Henkilötietojen käsittely väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavassa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Päivitetty 1.1.2023.

Tällä sivulla kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavassa.

Ilmoituskanava ja lisätietoja väärinkäytösepäilyistä: Väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanava

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavajärjestelmään tehdyn väärinkäytösepäilyn todenperäisyyden selvittämisen yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään vain tarvittaessa ja niitä käytetään ko. lainsäädännössä määritellyllä tavalla.

Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Käsittely perustuu ilmoittajansuojelulakiin, jolla pannaan täytäntöön Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiivi.

Käsittelyn oikeusperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta
  • Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Mitä henkilötietoja kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Kerättäviä tietoja ovat ilmoittajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä ilmoituksessa esiintuodut muut henkilötiedot. Tällaisia muita henkilötietoja voivat olla esimerkiksi ilmoittajan itsestään, ilmoituksen kohteesta tai muista henkilöistä kertomat tiedot.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Henkilötietojen antaminen ei ole välttämätöntä, vaan ilmoitus voidaan tehdä myös ilman annettuja henkilötietoja.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä sekä henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi. Lisäksi tietoja voidaan antaa tarvittaessa viranomaisille laissa määritellyissä tarkoituksissa.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla.

Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot tallentuvat järjestelmään, kun ilmoitus väärinkäytösepäilystä tehdään. Tiedot poistetaan lainsäädännön mukaisesti viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä po. laissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään.

Tarkastuspyyntö suositellaan tehtäväksi erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Lisätietoja

Pentti Asumus

Vantaan kaupunki / Kaupunkistrategia ja johto / Sisäinen tarkastus
Tarkastusjohtaja
040 070 1970 pentti.asumus@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Y-tunnus 0124610-9  

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

Vantaan kaupunki tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Puhelin (vaihde): 09 839 11 kirjaamo@vantaa.fi

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Faksi 09 8392 4163

Avainsanat

TietosuojaTietopyynnöt