Henkilötietojen käsittely Vantaan hallintoasioissa
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tällä sivulla kerromme, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun ja perheesi henkilötietoja, jos vireille saattamiasi asioita on käsitelty Vantaan kaupungin asianhallintajärjestelmässä tai asian käsittelyn aikana manuaalisesti.
Miksi minun ja perheeni tietoja kerätään hallintoasioiden käsittelyn aikana?
Viranomainen tarvitsee toiminnassaan tietoja kaupungin hallinnossa vireillä olevista ja jo
ratkaistuista asioista. Asianhallintajärjestelmän ja diaarin avulla seurataan kaupungin hallinnossa valmisteltavien asioiden käsittelyä sekä annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä noudattaen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä annettuja ohjeita ja määräyksiä.
Tietojanne käytetään ainoastaan vireillä olevan hallintoasian käsittelyyn. Tietoja ei koskaan käytetä esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
Mitä tietoja kaupunki tarvitsee hallintoasian käsittelyä varten? Mistä kaupunki saa tiedot?
Kaupunki tarvitsee hallintoasian käsittelyyn nimi, osoite- ja muut yhteystiedot sekä käsiteltävän asian vaatimat muut mahdolliset yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnuksen.
Tiedot rekisteriin saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös esimerkiksi kaupungin sisällä asian käsittelijältä tai toisilta asian käsittelyyn osallistuvilta viranomaisilta.
Luovuttaako kaupunki tietojani eteenpäin?
Vantaan kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle.
Millä tavalla tietoni on suojattu? Kuka voi käsitellä tietojani?
Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Sähköisen
järjestelmän käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmässä asioiden ja asiakirjojen käyttöoikeudet määritellään työtehtäväkohtaisesti. Manuaalisesti säilytettävä aineisto säilytetään työtiloissa, lähiarkistoissa tai kaupunginarkistossa lukituissa tiloissa.
Vantaan kaupungilla sinun ja perheesi henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Lisäksi yksittäinen henkilö saa käsitellä perheesi tietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on välttämätöntä asian käsittelyn kannalta. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen osalta jokaisella kaupungin henkilöstöön kuuluvalla on vaitiolovelvollisuus.
Miten kaupungilla toimitaan, jos omat tai perheeni tiedot joutuvat vääriin käsiin?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta sinun ja perheesi tiedot voivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksillesi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joita tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Vantaan kaupunki säilyttää varhaiskasvatuksen asiakastietoja vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Säilytysajan päätyttyä asiakastiedot hävitetään. Asiakirjojen säilyttämistä ohjaa kaupungin tiedonohjaussuunnitelma, jossa säilytysajat perustuvat Arkistolaitoksen määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajansäilytettävistä asiakirjoista.
Voinko tarkistaa omat tietoni tai lapseni tiedot? Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista tai poistamista?
Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Voit myös tarkistaa lapsesi tiedot, jos sinulla on tiedonsaantioikeus lapsesi tiedoista.
Ennen tarkastuspyynnön toteuttamista tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee varmistaa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkastetaan poliisin myöntämällä ajokortilla, henkilökortilla tai passilla. Postitse toimitetun tietopyynnön osalta henkilöllisyys todennetaan muulla luotettavalla tavalla.
Tarkastuspyyntöön vastataan ja henkilötiedot toimitetaan lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, saat siitä ilmoituksen viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoituksessa kerrotaan syyt pyynnöstä kieltäytymiseen sekä valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle. Ilmoituksessa kerrotaan myös, jos käytössäsi on muita oikeussuojakeinoja.
Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen
oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon. Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
Kaupungin oikeus kerättyjen tietojen käsittelyyn hallintoasian käsittelyssä perustuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tällä perusteella kerätyt asiakastiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.
Mitä voin tehdä, jos epäilen, että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?
Jos epäilet, että sinun tai perheesi tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Lisätietoja tietosuojavaltuutetun sivulta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
Mistä voin kysyä lisää henkilötietojen käsittelystä?
Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa
Kirjaamo
Kirjaamon yhteystiedot
Informointiasiakirja on päivitetty 10.3.2022.
Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.