Behandling av personuppgifter i rapporteringskanalen för misstänkta överträdelser

Personuppgifter behandlas i samband med att vi utreder sanningshalten i en misstänkt överträdelse som rapporterats till rapporteringskanalen för misstänkta överträdelser. Personuppgifter behandlas endast när detta är nödvändigt och i enlighet med gällande lagstiftning.

Uppgifterna används inte för andra ändamål, såsom direktmarknadsföring eller kommersiella syften. 

Behandlingen grundar sig på lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser som verkställer Europeiska unionens direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten. 

Rättslig grund för behandlingen:

• Artikel 6.1 a och c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) 
• Dataskyddslagen (1020/2018) 6 §

Uppgifter som samlas in är den rapporterande personens namn, telefonnummer och e-postadress samt andra personuppgifter som uppges i rapporten. Sådana andra personuppgifter kan vara exempelvis uppgifter som den rapporterande personen berättar om sig själv, om föremålet för rapporten eller om andra personer.

Det är inte nödvändigt att tillhandahålla personuppgifter. Rapport kan även lämnas utan att tillhandahålla personuppgifter.

Den som ansvarar för handläggning av rapporten får lämna uppgift om den rapporterande personens identitet och identiteten av andra personer som nämns i rapporten samt uppge annan information som direkt eller indirekt avslöjar dessa personers identitet till den person som tillsatts för att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att ge denna information för att utreda rapportens riktighet. Uppgifter kan dessutom vid behov lämnas till myndigheter för de ändamål som föreskrivs i lagen. 

För att skydda din integritet säkerställs datasäkerheten och dataskydden för personuppgifterna genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Personuppgifter får till exempel endast behandlas av personer som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbets- eller tjänsteuppgifter och endast i den utsträckning som krävs för att kunna utföra den enskilda uppgiften. I kunddatasystemet övervakas detta bland annat med hjälp av loggdata. Pappershandlingar förvaras i stadens olika arkivlokaler på ett säkert ställe som inga utomstående har tillträde till.

Personalen har tystnadsplikt och sekretess, vilka fortsätter att gälla efter att anställningen har upphört. 

Personuppgifter behandlas inte i länder utanför EU eller EES.

Det är möjligt att dina personuppgifter, trots skyddet, i undantagsfall kan bli utsatta för en personuppgiftsincident och hamna hos en extern part. I dessa situationer vidtar vi omgående åtgärder för att avhjälpa situationen och om personuppgiftsincidenten medför en risk för dig anmäler vi den till dataskyddsombudsmannen. Anmälan görs senast inom 72 timmar efter att vi fått vetskap om incidenten. Om personuppgiftsincidenten orsakar hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten. 

Uppgifter sparas i systemet när rapporten om misstänkt överträdelse lämnas. Uppgifterna raderas i enlighet med lagstiftningen fem år efter att rapporten kom in, om det inte är nödvändigt att bevara informationen för att rättigheter eller skyldigheter enligt denna eller någon annan lag ska tillgodoses eller fullgöras, eller för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Personuppgifter som tydligt inte har någon betydelse för handläggningen av en rapport raderas utan obefogat dröjsmål.

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.  

Med den registrerade avses den person vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att kontrollera vilka uppgifter som behandlas.

Vi rekommenderar att du lämnar begäran om insyn på en separat blankett som finns tillgänglig på vantaa.fi eller fås från Vanda stads informationsställen. Om du vill ha mer information om behandlingen av personuppgifter eller om dina rättigheter, vänligen kontakta kontaktpersonen 

som anges nedan under punkt 15. De lagstadgade villkoren för utövande av rättigheter ses över från fall till fall efter att din identitet har verifierats. 

Vi tillgodoser begäran om information utan onödigt dröjsmål, dock senast en månad efter att begäran mottogs. Tidsfristen får vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av hur komplicerad begäran är och mängden information. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

Att utöva rättigheterna är i princip kostnadsfritt. Vi kan emellertid ta ut en skälig avgift som motsvarar de administrativa kostnaderna för tillgodoseendet av begäran eller vägra att utföra en åtgärd som begärts, om begäran är uppenbart ogrundad, oskälig eller återkommande. Om vi avser ta ut en avgift för att tillgodose din begäran, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att vidta en åtgärd som du har begärt informerar vi dig skriftligen om skälen till vägran och om möjligheten att föra ärendet till dataskyddsombudsmannen för behandling eller använda andra rättsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid med lagen kan du inge ett klagomål till dataombudsmannen. Mer information om och anvisningarna om hur du inger klagomål fås av den kontaktperson som anges nedan under punkt 15, av stadens dataskyddsombud samt från webbplatsen för och telefonrådgivningen på dataombudsmannens byrå:

Dataombudsmannens byrå/www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777

För mer information om behandlingen av personuppgifter ska du kontakta kontaktpersonen nedan. Observera att e-post inte är ett säkert sätt att behandla personuppgifter, så skicka inte till exempel din personbeteckning eller annan känslig information via e-post.