Behandling av personuppgifter inom stadsmiljöns verksamhetsområde i anslutning till besittningen av jordegendom och byggd egendom samt avseende boendeärenden

1. Varför samlas mina uppgifter in?

Vanda stad samlar in personuppgifter för genomförandet av beslut och avtal som gäller besittningen av jordegendom, exempelvis i samband med köp och försäljning av jordegendom, arrenden, markanvändningsavtal, och inlösning av mark. Personuppgifter insamlas också i ärenden som gäller servitut och i anslutning till samregleringsavtal samt för behandling av bostadsärenden som ankommer på kommunen.

Uppgifter insamlas även i bland annat följande situationer:

• om du bor i stadens hyresbostad
• vid upprättande av hyresavtal som avser lokaler och i samband med behandlingen av avtalsfrågor
• i samband med behandling av begäran om gottgörelse av hyra
• för behandling av undantag från kriterierna vid valet av hyresgäster i ARA-objekt
• om du påbörjar en skadeståndsprocess med en nätblankett
• för fakturering.

2. Vilka uppgifter behövs?

I regel behöver vi en persons namn och kontaktinformation. För att kunna identifiera en person måste vi i vissa fall samla in personbeteckningen, till exempel i samband med fakturering och fastigheters överlåtelsehandlingar. För avtal som gäller fastigheter behövs även fastighetsbeteckning. I anslutning till avtal behandlas även underskrifter. Avseende ARA-objekt kan man i samband med undantag från kriterierna för val av hyresgäster även behandla exempelvis uppgifter som anknyter till en hyresgästs hälsotillstånd. Vi ber er beakta att det för ett så snabbt beslut som möjligt i ett ersättningsärende behövs alla de uppgifter som finns angivna på blanketten.

3. Varifrån får staden uppgifter?

Staden får uppgifter om fastigheternas ägare från fastighetsregistersystemet som staden och lantmäteriverket gemensamt administrerar. Befolkningsuppgifter (inklusive hyresgästernas kredituppgifter) får staden från befolkningsdatasystemet. Undantag utgör uppgifter med spärrmarkering som endast kan behandlas av personuppgiftsbiträden med särskild behörighet. Staden kan även få uppgifter av klienten personligen och i de fall som bestäms i lag kan staden begära uppgifter av skatteförvaltningen och Folkpensionsanstalten för fastställande av avgift och kontroll av uppgifter. Uppgifter fås också via företags- och samfundsdatasystemet och fastighetsdatatjänsten, och även andra offentliga eller privata kontaktinformationstjänster kan användas, till exempel Fonecta.

4. Lämnar staden ut mina uppgifter?

Staden kan lämna ut dina uppgifter endast om utlämningen grundar sig på lag, eller om klienten gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter om fastighetsägare är offentliga. Uppgifter med spärrmarkering lämnas aldrig ut. I skadeersättningsärenden är det i vissa fall nödvändigt att lämna ut uppgifter till försäkringsbolaget för att nå ett avgörande i ärendet.

5. Hur länge sparas mina uppgifter?

Staden sparar uppgifter om fastighetsägare varaktigt i enlighet med fastighetsregisterlagen (392/1985). Övriga klientuppgifter förstörs när lagringstiden löper ut.

6. Vem kan behandla personuppgifter?

Personuppgifter behandlas endast av personer som behöver uppgifterna i sin arbets- eller tjänsteutövning. Sekretessbelagda och känsliga uppgifter behandlas inom stadsmiljöns verksamhetsområde endast av sådana personer som behöver uppgifterna i sin arbets- eller tjänsteutövning, till exempel för att avgöra krav på ersättning. Vid ansökan om skadeersättning sparar stadsmiljöns verksamhetsområde endast information om skadetyp och plats för skadan. Spärrmarkerade uppgifter kan endast behandlas av personuppgiftsbiträden med särskild behörighet om uppgifterna behövs för att sköta en lagstadgad uppgift.

7. På vilket sätt är mina uppgifter skyddade?

Apparatur och program som upprätthålls av staden är tekniskt skyddade. Handlingar i pappersform bevaras i enlighet med lagen i separata arkivlokaler.

8. Hur agerar man om mina uppgifter hamnar i fel händer?

Om dina uppgifter trots skyddet hamnar i fel händer vidtar staden omedelbart åtgärder för att rätta till situationen. Staden meddelar dem, vars uppgifter läckt om informationsläckan. Vi underrättar omedelbart den person som drabbats om saken, dock senast inom 72 timmar efter det att saken upptäckts, om informationsläckan kan orsaka väsentlig skada för den registrerades rättigheter. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.

9. Vad kan jag göra om jag misstänker att mina uppgifter har behandlats lagstridigt?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Mer information och anvisningar om hur man gör en överklagan kan fås av kontaktpersonen som nämns i punkt 14, stadens dataskyddsansvarig samt av dataombudsmannens webbplats och telefonrådgivning: 

Dataombudsmannens byrå (www.tietosuoja.fi) 

• Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 00520 Helsingfors 
• Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors 
• E-post: tietosuoja(at)om.fi  
• Telefon (växel): 029 566 6700 
• Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777 

10. Kan jag granska mina uppgifter?

Var och en kan granska sina egna uppgifter och få kopior av uppgifterna avgiftsfritt en gång per år. Uppgifter som gäller ett barn kan granskas av en person som har rätt till tillgång till information om barnet. Begäran om granskning görs i samband med ett personligt besök med en egenhändigt undertecknad eller på ett annat tillförlitligt sätt vidimerad handling vid Vandainfo. Din identitet säkerställs i samband med framställan av begäran om granskning. Rätten att granska uppgifterna kontrolleras innan uppgifterna överlämnas. Om du nekas rätt till granskning, får du ett skriftligt intyg över nekandet, av vilket grunderna till nekandet framgår. Efter detta kan ärendet föras till dataombudsmannen för avgörande.

11. När kan jag kräva rättelse av mina uppgifter?

Du kan be om rättelse av uppgifterna om de är bristfälliga eller felaktiga. Begäran om rättelse av uppgifter är avgiftsfri. En skriftlig begäran om rättelse riktas till registraturen i Vanda stad: Vanda stad, Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad.

12. Kan jag begära att staden raderar mina uppgifter?

Du kan begära att staden raderar onödiga och felaktiga uppgifter. Staden måste dock spara vissa uppgifter baserat på fullgörandet av en rättslig förpliktelse. Sådana uppgifter kan förstöras först efter utgången av den tidsfrist som anges i lag.

13. Kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om uppgifterna inte är korrekta kan ett krav inlämnas om att staden begränsar behandlingen av klientuppgifterna tills det säkerställts att uppgifterna om dig är korrekta.

14. Var kan jag få mer information om behandlingen av personuppgifter?

Mer information om behandlingen av personuppgifterna får du av kontaktpersonerna nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte exempelvis skicka din personbeteckning eller känsliga uppgifter med e-post. 

De allmänna lagar som staden tillämpar i sin verksamhet och som reglerar behandlingen av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s dataskyddsförordning (679/2016), ofta kallad GDPR.

Kontaktinformation: Katariina Nummi, förvaltsningssakkunnig, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, +358 40 571 0688

Registeransvarig:  

• Vanda stad, Stadsmiljöns verksamhetsområde
• FO-nummer 0124610-9             
• Stationsvägen 7, 01300 Vanda       

Dataskyddsansvarig: 

• tietosuojavastaava(at)vantaa.fi 

Registraturen:

• Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad 
• Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda 
• Telefon (växel): 09 839 11 
• Fax 09 8392 4163
• E-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi