Kameraövervakning vid övervakningen av provtillfällen i studentexamen

Utarbetad den 6 september 2024.

Uppdaterad 30.12.2024.

1. För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Enligt studentexamensnämndens anvisningar kan kameror under vissa förutsättningar användas vid övervakningen av proven i studentexamen. Syftet med kameraövervakningen är att övervaka proven i studentexamen enligt Studentexamensnämndens anvisningar och föreskrifter. Målsättningen är att minimera och utreda försök till fusk och brott mot ordningen under ett prov. Syftet med kameraövervakningen, ibruktagandet av den och metoderna för övervakningen har behandlats vid samarbetsförfarandet. Personalen har meddelats om övervakningen (om att övervakningen tas i bruk, hur den genomförs och hur och i vilka situationer inspelande övervakning används). I de utrymmen där kamerorna placerats meddelas det på ett synligt sätt att inspelande kameraövervakning sker. Beslut om ibruktagande av kameror vid övervakningen av proven i studentexamen fattas av rektorn

2. Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Grunden för behandling av nödvändiga personuppgifter är en rättslig förpliktelse (EU:s dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 c). Syftet med behandlingen av personuppgifter är att bevisa brott mot ordning och svikligt förfarande under ett provtillfälle i studentexamen (Lag om studentexamen 502/2019 15 §).

3. Vilka personuppgifter samlas in och av vem fås uppgifterna?

Inspelande kameraövervakning omfattar bild- och ljudupptagningar som gjorts i en lokal inklusive inspelningstid och -plats. Objektet för kameraövervakningen är examinanderna, och den används inte för att övervaka en viss övervakare eller annan biträdande personal. Informationen kommer från det bild- och ljudmaterial som förmedlats av kameror som ingår i det inspelande övervakningssystemet.

4. Lämnas personuppgifterna ut?

Övervakningskamerornas direktsända inspelningar och övriga inspelningar får endast ses av rektorn eller personer som utnämnts till övervakare av proven. Inspelningarna granskas slumpmässigt och vid utredning av eventuella misstankar om försök till fusk.  Om rektorn inleder en utredning gällande brott mot ordningen under ett provtillfälle i studentexamen, svikligt förfarande eller försök till fusk får inspelningarna ses av de personer som utför utredningen, de personer som deltar i beslutsfattandet gällande ärendet och den sakägande till en sådan utsträckning som är nödvändigt i samband med ärendet i fråga.

5.På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

Uppgifterna om kameraövervakningen är sekretessbelagda enligt 24 § punkt 7 i lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999) om det inte är uppenbart att delgivande av information gällande dessa inte äventyrar syftet med säkerhetsarrangemangen.  Information om examinandernas provprestationer som syns på bild är sekretessbelagd enligt 24 § punkt 30 i lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999).

Inspelningarna får endast ses av rektorn eller personer som utnämnts till övervakare av provtillfället. Om rektorn inleder en utredning gällande brott mot ordningen under ett provtillfälle i studentexamen, svikligt förfarande eller försök till fusk får inspelningarna ses av de personer som utför utredningen, de personer som deltar i beslutsfattandet gällande ärendet och den sakägande till en sådan utsträckning som är nödvändigt i samband med ärendet i fråga. Den personal som behandlar eller ser uppgifterna har sekretess- och tystnadsplikt. Sekretess- och tystnadsplikten fortsätter även gälla efter det att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. Inspelningarna förvaras i låsta utrymmen. Monitorerna är placerade så att inga utomstående kan se dem.

6. Överförs personuppgifter till länder utanför EU eller EES-området?

Personuppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES-området.

7. Hur agerar staden om en datasäkerhetsincident inträffar?

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar Vanda stad omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör nödvändiga anmälningar till den nationella dataombudsmannen och den registrerade.  Vanda stad meddelar dataskyddsombudsmannen om incidenten omgående utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om den, såvida det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för den registrerades rättigheter och friheter.

Om incidenten sannolikt leder till att den registrerades rättigheter och friheter riskeras i hög grad underrättar Vanda stad den registrerade utan onödigt dröjsmål. I sådana fall meddelar staden de registrerade vars uppgifter berörs av datasäkerhetsincidenten om informationsläckan. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från den registrerades sida kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.

8. Hur länge förvaras uppgifterna?

Videoinspelningarna förstörs efter att bedömningen av examen är slutgiltig och senast ett år efter att inspelningen avslutats. Inspelningarna får dock bevaras även efter denna tidpunkt om de fortfarande behövs t.ex. om rektorns beslut gällande svikligt förfarande har överklagats och den rättsliga behandlingen fortfarande pågår.

9. Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

• granska vilka uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter

• kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadensidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 13 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

10. Används uppgifterna för profilering eller automatiserat beslutsfattande?

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

11. Kostar det att utöva den registrerades rättigheter?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vanda stad kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar Vanda stad den som framfört begäran innan åtgärden vidtas. Om Vanda stad vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta den som framfört begäran om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra effektiva rättsskyddsmedel.

12. Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos en tillsynsmyndighet i den medlemsstat i EU där du har din hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att intrånget har begåtts. I Finland är det dataombudsmannen som är tillsynsmyndighet.  Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och av telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi 
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

13. Var kan jag be om närmare information och vem är personuppgiftsansvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktpersoner

Gymnasiernas rektorer.

Nämnden för fostran och lärande inom Vanda stad fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                                                                                                                            

Vanda stad
Nämnden för fostran och lärande
FO-nummer 0124610-9 
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vantaa.fi
tfn 040 071 3358

Registraturen
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo[at]vantaa.fi