Kirjaamo

Yhteydenotto kaupungin kirjaamoon -palvelun käyttöehdot

Päivitetty 18.3.2024 

Nämä käyttöehdot määrittävät lainsäädännön ohella edellytykset Vantaan kaupungin Yhteydenotto kaupungin kirjaamoon -palvelun (jäljempänä Palvelu) käyttämiselle. Käyttämällä Palvelua käyttäjä hyväksyy nämä käyttöehdot.

1 Määritelmät

Palvelu= Yhteydenotto kaupungin kirjaamoon
Osapuolet= Yhteydenottaja ja Vantaan kaupunki

2 Palvelun käyttö ja tarkoitus

Palvelu on tarkoitettu kenelle tahansa, jolla on tarvetta ottaa yhteyttä Vantaan kaupungin kirjaamoon.

Yhteydenottaja voi toimittaa palvelun avulla tietoja ja asiakirjoja Vantaan kaupungille turvallisesti suojatun kanavan kautta. Tietoja ja asiakirjoja voidaan toimittaa joko täysin uudessa tai jo aiemmin vireille tulleessa asiassa. Jos tietoja ja asiakirjoja toimitetaan jo aiemmin vireille tulleessa asiassa, on yhteydenotossa hyvä mainita asian VD-alkuinen tunnus.

Palvelun tarkoituksena on tarjota digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5 §:ssä tarkoitettu mahdollisuus toimittaa tämän asiointitarpeensa liittyvät tiedot käyttäen digitaalisia palveluita tai muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä.

3 Henkilötietojen käsittely

Yhteydenottaja saa tietoja henkilötietojen käsittelystä ja hänelle kuuluvien rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä informaatioasiakirjasta: Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin hallintoasioissa.

4 Käyttöehdot

4.1 Yhteydenottaja on vastuussa siitä, että hänen ilmoittamansa tiedot ovat oikeita. Yhteydenottaja sitoutuu myös välittömästi ilmoittamaan hänen tietojaan koskevat muutokset.

4.2 Yhteydenottaja sitoutuu asioimaan asiallisesti ja hyvien tapojen mukaisesti järjestelmää käyttäessään.

4.3 Yhteydenottaja asioi palvelussa tunnistautuneena käyttäjänä. Tunnistus perustuu digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 6 §:n 1 momenttiin. Vantaan kaupunki edellyttää yhteydenottajan vahvaa tunnistusta, koska siten voidaan varmistua viestin lähettäjän henkilöllisyydestä. Vantaan kaupungin kirjaamoon on mahdollisuus ottaa yhteyttä myös anonyymisti puhelimitse tai sähköpostitse, jos henkilö tekee esim. julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön.

Tietoja ja asiakirjoja voi toimitta kirjaamoon myös postitse osoitteeseen Vantaan kaupungin kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki tai tuoda Tikkurilan Vantaa-Infoon, Dixi (2.krs), Ratatie 11, 01300 Vantaa. Tarkista aukioloajat soittamalla (09) 83911 (vaihde) tai Vantaa-infon verkkosivulta.

Mikäli tiedot ja asiakirjat ovat sellaisia, että ne voi lähettää suojaamattomalla sähköpostilla kirjaamoon, ne voidaan lähettää osoitteeseen kirjaamo@vantaa.fi. Salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja ei suositella lähetettäväksi suojaamattomassa sähköpostissa.

4.4 Palvelu hyödyntää hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (571/2016) 5 §:n mukaisesti Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tuottamia Suomi.fi –palveluja. DVV:n Suomi.fi-palveluita koskevat tietosuojaselosteet löytyvät Suomi.fi-verkkosivuilta.

4.5 Vantaan kaupungilla on oikeus ottaa Palvelu tai sen osa tilapäisesti pois käytöstä huollon, asennuksen, muutostyön, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden, järjestelmän liiallisen kuormituksen ja/tai muun vastaavan syyn vuoksi. Vantaan kaupunki pyrkii tiedottamaan Palvelussa tapahtuvista, yhteydenottajan kannalta olennaisista muutoksista ja katkoksista yhteydenottajalle Palvelun yhteydessä tai muuten. Vantaan kaupungilla on myös oikeus muuttaa Palvelua.

4.6 Vantaan kaupunki kerää Palvelusta lokitietoja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 17 §:n mukaisesti, tietojärjestelmässä olevien tietojen käytön ja luovutuksen seurannan toteuttamiseksi sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseksi.

4.7 Palvelun sisällön käytön seuraamiseksi yhteydenottajan tietokoneelle saatetaan siirtää ns. evästeitä. Evästeillä kerätään tietoja siitä, miten Palvelua käytetään. Näiden tietojen avulla Palvelua kehitetään edelleen. Evästeillä kerättävillä tiedoilla ei tunnisteta yksittäisiä henkilöitä.

4.8 Nämä käyttöehdot tulevat voimaan välittömästi, kun yhteydenottaja on ryhtynyt käyttämään Palvelua.