Behandling av personuppgifter inom stadsmiljöns verksamhetsområde i anslutning till byggnadstillsyn

1. Varför samlas mina uppgifter in?

Vanda stad samlar in personuppgifter i anslutning till bygglov och ärenden som gäller byggnadstillsyn. Behandlingen av personuppgifter gäller bland annat uppgifter om sökande, uppgifter om personer som är delaktiga i byggandet (till exempel behörighetskrav för planerare) och i samband med växelverkansprocesser, varvid även personuppgifter som gäller byggplatsens grannar sparas.

Uppgifter samlas även in i bland annat följande situationer:

• för fakturering.

2. Vilka uppgifter behövs?

I regel behöver vi en persons namn och kontaktinformation. För att kunna identifiera en person måste vi i vissa fall samla in personbeteckningen eller FO-numret, till exempel i samband med fakturering eller ansökan om tillstånd samt för att identifiera en byggnads ägare samt planerare och arbetsledare. Av planerare och arbetsledare kan uppgifter om behörighet och examensintyg krävas. I vissa fall, som till exempel i samband med återbetalning av byggnadstillsynsavgifter, insamlas även bankkontonummer.

3. Varifrån får staden uppgifter?

Uppgifter fås på basis av den information som anmälaren eller anmälarens företrädare uppgett och de uppgifter som uppkommer vid verksamhetsenheten. Staden får uppgifter om fastigheternas ägare från fastighetsregistersystemet som staden och lantmäteriverket gemensamt administrerar. Uppgifter om en person kan fås av myndigheter och andra instanser antingen med klientens skriftliga samtycke eller med stöd av en uttrycklig bestämmelse i lagen, till exempel av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, utsökningsmyndigheterna, eller genom begäran om handräckning. Uppgifter fås också via företags- och samfundsdatasystemet och fastighetsdatatjänsten, och även andra offentliga eller privata kontaktinformationstjänster kan användas, till exempel Fonecta. Uppgifter med spärrmarkering kan endast behandlas av personuppgiftsbiträden med särskild behörighet.

4. Lämnar staden ut mina uppgifter?

Staden kan lämna ut dina uppgifter endast om utlämningen grundar sig på lag, eller om klienten gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter om fastighetsägare är offentliga. Uppgifter med spärrmarkering lämnas aldrig ut.

5. Hur länge sparas mina uppgifter?

Staden sparar uppgifter om fastighetsägare varaktigt i enlighet med fastighetsregisterlagen (392/1985). Övriga klientuppgifter förstörs när lagringstiden löper ut.

6. Vem kan behandla personuppgifter?

Personuppgifter behandlas endast av personer som behöver uppgifterna i sin arbets- eller tjänsteutövning. Sekretessbelagda och känsliga uppgifter behandlas inom stadsmiljöns verksamhetsområde endast av sådana personer som behöver uppgifterna i sin arbets- eller tjänsteutövning. Spärrmarkerade uppgifter kan endast behandlas av personuppgiftsbiträden med särskild behörighet om uppgifterna behövs för att sköta en lagstadgad uppgift.

7. På vilket sätt är mina uppgifter skyddade?

Apparatur och program som upprätthålls av staden är tekniskt skyddade. Handlingar i pappersform bevaras i enlighet med lagen i separata arkivlokaler.

8. Hur agerar man om mina uppgifter hamnar i fel händer?

Om dina uppgifter trots skyddet hamnar i fel händer vidtar staden omedelbart åtgärder för att rätta till situationen. Staden meddelar dem, vars uppgifter läckt om informationsläckan. Vi underrättar omedelbart den person som drabbats om saken, dock senast inom 72 timmar efter det att saken upptäckts, om informationsläckan kan orsaka väsentlig skada för den registrerades rättigheter. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.

9. Vad kan jag göra om jag misstänker att mina uppgifter har behandlats lagstridigt?

Om du misstänker att man vid behandlingen av dina uppgifter brutit mot dataskyddslagstiftningen kan ärendet föras till dataombudsmannen för behandling. Närmare information och anvisningar ges av dataombudsmannen. Uppdaterad information om dataombudsmannens telefonrådgivning finns på webbsidan: https://tietosuoja.fi/puhelinneuvonta.

10. Kan jag granska mina uppgifter?

Var och en kan granska sina egna uppgifter och få kopior av uppgifterna avgiftsfritt en gång per år. Uppgifter som gäller ett barn kan granskas av en person som har rätt till tillgång till information om barnet. Begäran om granskning görs i samband med ett personligt besök med en egenhändigt undertecknad eller på ett annat tillförlitligt sätt vidimerad handling vid Vandainfo. Din identitet säkerställs i samband med framställan av begäran om granskning. Rätten att granska uppgifterna kontrolleras innan uppgifterna överlämnas. Om du nekas rätt till granskning, får du ett skriftligt intyg över nekandet, av vilket grunderna till nekandet framgår. Efter detta kan ärendet föras till dataombudsmannen för avgörande.

11. När kan jag kräva rättelse av mina uppgifter?

Du kan be om rättelse av uppgifterna om de är bristfälliga eller felaktiga. Begäran om rättelse av uppgifter är avgiftsfri. En skriftlig begäran om rättelse riktas till registraturen i Vanda stad: Vanda stad, Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad.

12. Kan jag begära att staden raderar mina uppgifter?

Du kan begära att staden raderar onödiga och felaktiga uppgifter. Staden måste dock spara vissa uppgifter baserat på fullgörandet av en rättslig förpliktelse Sådana uppgifter kan förstöras först efter utgången av den tidsfrist som anges i lag.

13. Kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om uppgifterna inte är korrekta kan ett krav inlämnas om att staden begränsar behandlingen av klientuppgifterna tills det säkerställts att uppgifterna om dig är korrekta.

14. Var kan jag få mer information om behandlingen av personuppgifter?

Närmare information kan begäras av dataskyddsansvarig i Vanda stad. En närmare beskrivning av behandlingen av uppgifter kan begäras hos Vandainfo.

De allmänna lagar som staden tillämpar i sin verksamhet och som reglerar behandlingen av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s dataskyddsförordning (679/2016), ofta kallad GDPR.