Stadsregistratur

Användarvillkoren för tjänsten Kontakt med stadens registratur

Uppdaterad 18.3.2024 

Dessa användarvillkor fastställer tillsammans med lagstiftningen villkoren för användningen av Vanda stads tjänst Kontakt med stadens registratur (nedan kallad tjänsten). Genom att använda tjänsten godkänner användaren dessa användarvillkor.

1 Definitioner

Tjänst= Kontakt med stadens registratur

Parter= Kontakttagare och Vanda stad

2 Användningen av tjänsten och syftet med tjänsten

Tjänsten är avsedd för alla som behöver kontakta Vanda stads registratur.

Kontakttagaren kan med hjälp av tjänsten lämna uppgifter och handlingar till Vanda stad på ett säkert sätt via en skyddad kanal. Uppgifter och handlingar kan lämnas in antingen i ett helt nytt ärende eller i ett ärende som redan har inletts. Om uppgifter och handlingar lämnas in i ett ärende som redan inletts, är det bra att nämna ärendets kod som börjar med VD.

Syftet med tjänsten är att erbjuda möjlighet att med hjälp av digitala tjänster eller andra elektroniska dataöverföringsmetoder sända uppgifter som hänför sig till behovet att uträtta ärenden, i enlighet med det som avses i 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).

3 Behandlingen av personuppgifter

Kontakttagaren får information om behandlingen av personuppgifter och om utövandet av den registrerades rättigheter ur informationshandlingen: Behandlingen av personuppgifter i Vandas förvaltningsärenden.

4 Användarvillkor

4.1 Kontakttagaren ansvarar för att de uppgifter som han eller hon uppgett är korrekta. Kontakttagaren förbinder sig också att genast meddela om ändringar i sina uppgifter.

4.2 Kontakttagaren förbinder sig att uträtta ärenden sakligt och i enlighet med god sed när han eller hon använder systemet.

4.3 Kontakttagaren sköter ärenden i tjänsten som en identifierad användare. Identifieringen baserar sig på 1 mom. i 6 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Vanda stad kräver stark autentisering av den som tar kontakt, eftersom man på så sätt kan försäkra sig om avsändarens identitet. Det är också möjligt att kontakta Vanda stads registratur anonymt via telefon eller e-post om en person till exempel gör en informationsbegäran om en offentlig handling.

Uppgifter och handlingar kan också skickas per post till registraturen på adressen: Vanda stads registratur, PB 1100 Vanda stad eller lämnas in på Vandainfo i Dickursby, Dixi (2 vån.), Banvägen 11, 01300 Vanda. Kontrollera öppettiderna genom att ringa (09) 83911 (växel) eller på Vandainfos webbsidor.

Om uppgifterna och handlingarna är sådana att de kan skickas med oskyddad e-post till registraturen, kan de skickas till adressen kirjaamo@vantaa.fi. Det rekommenderas inte att skicka konfidentiella eller känsliga uppgifter via oskyddad e-post.

4.4 Tjänsten utnyttjar Suomi.fi-tjänster som produceras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) i enlighet med 5 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). Dataskyddsbeskrivningarna som gäller MDB:s Suomi.fi-tjänster finns på Suomi.fi:s webbsidor.

4.5 Vanda stad har rätt att tillfälligt ta tjänsten eller en del av den ur bruk på grund av service och underhåll, installationer, ändringar, allmän ordning och säkerhet, överbelastning av systemet och/eller andra motsvarande orsaker. Vanda stads mål är att informera den som tagit kontakt om eventuella ändringar eller avbrott i tjänsten som är väsentliga för honom eller henne i anslutning till tjänsten eller på något annat sätt. Vanda stad har också rätt att göra ändringar i tjänsten.

4.6 Vanda stad samlar in logginformation från tjänsten i enlighet med 17 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) med syfte att följa upp användningen och utlämnandet av information från informationssystemet samt utreda tekniska systemfel.

4.7 För att kunna följa upp användningen av innehållet i tjänsten kan så kallade kakor överföras till den kontakttagande personens dator. Kakor används för att samla in information om hur tjänsten används. Denna information används för att vidareutveckla tjänsten. Informationen som kakorna samlar in identifierar inte enskilda personer.

4.8 Dessa användarvillkor träder i kraft omedelbart när kontakttagaren har börjat använda tjänsten.