Behandling av personuppgifter vid Vanda stads arbetskraftsmyndighet

Uppgifter om kunder hos arbetskraftsmyndigheten och producenter av arbetskraftsservice kan användas enligt 13 kap. 12 § i lagen om ordnande (380/2023) för:

• ordnande och produktion av den service och uppgifter som avses i lagen om ordnande (380/2023),
• utförande av uppgifter som föreskrivits för arbetskraftsmyndigheten enligt lagen om främjande av integration, lagen om utkomstskydd för arbetslösa, lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte och lagen om yrkesutbildning,
• tillsyn, utveckling, uppföljning, bedömning, statistikföring, prognostisering och styrning som gäller ovan nämnda uppgifter.

Arbetskraftsmyndigheten får också behandla uppgifter som gäller en arbetslös person för att sköta sina uppgifter enligt lagen om sektorsövergripande främjande av sysselsättningen (381/2023) i fråga om samarbetsmodellen för sektorsövergripande stöd samt för tillsyn, utveckling, uppföljning, bedömning, statistikföring, prognostisering och styrning som hänför sig till dessa uppgifter.

Vi använder aldrig de ovan nämnda uppgifterna för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandling av personuppgifter som är nödvändiga för ordnandet av offentlig arbetskraftsservice grundar sig på fullgörande av arbetskraftsmyndighetens rättsliga förpliktelse.

Rättsliga grunder för behandlingen:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 c
• Dataskyddslagen (2018/1050) 6 §

Central speciallagstiftning som ska tillämpas på arbetskraftsmyndighetens verksamhet:

• Lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023)
• Lagen om införande av lagen om ordnande av arbetskraftsservice och vissa lagar som har samband med den (383/2023)
• Lagen om sektorsövergripande främjande av sysselsättningen (381/2023)
• Lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)
• Lagen om främjande av integration (681/2023)
• Lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte (189/2001)
• Lagen om yrkesutbildning (531/2017)
• Lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen (352/2010)

Följande uppgifter som gäller enskilda kunder får behandlas enligt 114 § 1 mom. i lagen om ordnande (380/2023):

1. personbeteckning,
2. namn och kontaktuppgifter,
3. uppgifter som gäller kundrelationen inom arbetskraftsservice, uträttandet av ärenden hos arbetskraftsmyndigheten samt eventuella specialarrangemang som krävs för att kunden ska kunna uträtta ärenden,
4. uppgifter om utbildning, anställningar och yrkeskompetens samt andra uppgifter som används vid arbetsförmedling,
5. uppgifter om servicebehov samt om planer och genomförandet av dessa,
6. uppgifter om arbets- och utbildningserbjudanden och presentationer för arbetsgivare,
7. uppgifter om offentlig arbetskraftsservice, i lagen om utkomstskydd för arbetslösa avsedd sysselsättningsfrämjande service, annan service till stöd för jobbsökning och sysselsättning samt sakkunnigbedömningar,
8. sådana uppgifter och bedömningar om hälsotillståndet och arbets- och funktionsförmågan som är relevanta för sysselsättningen av personen och som är nödvändiga för att ge personen service,
9. utredningar, arbetskraftspolitiska utlåtanden, andra utlåtanden och meddelanden som gäller utkomstskydd för arbetslösa; de nämnda uppgifterna samt uppgifter som är nödvändiga för att ge arbetskraftspolitiska utlåtanden och andra utlåtanden kan behandlas också då en fysisk person inte är enskild kund,
10. uppgifter om förmåner som hör till den offentliga arbetskraftsservicen.

När det gäller arbetsgivare som ansöker om eller får offentlig arbetskraftsservice får identifierande uppgifter om arbetsgivarens representant behandlas enligt 114 § 2 mom. i lagen om ordnande (380/2023).

När det gäller producenter av arbetskraftsservice får identifierande uppgifter om serviceproducentens representant behandlas enligt 114 § 2 mom. i lagen om ordnande (380/2023).

När det gäller arbetslösa personer som deltar i samarbetsmodellen för sektorsövergripande stöd som främjar sysselsättningen får följande uppgifter behandlas enligt 11 § 2 mom. i lagen om sektorsövergripande främjande av sysselsättningen (381/2023):

1. namn, personbeteckning och kontaktuppgifter,
2. uppgifter som gäller kundrelationen inom samarbetsmodellen för sektorsövergripande stöd, hur personen uträttar ärenden hos myndigheterna och eventuella specialarrangemang som krävs för att personen ska kunna uträtta ärenden,
3. uppgifter om utbildning, anställningar och yrkeskompetens,
4. sådana uppgifter om personens sociala situation som inverkar på personens möjligheter att få arbete och som är nödvändiga för att personen ska kunna få service,
5. sådana uppgifter om och bedömningar av personens hälsotillstånd och arbets- och funktionsförmåga som inverkar på personens möjligheter att få arbete och som är nödvändiga för att personen ska kunna få service,
6. sådana uppgifter om personens servicebehov som inverkar på personens möjligheter att få arbete,
7. uppgifter som gäller den sektorsövergripande sysselsättningsplanen samt genomförande, uppföljning och översyn av planen.

Det är nödvändigt att lämna sina personuppgifter. Vi kan inte ordna offentlig arbetskraftsservice för dig utan dina personuppgifter. Redan anmälan som arbetssökande förutsätter att personen lämnar arbetskraftsmyndigheten de uppgifter som fastställts i 4 kap. 27 § i lagen om ordnande (380/2023).

Efter att du börjat söka jobb behöver vi dina personuppgifter bland annat för bedömning av ditt servicebehov, utarbetande eller uppdatering av sysselsättningsplanen eller en ersättande plan samt lämnande av utlåtanden om utkomstskydd för arbetslösa till betalaren (FPA, arbetslöshetskassor), vilket är en förutsättning för utbetalningen av förmånen.

Vi får in uppgifter i den offentliga arbetskraftsservicens kundregister av dig, och uppgifterna samlas i registret i olika servicesituationer, såsom när du uträttar ärenden personligen, via e-tjänster, i en Teams-videokonferens och per telefon.

Som arbetskraftsmyndighet får vi också uppgifter i form av överlåtelser av andra arbetskraftsmyndigheter, andra kommunala myndigheter, statliga myndigheter, välfärdsområden, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassor, Pensionsskyddscentralen, Sysselsättningsfonden, serviceproducenter inom arbetskraftsservice, andra producenter av sådan service till stöd för sysselsättning som arbetskraftsmyndigheten ordnar och som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en ersättande plan samt av aktörer som ger arbetsprövning (lagen om ordnande  380/2023 115 § 1 mom.).

När syftet är att utreda om villkoren uppfylls för beviljande av sådan lönesubvention och sådant sysselsättningsstöd avseende personer som fyllt 55 år har vi som arbetskraftsmyndighet dessutom rätt att ur det bötesregister som avses i 46 § i lagen om verkställighet av böter (672/2002) få uppgifter om sådana domar och beslut som avses i 83 § 3 mom. 4 punkten i denna lag. 

Med ditt skriftliga samtycke lämnar vi ut till arbetsgivaren sådana uppgifter om dig som arbetssökande som behövs för att tillsätta en plats (lagen om ordnande 380/2023 13 kap. 118 § 1–2 mom.) Sådana i lagen fastställda uppgifter som behövs för att tillsätta en plats är:

1. den arbetssökandes namn och kontaktuppgifter, modersmål, övriga språkkunskaper och medborgarskap,
2. den arbetssökandes utbildning och avlagda yrkesexamina och till behövliga delar deras innehåll och vitsord,
3. tidigare anställningar jämte tillhörande uppgifter i arbetsintyg,
4. fullgjord värnplikt,
5. specialkompetens, arbets- och utbildningsönskemål samt en jobbsökarpresentation som den arbetssökande själv tagit fram och som är avsedd för arbetsgivare,
6. information om att personen har varit arbetslös arbetssökande under de senaste 12 månaderna utan avbrott i syfte att utreda de förutsättningar för att ingå arbetsavtal för viss tid som avses i 1 kap. 3 a § i arbetsavtalslagen och i 1 kap. 4 a § i lagen om sjöarbetsavtal.

Till en arbetsgivare lämnas uppgifter om en arbetssökandes hälsotillstånd endast om den arbetssökande specifikt och skriftligt samtycker till detta och om uppgifterna är nödvändiga för att en ledig plats ska kunna tillsättas eller särskilda krav uppfyllas som gäller hälsotillståndet inom branschen i fråga, eller för att en arbetssökande med en skada eller sjukdom som gör det svårare att få arbete lättare ska få arbete (lagen om ordnande 380/2023 118 § 3 mom.).

Dessutom har arbetsgivaren rätt att få information om huruvida en person som arbetsgivaren namngett är arbetssökande vid arbetskraftsmyndigheten när arbetsgivaren fullgör sin återanställningsskyldighet enligt de lagar som gäller arbetsavtals- och tjänsteförhållanden (lagen om ordnande 380/2023 118 § 4 mom.).

Uppgifterna kan också lämnas ut till producenter inom arbetskraftsservice och producenter av sådan service till stöd för sysselsättning som arbetskraftsmyndigheten ordnar och som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en ersättande plan, om uppgifterna är nödvändiga för att kunna producera och tillhandahålla servicen. Däremot får uppgifter om en kunds hälsotillstånd lämnas ut till en serviceproducent endast om kunden skriftligt och specifikt samtycker till detta. (lagen om ordnande 380/2023 116 § 4 mom.).

Medlemmarna i sådan antagningsgrupp som gäller antagning av studerande till arbetskraftsutbildning har för planering av utbildningen och antagning av studerande rätt att trots sekretessbestämmelserna ta del av inlämnade ansökningar till utbildningen jämte bilagor (lagen om ordnande 380/2023 117 §).

Arbetskraftsmyndigheten, Folkpensionsanstalten (FPA), arbetslöshetskassorna samt utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och arbetslöshetsskydd har sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån (lagen om utkomstskydd för arbetslösa 11 kap. 4b § samt 13 kap. 1 och 3 §, lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen.)

Regionförvaltningsverken har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att av arbetskraftsmyndigheter få de uppgifter som är nödvändiga för laglighetsövervakningen (lagen om ordnande 116 § 3 mom.). 

Utvecklings- och förvaltningscentret (UF-centret) har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att av arbetskraftsmyndigheter få de uppgifter som är nödvändiga för att centret ska kunna sköta sina lagstadgade uppgifter enligt lagen om ordnande (380/2023) eller någon annan lag när det gäller verkställighet, uppföljning och utvärdering av arbetskraftsservice (lagen om ordnande 116 § 1 mom.).

Kunduppgifter som ska förvaras varaktigt med stöd av arkivlagen (831/1994) överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från kunduppgiftssystemet. 

I annat fall lämnar vi ut dina personuppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Uppgifter som finns i Vanda stads Microsoft M365-tjänster kan behandlas utanför EU- eller EES-området, även om de i regel är belägna i EU-området. Överföringen grundar sig på det beslut som Europeiska kommissionen godkände den 10 juli 2023 om en tillräcklig dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna. Överföringen följer i det sammanhanget EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

Uppgifterna sparas och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När förvaringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Alla uppgifter om en kund eller serviceproducent ska raderas ur den nationella informationsresursen när fyra (4) år har förflutit från den dag då kundrelationen eller avtalsförhållandet upphörde. Uppgifterna raderas dock inte om de behövs för att sköta ett uppdrag baserat på bestämmelser i lag eller ett ärende som fortfarande är anhängigt (lagen om ordnande 380/2023 122 §).

Riksarkivet har med stöd av arkivlagen (831/1994) bestämt att en del av kunduppgifterna ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring, efter att de avlägsnats från kunduppgiftssystemet för den offentliga arbetskraftsservicen. UF-centret ansvarar för att de ovan nämnda handlingarna i systemet och de handlingar som lämnats in via E-tjänsterna på Jobbmarknaden raderas. 

Vanda stad är en självständig arkivbildare, till den del det inte är fråga om handlingar som ingår i de ovan nämnda systemen eller som lämnats in via dem. Staden ansvarar för arkiveringen av handlingar som inkommit och uppkommit i samband med stadens uppgifter i enlighet med arkivlagen. Behandlingen och arkiveringen av de handlingar som inkommit till staden och uppkommit i staden sker enligt Vanda stads datastyrningsplan.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (DSF) rätt att:

• granska vilka uppgifter om dig som behandlas (DSF, artikel 15)
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter (DSF, artikel 16)
• kräva att dina uppgifter raderas (DSF, artikel 17)
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas (DSF, artikel 18)
• göra invändningar mot behandlingen av dina uppgifter (DSF, artikel 21)
• få ut dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig (DSF, artikel 20) samt när som helst återkalla ditt samtycke om behandlingen grundar sig på samtycke (DSF, artikel 3 punkt 3).

Rätt till radering av uppgifter enligt ovan nämnda artikel 17 i DSF föreligger inte när behandlingen grundar sig på fullgörande av Vanda stads rättsliga förpliktelse (ordnande av offentlig arbetskraftsservice) eller när behandlingen görs för utförande av en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i stadens myndighetsutövning.

Rätt till begränsning av behandlingen av uppgifter som avses i artikel 18 i DSF föreligger inte med stöd av 114 § 5 mom. i lagen om ordnande (380/2023).

Om du återkallar ett samtycke som du tidigare gett till att utlämna/utbyta uppgifter påverkar återkallandet av samtycket inte lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas (DSF, artikel 7 punkt 3).

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssida.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Personuppgiftsansvarig är direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen i Vanda stad. Vanda stads arbetskraftsmyndighet ansvarar för den personuppgiftsansvariges uppgifter när det gäller kunderna, på det sätt som föreskrivs i lagen (lagen om ordnande 380/2023, 123 §).

Gemensamt personuppgiftsansvariga

UF-centret och arbetskraftsmyndigheterna är gemensamt personuppgiftsansvariga för den nationella informationsresurs som avses i lagen om ordnande (380/2023). UF-centret ansvarar som personuppgiftsansvarig för de skyldigheter för personuppgiftsansvariga som anges separat i lagen (lagen om ordnande 380/2023, 123 §).

Nedan hittar du kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad samt till UF-centret som är gemensamt personuppgiftsansvarig:

Personuppgiftsansvarig (Vanda stads arbetskraftsmyndighet)
Vanda stad                     
Direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen
FO-nummer 0124610-9             
Stationsvägen 7, 01300 Vanda        

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen    
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi

Gemensamt personuppgiftsansvarig UF-centret
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

De som behandlar personuppgifter

Vanda stad kan lägga ut behandling av sina kunders personuppgifter till en annan arbetskraftsmyndighet, systemleverantör eller tjänsteleverantör genom ett separat avtal. Behandlingen av personuppgifter sker då på stadens vägnar och för stadens räkning och för att uppnå det syfte som staden har fastställt.

Staden fortsätter vara personuppgiftsansvarig för sina kunders personuppgifter. Staden och tjänsteleverantören ansvarar tillsammans för att behandlingen av dina personuppgifter sker på ett korrekt sätt.

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.