Behandling av personuppgifter inom Vandas sysselsättningsservice coachningsservice för arbetssökande som ges av stiftelsen Live-säätiö

Coachning för arbetssökande är en service där syftet med behandlingen av personuppgifter är att främja sysselsättningen av arbetslösa Vandabor på det sätt som beskrivs nedan. Enligt 18 § i 2 mom. i Finlands grundlag (731/1999) ska det allmänna främja sysselsättningen och verka för att alla tillförsäkras rätt till arbete. Genom servicen fullgörs ovannämnda lagstadgade skyldighet/mål som ålagts kommunen.

Syftet med servicen är att hjälpa och motivera de kunder som deltar i servicen till aktivt jobbsökande och aktiv sysselsättning så att de i servicen kan få tillgång till följande:

• hjälp (förberedelse) inför arbetsintervjuer
• kunden har aktuella och uppdaterade ansökningshandlingar, CV och ansökningar
• kunden känner till alla jobbsökningskanaler 
• kunden kan identifiera, sätta ord på och beskriva samt marknadsföra sitt kunnande
• kunden kan söka jobb effektivt också genom att använda elektroniska jobbsökningskanaler och webbtjänster

Servicen kan ges kunderna inom Vandas sysselsättningsservice i stället för kompletterande samtal om jobbsökning med stöd av 2 kap 10 § 3 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012).

Personuppgifterna används också för övervakning, utveckling, uppföljning, statistikföring, beräkning och styrning som gäller servicen.

Personuppgifterna används inte för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av nödvändiga personuppgifter med tanke på ordnandet av coachningsservicen för arbetssökande baserar sig på den lagstadgade skyldigheten att främja sysselsättningen och verka för att alla tillförsäkras rätt till arbete i Vanda stad.

Med stöd av 2 kap 10 § 3 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012) är det möjligt att erbjuda kunderna coachningsservice för arbetssökande i stället för kompletterande samtal om jobbsökning. Behandlingen av personuppgifter behövs och är också proportionell i en myndighets verksamhet för utförande av en uppgift av allmänt intresse.

Rättsliga grunder för behandlingen:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 6, punkt 1 c: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 6, punkt 1 e: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Dataskyddslagen (1050/2018) 4§ 1 mom. punkt 2: behandlingen behövs och är proportionell i en myndighets verksamhet för utförande av en uppgift av allmänt intresse. 

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Finlands grundlag (731/ 1999)
• Lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012)
• Lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (1269/2020)
• Kommunallagen (410/2015)

De uppgifter som samlas in om den person som deltar i servicen är:

• namn
• personbeteckning
• hemkommun
• telefonnummer
• e-postadress
• andra kontaktuppgifter till kunden
• Förslag av en coach för arbetssökande (stiftelsen Live-säätiö) som den kund som deltar i coachningen och kundens egen coach inom sysselsättningsservicen fått om eventuella alternativ (fortsatt service) för kunden.

Uppgifterna fås av kunden (den registrerade) själv. Hälsouppgifter behandlas inte i servicen. Serviceproducenten (stiftelsen Live-säätiö) rapporterar till Vanda stad om hur servicen fullföljts och vidarebefordrar anonym kundrespons för bedömning av servicens effekt och utveckling av servicen. Rapporteringsuppgifterna innehåller inga personuppgifter.

Ja. Utan kundens personuppgifter är det praktiskt taget inte möjligt att ordna coachningsservice för arbetssökande. Antalet insamlade uppgifter och behandlingsåtgärder bedöms vara proportionella i relation till det eftersträvade målet.

Vanda stad kan lämna ut dina uppgifter endast om utlämningen grundar sig på lagen, eller om du gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsförings- eller andra kommersiella ändamål. Stiftelsen Live-säätiö behandlar personuppgifter inom coachningsservicen för arbetssökande för Vanda stads räkning.

För att garantera personlig integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts i Vanda stad genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder.

Personuppgifterna får endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Behandlingen av personuppgifter övervakas med hjälp av logglistor. Personalen ska utföra de datasäkerhets- och dataskyddutbildningar som staden förutsätter och personalen har även sekretesskyldighet och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.Apparatur och program som upprätthålls av Vanda stad är tekniskt skyddade.

Som personuppgiftsansvarig förutsätter Vanda stad att stiftelsen Live-säätiö som serviceproducent följer de bestämmelser som gäller Vanda stads dataskydd och datasäkerhet i behandlingen av personuppgifter. Vanda stad anlitar endast sådana personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning och säkerställer skyddet av de registrerades rättigheter.

Personuppgifter inom coachningsservicen för arbetssökande överförs inte till länder utanför EU eller EES-området.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten. Serviceproducenten (stiftelsen Live-säätiö) ska skriftligen meddela Vanda stad om personuppgiftsincidenten utan onödigt dröjsmål och senast inom 36 timmar efter att ha fått vetskap om den.

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsprogrammet baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Uppgifterna förvaras i coachningsservicen för arbetssökande fem (5) år från och med det år kundrelationen upphört.

De registrerades uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. När vi behandlar dina personuppgifter inom coachningsservicen för arbetssökande har du rätt till att:

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och på Vandainfo. Om du vill få närmare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta den kontaktperson som nämns under punkt 14. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall, efter att din identitet har verifierats.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

 Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå/ www.tietosuoja.fi 
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

• Saara Nykänen, planerare/sysselsättningsservicens dataskyddsombud, verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning, serviceområdet för sysselsättning och integration, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn 040 650 3095
• Janne Riipinen, jurist, verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning, serviceområdet för sysselsättning och integration, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn 040 500 2745

Personuppgiftsansvarig är Vanda stad, stadsstyrelsen (Vanda stads förvaltningsstadga 8 kap. 1 §).

Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsansvarig i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig

Vanda stad

Stadsstyrelsen

FO-nummer 0124610-9

Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda 

Telefon (växel): 09 839 11

Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi