Behandling av personuppgifter; Sommarjobbssedel för ungdomar

Personuppgifterna behandlas för att identifiera den unga personen och arbetsgivaren/representanten, så att vi kan bedöma om förutsättningarna för beviljande av en sommarjobbssedel och utbetalning av en summa som motsvarar värdet på sommarjobbssedeln uppfylls. Personuppgifterna används vid behov för kommunikation mellan Vanda stad och dig. Syftet med behandlingen av personuppgifter är också statistikföring, bedömning av sommarjobbssedelns effekter inom sysselsättningen, och arkivering.

Syftet med sommarjobbssedeln är att stödja sysselsättningen av unga i Vanda, sänka tröskeln för arbetsgivare att anställa ungdomar och främja områdets livskraft. Enligt 18 § 2 mom. i Finlands grundlag ska det allmänna främja sysselsättningen.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av sådana personuppgifter som är nödvändiga för ordnandet av en sommarjobbssedel baserar sig på utförande av en uppgift av allmänt intresse i en myndighets verksamhet. Behandlingen är också nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder innan avtalet ingås på den registrerades vägnar.

Rättsliga grunder för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkterna 1 e och 1 b

Dataskyddslagen (2018/1050) 4 §

Följande uppgifter samlas in om den unga som ansöker om en sommarjobbssedel:

• förnamn
• efternamn
• personbeteckning
• telefonnummer
• e-postadress
• gatuadress
• postnummer och ort
• hemkommun
• lönespecifikation

Vi får uppgifterna av dig då du ansöker om en sommarjobbssedel, och av din arbetsgivare som ansöker om utbetalning av en summa motsvarande värdet på sommarjobbssedeln, efter att ha gett dig ett sommarjobb. Den som berett Vanda stads beslut kontrollerar i befolkningsdatasystemet dina uppgifter och därigenom din rätt till en sommarjobbssedel.

Följande uppgifter samlas inom om arbetsgivarens representant:

• förnamn
• efternamn
• telefonnummer
• e-postadress
• underskrift av arbetsgivarens representant och namnförtydligande
• vid identifiering med Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakter kommer följande uppgifter in i ansökningssystemet för Vanda stads sysselsättningsstöd:
  • information om den e-tjänst som begärt identifiering
  • användarens IP-adress, webbläsare och operativsystem som använts
  • tidsstämplar som anknyter till identifieringstransaktionen
  • den identifierade användarens personbeteckning, om användaren vid identifieringen använt bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort
  • information om identifieringsverktyget som använts samt följande personuppgifter från identifieringsverktyget:
  • bankkoder: personbeteckning, namnuppgifter, bankens transaktions-ID
  • mobilcertifikat: telefonnummer, transaktionens identifieringskod som skickats till mobiltelefonen
  • identitetskort: elektronisk kommunikationskod, information om den som beviljat certifikatet
  • yrkeskort för social- och hälsovården: registreringsnummer som identifierar personen och som beviljats av Valvira, certifikatets serienummer, information om den som beviljat certifikatet
  • organisationskort och andra certifikatkort för övrig personal inom social- och hälsovården: beteckning som identifierar personen, certifikatets serienummer, information om den som beviljat certifikatet
  • personbeteckning för den identifierade användaren som förmedlats till e-tjänsten samt information om vilka andra personuppgifter från befolkningsdatasystemet som förmedlats till e-tjänsten.  Utöver personbeteckningen innehåller registret inget egentligt informationsinnehåll när det gäller de övriga uppgifter som förmedlats.

Arbetsgivarens representant meddelar själv uppgifterna vid ansökan om utbetalning av en summa som motsvarar värdet på sommarjobbssedeln. I samband med identifikationen samlas/förmedlas de uppgifter som nämns ovan.

Ja. Utan den unga personens eller arbetsgivarrepresentantens personuppgifter kan vi inte bedöma rätten till en sommarjobbssedel och inte heller utföra en utbetalning av en summa som motsvarar värdet på sommarjobbssedeln till arbetsgivaren.

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

När den unga lämnar sina uppgifter i webropol-systemet sker behandlingen av personuppgifter inom EU- eller EES-området, och uppgifterna överförs inte till länder utanför området. I Vanda stads system för ansökan om understöd, varifrån arbetsgivaren ansöker om utbetalning av en summa motsvarande värdet på sommarjobbssedeln, överförs inte heller några uppgifter till länder utanför EU- eller EES-området.

Uppgifterna behandlas därutöver i Vanda stads Microsoft Office 365-tjänst. Lagringsplatsen för det innehåll som Microsofts tjänster producerat ligger inom EES-området. Microsoft utvecklar ändå Office 365-tjänster som kommer annanstans ifrån än Europa och det anses att data överförs till länder utanför EES-området om till exempel en administratör gör en fjärruppkoppling från Förenta staterna till en europeisk maskinhall för att utreda en felsituation. När den som bereder Vanda stads sommarjobbssedel skickar information till den unga om beviljandet av en sommarjobbssedel via Microsofts e-posttjänst (Outlook), kan uppgifterna i meddelandet överföras till länder utanför EU- eller EES-området.  Överföringen grundar sig på Europeiska kommissionens beslut av den 10 juli 2023 om adekvat dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna. Microsoft är ett sådant certifierat företag.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten.

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Uppgifterna i systemet för ansökan om understöd lagras fem år efter det år som sommarjobbssedeln beviljats.

Sommarjobbssedlarnas bokföringsmaterial bevaras i tio år för konstaterande av betalningstransaktionerna (bokföringslagen 2 kap 10 §).

Tjänsteinnehavarbeslut som anknyter till sommarjobbssedlarna förvaras i tio år i Vanda stads ärendehanteringssystem.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
• rätt till att få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig

Du kan göra en begäran om granskning på Vandainfo. Blanketter för begäran om granskning finns på Vandainfos verksamhetsställen och på webbplatsen vantaa.fi. Ta med ditt pass, körkort eller identitetskort med foto för att bevisa din identitet. Blanketten kan också skickas per post till adressen Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad. I detta fall kontrollerar vi din identitet på ett annat tillförlitligt sätt.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Kari Ahlström, servicechef, serviceområdet för sysselsättning och integration, enheten för sysselsättningsservice, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn: 050 312 4520

Saara Nykänen, planerare/dataskyddskontaktperson, serviceområdet för sysselsättning och integration, enheten för sysselsättningsservice, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn: 040 650 3095

Janne Riipinen, jurist, serviceområdet för sysselsättning och integration, fornamn.efternamn(at)vantaa.fi, tfn: 040 500 2745

Personuppgiftsansvarig är Vanda stadsstyrelse. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                                                                                        

Vanda stad                                                                         

Stadsstyrelsen                                                                    

FO-nummer 0124610-9

tfn 09 839 11

Stationsvägen 7, 01300 Vanda                                            

Dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen              

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.

Telefon (växel): 09 839 11

Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi