Behandlingen av personuppgifter i samband med motionsförmåner som beviljas via byrån

Personuppgifterna behandlas för att kunna:
•    bedöma kundens rätt till förmån eller rabatt
•    verifiera grunden för beviljandet av förmånen
•    utarbeta och tillhandahålla kunden ett kvitto som används för att lösa in förmånen i simhallens kassa
Uppgifterna används endast för att bedöma och bevilja denna förmån.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på fullgörandet av en lagstadgad skyldighet.

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 c 
Dataskyddslagen (2018/1050) 6 §
Enligt § 1 i kommunallagen främjar kommunen invånarnas välbefinnande. Vid beviljandet av olika förmåner kontrolleras/bedöms kundens rätt till förmånen enligt vad som anges i prislistan.

Följande uppgifter behandlas i samband med behandlingen:
•    namn
•    födelsedatum
•    postadress
•    grunden för beviljandet av förmånen
•    giltighetstiden för beslutet om rehabiliteringsstöd
•    handlingar som kunden skickat per post (t.ex. beslut om rehabiliteringsstöd, läkarintyg)
Uppgifter samlas in endast i den utsträckning som krävs för bedömningen av förmånen.

Det är frivilligt att ansöka om förmånen. Det är nödvändigt att lämna uppgifter för att förmånen ska kunna bedömas. Om uppgifter inte lämnas eller grunderna för förmånen inte kan verifieras, kan förmånen inte beviljas.

Exempel: Rätt till rabatt på grundval av rehabiliteringsstöd kan endast beviljas om kunden har ett giltigt beslut om rehabiliteringsstöd.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet grundar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke till utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logguppgifter. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla
efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. 

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en ändamålsenlig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna lagras och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i informationsstyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. Efter att bevaringstiden gått ut raderas uppgifterna.

Uppgifterna om förmåner antecknas endast på kvittot och adressuppgifterna på kuvertet. Kunden får behålla kvittot, och staden behåller ingen kopia. 
Handlingarna och antecknade personuppgifter förstörs på ett informationssäkert sätt genast efter att behandlingen har avslutats.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. 
Den registrerade har rätt att:
•    få information om behandlingen av sina personuppgifter
•    begära rättelse av uppgifterna 
Eftersom uppgifterna inte lagras är det inte möjligt att utöva alla rättigheter i efterhand (t.ex. rätten till granskning).

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi behandlar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att begäran har mottagits. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift som motsvarar de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, oskälig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av den kontaktperson som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Ansvarspersonen för dataskyddet inom verksamhetsområdet för stadskultur och välfärd
tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Vanda stads nämnd för stadskultur och välfärd fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudet i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                    
Vanda stad                     
Nämnden för stadskultur och välfärd                
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo@vantaa.fi