning får dock enligt lagen sparas efter denna tidsfrist om det är nödvändigt för att slutföra behandlingen av ett ärende som gäller trakasserier eller osakligt bemötande, eller olycksfall i arbetet, eller ett arbetarskyddsärende som blivit aktuellt före utgången av den maximala tidsfristen. En upptagning får också sparas om arbetsgivaren behöver upptagningen för att bevisa riktigheten i att ett arbetsavtalsförhållande upphävts eller om det finns andra särskilda skäl att spara upptagningen.

Upptagningarna sparas på inspelningsenheten i 2–4 veckor, varefter nya upptagningar spelas in på de tidigare upptagningarna. En upptagnings beständighet beror på inspelningsenhetens kapacitet, antalet kameror, upptagningens skärpa, bildfrekvens och rörelse inom kamerans upptagningsområde.

9 Används uppgifterna för profilering eller automatiserat beslutsfattande?

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

10 Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en fysisk person, vars personuppgifter behandlas. Den registrerade har, beroende på behandlingsgrund, rätt att

•    granska vilka uppgifter som behandlas i tillämpningsprogrammet,
•    kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter,
•    kräva att uppgifterna raderas,
•    kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas,
•    motsätta sig behandlingen av uppgifter, och
•    få uppgifterna och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka sitt samtycke om behandlingen baseras på samtycke.

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens sidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 13 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

11 Kostar det att utöva den registrerades rättigheter?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vanda stad kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av dess repetitiva karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar Vanda stad den som framfört begäran innan åtgärden vidtas. Om Vanda stad vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta den som framfört begäran om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra effektiva rättsskyddsmedel. 

12 Hur kan jag överklaga hos tillsynsmyndigheten?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos en tillsynsmyndighet i den medlemsstat i EU där du har din stadigvarande hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att intrånget har begåtts. I Finland är det dataombudsmannen som är tillsynsmyndighet.  Närmare information och anvisningar om hur du kan överklaga får du på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och av telefonrådgivningen:
Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

13 Var kan jag be om närmare information och vem är personuppgiftsansvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktpersoner för registret
•    Jari Mattila, fastighetsservicechef 
Personuppgiftsansvarig är Stadsmiljöns verksamhetsområde i Vanda stad
Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig

Vanda stad

Stadsmiljöns verksamhetsområde 

FO-nummer 0124610-9

Stationsvägen 7, 01300 Vanda
Dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vantaa.fi

tfn 040 071 3358
Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11,

2. vån, 01300 Vanda.

Telefon (växel): 09 839 11

Fax 09 8392 4163

E-post: kirjaamo(at)vantaa.fi