Behandling av personuppgifter vid handläggningen av ansökningar om forskningstillstånd

Verksamhetsområdet för fostran och lärande samlar in uppgifter om ansökta och beviljade forskningstillstånd. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att bevilja forskningstillstånd och möjliggöra efterföljande forskning. Med behandlingen av uppgifter strävar man också efter att undvika överlappande forskningsverksamhet. Den egentliga forskningens syfte ska redogöras i en separat forskningsplan som är sekretessbelagd.

Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att behandla ansökningar om forskningstillstånd grundar sig på att en uppgift av allmänt intresse eller offentlig makt. 

Rättsliga grunder för behandlingen:

• Artikel 6.1(e) i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) 

•  Dataskyddslagen 4 § (1020/2018).

Under forskningstillståndsprocessen samlar man av den registrerade sökanden av forskningstillstånd in namn, organisation och kontaktuppgifter, vid lärdomsprov läroanstalt, arbetets handledare och dessas kontaktuppgifter, kontaktperson vid stadens organisation och kontaktuppgifter, uppgifter om ansökan om forskningstillstånd samt beslutet om beviljande av forskningstillstånd.

Personuppgifter som samlas in av Vanda stad fås och upprätthålls på basis av de uppgifter som lämnats in av den som ansöker om forskningstillstånd och de uppgifter som uppkommer vid verksamhetsenheten.

Forskningstillståndsprocessen kan inte genomföras utan personuppgifter.

Dina uppgifter kan utlämnas vidare endast med ditt samtycke eller om någon annan myndighet med stöd av lagen har rätt att få uppgifter. Uppgifter om dig lämnas aldrig ut för till exempel marknadsföringsändamål. Uppgifter om en enskild person kan lämnas ut till andra instanser med klientens samtycke eller på grundval av en uttrycklig lagbestämmelse. Om en person inte har förutsättningar att bedöma innebörden hos det samtycke som ges får uppgifter utlämnas med dennas lagliga företrädares samtycke. Uppgifter lämnas ut på begäran till myndigheter som med stöd av lagen har rätt till registeruppgifter. Den som begär utlämning ska ange vilken punkt i en lag som begäran om uppgifter baseras på. En registeranteckning ska göras om utlämnandet av uppgifter. En registeranteckning ska göras om utlämnandet av uppgifter. Uppgifter utlämnas till riksomfattande register för forsknings-, planerings- och statistiska ändamål. Om uppgifter med hjälp av en teknisk anslutning utlämnas ur forskningstillståndsregistret till andra personregister ska klienten ge sitt tillstånd till detta eller så ska utlämnandet basera sig på en lagbestämmelse som berättigar utlämnandet. Den registeransvariga ansvarar för utlämningarnas lagenlighet. Uppgifter om dig kan också behandlas av sådana aktörer utanför Vanda stad, t.ex. privata företag, som Vanda köper tjänster av. I dessa fall ansvarar Vanda stad för behandlingen av dina uppgifter och uppgifterna behandlas på samma sätt som om tjänsten skulle tillhandahållas vid en av Vanda stads egna enheter. Dina uppgifter lämnas inte ut från dessa enheter utan ditt samtycke annat än till Vanda stad och myndigheter.

För att garantera personlig integritet har datasäkerheten och dataskyddet säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Ansökningarna om forskningstillstånd med bilagor förvaras i Vanda stads ärendehanteringssystem som är informationssäkert.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.  

När den som behandlar personuppgifter behandlar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. I regel behandlas uppgifterna endast inom EU:s eller EES:s område.

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar Vanda stad omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör nödvändiga anmälningar till den nationella dataombudsmannen och den registrerade. Vanda stad meddelar om incidenten till dataskyddsombudsmannen genast utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att ha fått vetskap om den, såvida det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter.  

Om incidenten sannolikt leder till att den registrerades rättigheter och friheter riskeras i hög grad underrättar Vanda stad den registrerade utan onödigt dröjsmål. I sådana fall meddelar staden de registrerade vars uppgifter berörs av datasäkerhetsincidenten om informationsläckan. Om informationsläckan gäller en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från den registrerades sida kan informationsläckan också delges genom ett allmänt tillkännagivande.  

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Forskningsansökan, forskningsansökningsbilagorna och forskningsplanen förvaras i 10 år.

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

- granska vilka av dina uppgifter som behandlas

- kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter

- kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas

- rätten att göra invändning mot behandlingen av uppgifter

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens sidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan.  Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vanda stad kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av dess repetitiva karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar Vanda stad den som framfört begäran innan åtgärden vidtas. Om Vanda stad vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta den som framfört begäran om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra effektiva rättsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos en tillsynsmyndighet i den medlemsstat i EU där du har din hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att intrånget har begåtts. I Finland är det dataombudsmannen som är tillsynsmyndighet. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och av telefonrådgivningen: 

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi 

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi  

Telefon (växel): 029 566 6700 

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777 

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du genom Vanda stads registratur. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter med e-post. 

Registeransvarig är Vanda stads nämnden för fostran och lärande. Kontaktuppgifter till den som är registeransvarig och dataskyddsansvarig i Vanda stad finns här nedan: 

Registeransvarig  

Vanda stad 

Nämnden för fostran och lärande

FO-nummer 0124610-9 

Stationsvägen 7, 01300 Vanda 

Dataskyddsansvarig 

tietosuojavastaava@vantaa.fi 

tfn 040 071 3358 

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad 

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 

2 vån., 01300 Vanda. 

Telefon (växel): 09 839 11 

Fax 09 8392 4163

e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi