Behandlingen av personuppgifter inom boenderådgivningen

Kundens uppgifter behandlas för att boenderådgivning ska kunna förverkligas.
Kundens kontaktuppgifter används för kommunikation när det gäller kundens ärende.
Uppgifter om kundens utkomst (beskattningsbeslut, förmånsinformation, inkomstuppgifter) behandlas när bostadsansökan fylls i tillsammans med kunden.

Uppgifter om kundens boendesituation och eventuell skuldsättning behandlas för att problemsituationen i fråga om kundens boende ska kunna utredas.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, såsom till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av personuppgifter som är nödvändiga för anordnande av boenderådgivning grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse.
Samtycke ska begäras skriftligt med ett separat tillstånd. Att ge sitt samtycke är frivilligt och det kan när som helst återkallas.

Rättsliga grunder för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c

Dataskyddslagen (2018/1050) 6 §

Enligt 1 § i kommunallagen främjar kommunen sina invånares välfärd och sitt områdes livskraft samt ordnar tjänsterna för sina invånare på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Eventuella personuppgifter som tillhör känsliga personuppgiftskategorier behandlas också med den registrerades samtycke.

Personuppgifter som behandlas kan vara

- förnamn, ibland även efternamn
- telefonnummer
- adress
- e-postadress
- uppgifter om boende, utkomst, skulder och förmåner.

I vissa fall kan uppgifter som hänför sig till en persons hälsotillstånd och etniska ursprung komma att behandlas.

Alla uppgifter lämnas frivilligt för behandling.

Alla personuppgifter fås från kunden själv.

Alla uppgifter lämnas frivilligt. För att boenderådgivningen ska kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt är det dock ibland nödvändigt att lämna uppgifter.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

Uppgifter kan lämnas vidare med ditt samtycke om du själv har önskat att vi förmedlar dina kontaktuppgifter till en annan stödinstans, till exempel till seniorrådgivningen eller det uppsökande ungdomsarbetet.

Vi kan tillsammans med dig kontakta hyresvärden eller olika myndigheter.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla

efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.n. 

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på

överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Personuppgifter överförs till USA (eventuell användning av Microsoft-program i boenderådgivningen). Överföringen grundar sig på det beslut som Europeiska kommissionen godkände den 10 juli 2023 om en tillräcklig dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i informationsstyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Handlingar som behandlas vid boenderådgivningen förvaras endast så länge som det är nödvändigt för skötseln av ärendet. Handlingar som hänför sig till ansökan om bostad raderas genast efter situationen eller senast under samma dag, om de inte behövs för det fortsatta arbetet. Uppgifter som sparats för skötseln av ett ärende vid bostadsrådgivningen raderas i slutet av varje månad, om det ärende som behandlas har avslutats.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att

- granska vilka uppgifter om dig som behandlas
- kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
- kräva att dina uppgifter raderas
- kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
- motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
- få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baserar sig på samtycke.

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Ansvarspersonen för dataskyddet inom stadskultur och välfärd
kaku.tietosuoja(at)vantaa.fi

Vanda stads nämnd för stadskultur och välfärd fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Registeransvarig

Vanda stad
Nämnden för stadskultur och välfärd
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Dataskyddsansvarig 
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi