Behandlingen av personuppgifter vid ungdomsfullmäktigeval och i ungdomsfullmäktiges verksamhet

Vanda stad behandlar personuppgifter om kandidater till ungdomsfullmäktige, deras vårdnadshavare, valda ledamöter samt röstberättigade personer för följande ändamål: förrättande av ungdomsfullmäktigevalet, tillsättande av ungdomsfullmäktige och organiserande av ungdomsfullmäktiges verksamhet. Uppgifter om röstberättigade behandlas enbart för att fastställa rösträtt och genomföra röstningen. Under mandatperioden behandlas sådana personuppgifter om ungdomsfullmäktigeledamöterna som är nödvändiga för att organisera ungdomsfullmäktiges verksamhet.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandling av personuppgifter som är nödvändiga för att organisera ungdomsfullmäktigevalet och ungdomsfullmäktiges verksamhet grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse och den allmänna fördelen.

Rättslig uppgift: Artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen Enligt 26 § i kommunallagen ska kommunstyrelsen inrätta ett ungdomsfullmäktige och sörja för dess verksamhetsförutsättningar.  Enligt 24 § i ungdomslagen föreskrivs dessutom om ungas deltagande, påverkan och hörande, och enligt 8 § föreskrivs om kommunens ansvar för ungdomspolitik och stöd till ungas medborgarverksamhet.

Samtycke: Artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Att delta i ungdomsfullmäktiges verksamhet och att ställa upp som kandidat i ungdomsfullmäktige är frivilligt. Samtycke begärs av kandidaterna, och det är möjligt att återkalla samtycket.

Dessutom är behandlingen nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den registeransvariges myndighetsutövning: Artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen.

Vanda stad samlar in följande uppgifter:

•    Ungdomsfullmäktiges ledamöter och kandidater: för- och efternamn, ålder, personbeteckning, adress, postnummer, telefonnummer, e-postadress, bostadsområde i Vanda samt foto.
•    Kandidaternas vårdnadshavare: för- och efternamn, telefonnummer och e-postadress.
•    Röstberättigade: för- och efternamn, adress, postnummer och postort, födelsedatum (behövs för att skicka brev och kontrollera rösträtt), uppgift om skola eller läroanstalt (behövs för att skapa röstlängder till skolor och läroanstalter). Uppgift om skola eller läroanstalt samlas endast in för personer som studerar i skolor och läroanstalter i Vanda.

Uppgifterna om kandidater och ledamöter fås från personerna själva. Vid behov kan uppgifterna om kandidaterna kontrolleras i befolkningsdatasystemet som administreras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Uppgifterna om röstberättigade hämtas från befolkningsdatasystemet, och deras skolinformation hämtas från Vanda stads elevregister för den grundläggande utbildningen, Vanda yrkesinstitut Varias studeranderegister och handelsläroverket Mercurias studeranderegister.

Ja. Att Vanda stad får och behandlar de begärda personuppgifterna är en förutsättning för att en person ska kunna ställa upp som kandidat, bli vald och för att väljarna ska kunna rösta.

Uppgifter får utlämnas endast med den personens samtycke vars uppgifter det gäller eller om lagen förpliktar till utlämnande av uppgifter. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

Av kandidaternas uppgifter lämnas förnamn, efternamn och e-postadress ut till leverantören av valkompassen och till leverantören av det elektroniska röstningssystemet. Röstberättigades adressuppgifter lämnas ut till postleverantören för utskick av valbrev.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I klientdatasystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört. 

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Uppgifterna behandlas inte i länder utanför EU eller EES-området.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten.

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan.        
Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i informationsstyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt
Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

I regel förvaras uppgifterna under ungdomsfullmäktiges mandatperiod, det vill säga cirka 2 år.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.    

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att 
-    granska vilka uppgifter om dig som behandlas
-    kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
-    kräva att dina uppgifter raderas
-    kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
-    motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och på Vandainfo. Om du vill få närmare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta den kontaktperson som nämns under punkt 15. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall, efter att din identitet har verifierats.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 15, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå/www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Registraturen: 029 566 6768

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Dataskyddets kontaktuppgifter, verksamhetsområdet för stadskultur och välfärd

myyntilaskut(at)vantaa.fi

Vanda stads nämnd för stadskultur och välfärd fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Registeransvarig                    
Vanda stad                     
Nämnden för stadskultur och välfärd                
FO-nummer 0124610-9             
Stationsvägen 7, 01300 Vanda            

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi