Vantaan kaupungin Timmi-tilavarausjärjestelmän asiakasrekisteri

Vantaan kaupunki käsittelee rekisterissä olevia tietoja tilavarauksien myöntämiseksi ja hallinnoimiseksi. Vantaan kaupungin tilojen käyttövuoroja haetaan Timmi-järjestelmän kautta ja asianomainen lautakunta päättää vuorojen myöntämisestä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteet:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta

Kunnan lakisääteisistä velvoitteista liikuntapalveluiden järjestämiseksi säädetään seuraavissa laeissa:

• liikuntalaki (390/2015)
• valtioneuvoston asetus liikunnan edistämisestä (550/2015)
• laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• valtionavustuslaki (688/2001)
• tilastolaki (280/2004)
• nuorisolaki (1285/2016)

Tietoja voidaan mahdollisesti käyttää myös yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin, tieteelliseen tai historialliseen tutkimustarkoitukseen taikka tilastollisia tarkoituksia varten laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohta ja 6 artiklan 1 kohdan e alakohta), tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 3-4 kohdat, 6 §:n 1 momentin 7-8 kohdat sekä 29 §:n 1 momentin 3 kohta).

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot tilavarausjärjestelmien asiakkaista (Timmi-tilavarausjärjestelmä):

• asiakastyyppi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu yhteisö),
• henkilö- tai Y-tunnus,
• yhteystiedot (etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), 
• muut tiedot (asiakasryhmä laskutusta varten, yhdistyksen rekisterinumero ja rekisteröintivuosi), ja
• lisätiedot (esim. osoitteen muuttuminen voidaan kirjata lisätietokenttään).

Ei säännönmukaista luovutusta. Julkisen tiedon luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 16 §:n perusteella. Salassa pidettävän tiedon luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy 26 §:n mukaisesti. Salassa pidettävä tieto voidaan antaa vain, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty tai jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelijöitä. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajat vaihtelevat. Tähän rekisteriin kuuluvat tiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia järjestelmän ja palveluiden käytön puolesta.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 22-23 §). Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.

Sähköinen aineisto

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Järjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla.

Manuaalinen aineisto

Paperiasiakirjat säilytetään arkistolain (831/1994) ja -asetuksen (1012/1982) mukaisesti toimialan eri arkistotiloissa ja yli 10 vuotta säilytettävät Vantaan kaupunginarkistossa. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Oikeuksien toteuttaminen

Henkilötietojen tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa.fi-sivustolta, Vantaa-infoista sekä rekisterin yhteyshenkilöltä. Lomake palautetaan täytettynä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä Vantaa-infon toimipisteeseen. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovutusta. Muiden oikeuksien käyttämiseksi rekisteröityä ohjataan ottamaan yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Perusteet oikeuksien käyttämiselle ja pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan tapauskohtaisesti.

Käsittelyn määräaika

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty hänen pyyntönsä johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Maksujen periminen ja pyynnön toteuttamisesta kieltäytyminen

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Henkilön tunnistaminen

Jos rekisterinpitäjällä on perusteltua syytä epäillä pyynnön esittäneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tietosuoja-asetuksen 11 artiklan (”Käsittely, joka ei edellytä tunnistamista”) soveltamista.

Muuta huomioitavaa

Lapsen puolesta rekisteröidyn oikeuksia käyttää lapsen huoltaja tai lapsen muu laillinen edustaja. Huoltajuus tai edustuksen peruste sekä tiedonsaantioikeus on tarkistettava tarvittaessa. Alle 18-vuotias voi käyttää tarkastusoikeuttaan itse ja/tai kieltää tietojensa näyttämisen huoltajalleen, mikäli hän on kykenevä päättämään itseään koskevista asioista. Häntä myös informoidaan tarvittaessa huoltajan tai muun henkilön tekemästä tarkastuspyynnöstä ennen pyynnön toteuttamista.

Edunvalvoja voi tarkastaa päämiehensä tiedot tai käyttää muita päämiehelle kuuluvia oikeuksia, jos oikeuden käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun valtakirjaan tai määräykseen. Edunvalvojan on esitettävä valtakirja tai tuomioistuimen tai maistraatin päätös tarkastuspyynnön yhteydessä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä tarkastaa käsiteltävät tiedot. Mikäli tietoja käsitellään, rekisteröidylle on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• rekisteröity vastustaa käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (erityiseen tilanteeseen liittyvä peruste) tai 21 artiklan 2 kohdan nojalla (suoramarkkinointi);
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
• henkilötiedot on kerätty 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely on tarpeen:

• sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi;
• rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän 
• suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten;
• kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä 9 artiklan 2 kohdan h ja i alakohdan sekä 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti;
• yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti, jos 1 kohdassa tarkoitettu oikeus todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti; tai
• oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Jos käsittelyä on rajoitettu em. nojalla, näitä henkilötietoja saa, säilyttämistä lukuun ottamatta, käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Jos rekisteröity on saanut käsittelyn rajoitetuksi 1 kohdan nojalla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e (yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen) tai f (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen) alakohtaan, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Jos henkilötietoja käsitellään tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti, rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, paitsi jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joiden käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos:

• käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen; ja
• käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun rekisteröity käyttää 1 kohdan mukaista oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. Tässä tarkoitetun oikeuden käyttäminen ei kuitenkaan saa rajoittaa 17 artiklan (oikeus tietojen poistamiseen) soveltamista eikä se saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joiden käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimisto neuvoo valituksen tekemisessä. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnassa annetaan yleistä tietosuojaan liittyvä ohjausta ja neuvontaa sekä kerrotaan, jos asia vaatii tarkempaa tutkimista ja käsittelyä (ks. yhteystiedot: www.tietosuoja.fi).

Henkilötiedot ovat välttämättömiä tilavarauksen myöntämiselle. Mikäli henkilötietoja ei saada, tilavarausta ei voida myöntää. Uutiskirjeiden vastaanottaminen on vapaaehtoista.

Tiedot saadaan asiakkaalta Timmi-palveluun rekisteröitymisen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Vantaan kaupunki, vapaa-ajan lautakunta

Y-tunnus: 0124610-9

Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde) 09 839 11

Faksi: 09 8392 4163

Sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi

Liikuntajohtaja

Helena Sallegren, liikuntapalvelukoordinaattori, liikunnan palvelualue

Taina Saarenpää, verkostopäällikkö, nuorisopalvelut

Jan Kuronen, palvelukoordinaattori, kuntalaispalvelut

Reeli Karimäki, kulttuuripäällikkö, kulttuuripalvelut

PL 1500, 01030 Vantaan kaupunki

helena.sallegren@vantaa.fi, puh. 050 314 5153, liikunnan palvelualue

taina.saarenpaa@vantaa.fi, puh. 040 523 4744, nuorisopalvelut

jan.kuronen@vantaa.fi , puh 050 318 0960, kuntalaispalvelut

reeli.karimaki@vantaa.fi, kulttuuripalvelut