Behandling av personuppgifter i samband med rekryteringsstöd för unga

Personuppgifterna för företagets representant och företagets uppgifter behandlas för att arbetskraftsmyndigheten kan bedöma förutsättningarna för att ingå ett sådant avtal med företaget som avses i 7 § 3 mom. i statunderstödslagen och som avses i statsrådets förordning 1332/2025, om förutsättningarna uppfylls, godkänna avtalet och verkställa de ärenden som överenskommits i det. Dessutom behandlas nämnda uppgifter för uppfyllande av de skyldigheter för arbetskraftsmyndigheten som följer av statsrådets förordning 1332/2025, statsunderstödslagen (688/2001), EU:s statsunderstödsreglering och skattelagstiftningen. Syftet med behandlingen av företagets och dess representants uppgifter är att sysselsätta en ung person i företaget.

När du är en ung person vars sysselsättning stöds ekonomiskt genom ett avtal om användning av statsunderstöd, är syftet med behandlingen av dina personuppgifter att främja din sysselsättning på det sätt som avses i statsrådets förordning 1332/2025. Dina personuppgifter används också för att identifiera och utreda hur det statsunderstöd som beviljats Vanda stad har använts och för att ansöka om utbetalning av statsunderstöd.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål såsom direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av nödvändiga personuppgifter baserar sig på statsrådets förordning 1332/2025 om statsunderstöd till arbetskraftsmyndigheten för sysselsättning av arbetslösa unga personer 2026 och 2027. Enligt den nämnda förordningen får statsunderstöd som beviljats en arbetskraftsmyndighet användas för att sysselsätta en arbetslös ung person bland annat om arbetskraftsmyndigheten i enlighet med 7 § 3 mom. i statsunderstödslagen ingår ett avtal om sysselsättning med det företag som använder stödet. Det är inte möjligt att upprätta avtal utan att personuppgifterna för företagets representant och den unga person som sysselsätts behandlas vid Vanda stads arbetskraftsmyndighet. Dessutom baserar sig behandlingen av personuppgifter på Livskraftscentralens beslut UUD/43772026 som Vanda stads arbetskraftsmyndighet bör följa.

Rättsliga grunder för behandlingen:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkten 1 b: behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder innan avtalet ingås på den registrerades begäran.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 e: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Dataskyddslagen (2018/1050) 4 §

Vanda stads arbetskraftsmyndighet får uppgifterna av det företag som ansöker om rekryteringsstödet för unga och med vilket ett avtal om användning av statsunderstöd ingås. Uppgifterna fås också via Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakt från Vandas understödssystem och även under processens senare skeden när företaget ansöker om utbetalning hos arbetskraftsmyndigheten eller arbetskraftsmyndigheten begär en redogörelse av företaget.

Företaget meddelar vid ansökan om Rekryteringsstödet för unga:

• sin representants kontaktuppgifter (namn, telefonnummer, e-postadress) och företagets identifierings- och kontaktuppgifter,
• faktureringsadress och kontonummer,
• antalet anställda och huvudsakliga verksamhetsområde,

Företaget meddelar följande uppgifter om den arbetslösa unga personen som anställs med stödet: 

• namn, personbeteckning, adress, hemkommun
• uppgifter om en eventuell integrationsprocess
• utbildningsnivå
• uppgifter om anställningsförhållandet (anställningens inlednings- och slutdatum, befattningsbenämning, lönekostnader, arbetstid i timmar per vecka) inkl. arbetsavtal

Uppgifterna fås av det företag som ansöker om rekryteringsstödet för unga i Vanda stads system för ansökan om understöd. Företaget loggar in i systemet med Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakter. 

I samband med Suomi.fi-identifikationen registreras följande uppgifter om personen (företagets representant) i systemet:

• namn 
• personbeteckningen i krypterad form (hemlig)
• e-postadressen, om den har sparats i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas (MBD) uppgifter.

Uppgifter om den som undertecknat avtalet samlas också in.

Ja. Utan personuppgifter är det inte möjligt att ingå ett avtal om användningen av statsunderstödet mellan arbetskraftsmyndigheten och företaget eller genomföra utbetalnings- och redogörelseprocessen för stödet.

Uppgifterna lämnas ut till Sysselsättnings-, utvecklings- och förvaltningscentret (UF-centret) när arbetskraftsmyndigheten ansöker om utbetalning av statsunderstöd av centret och gör en redogörelse för användningen av statsunderstödet på det sätt som föreskrivs i 8 § i statsrådets förordning (1332/2025). I bilagan till sin ansökan om utbetalning ska arbetskraftsmyndigheten lämna följande uppgifter till UF-centret:  specificerande identifieringsuppgifter för avtalet mellan företaget och arbetskraftsmyndigheten, ålder och utbildningsnivå för den person som anställts med stödet och den grund på vilken stödet beviljats (utbildning på grundskolenivå, arbetslös i mer än 3 månader, arbetslös i mer än 6 månader), arbetsavtalets längd, namn och FO-nummer för det företag som får stödet och beloppet av det utbetalda stödet enligt de faktiska kostnaderna. En årsanmälan ska göras i registret över företagsstöd, EU-kommissionens centrala register för stöd, eaidRegister (eAIR) och Skatteförvaltningen, där uppgifter om det företag som fått näringsstöd, FO-nummer, stödbeloppet samt utbetalningsdatum ska anges. Livskraftscentralen i Nyland kan också i egenskap av statsbidragsmyndighet utöva tillsyn över användningen av statsunderstödet.

I övrigt lämnar vi ut personuppgifterna endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke till utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter utlämnas aldrig till utomstående aktörer för marknadsföring eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunduppgiftssystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logguppgifter. Handlingarna arkiveras digitalt i ärendehanteringssystemet i enlighet med informationsstyrningsplanen. I ärendehanteringssystemet ingår loggning. 

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en ändamålsenlig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter. Uppgifter från Vanda stads system för ansökan om understöd överförs inte till länder utanför EU- eller EES-området.

Om Microsoft-produkter används kan personuppgifter överföras till USA. Överföringen grundar sig på det beslut som Europeiska kommissionen godkände den 10 juli 2023 om en tillräcklig dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan görs senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den

Uppgifterna lagras och förstörs i enlighet med Vanda stads informationsstyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i informationsstyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. Efter att bevaringstiden gått ut raderas uppgifterna. 

Uppgifterna om beviljandet av stödet ska bevaras i tio år. Det handlar om kommissionens förordning (EU) 2023/2831 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse. I förordningen konstateras att medlemsstaterna ska föra bok över de registrerade uppgifterna om stöd av mindre betydelse i tio år från och med den dag då stödet beviljades.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiserat beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att

• granska vilka uppgifter om dig som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter

Du kan begära granskning av personuppgifter via Vanda stads e-tjänst, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens Dataskyddssid

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi behandlar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att begäran har mottagits. Tidsfristen kan vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och uppgifternas omfattning. Om tidsfristen förlängs, underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift som motsvarar de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, oskälig eller återkommande. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas i strid mot lagen kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av den kontaktperson som nämns under punkt 14, stadens dataskyddsombud samt på dataombudsmannens byrås webbsidor och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi 
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av den kontaktperson som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
tietosuoja-tyko@vantaa.fi

Personuppgiftsansvarig är direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen (Vanda stads förvaltningsstadga 2 kap. 9 §).

Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudet i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig
Vanda stad
Direktören för sysselsättnings- och integrationsservicen
FO-nummer 0124610-9 
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi