Henkilötietojen käsittely Nuorten rekrytointituki
Henkilötietojen käsittely Vantaan työvoimaviranomaisessa, kun yritys hakee nuorten rekrytointitukea (valtioneuvoston asetuksessa 1332/2025 tarkoitettu tukimenettely)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tässä asiakirjassa kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi, kun olet yrityksen edustajana sopimassa Vantaan kaupungin työvoimaviranomaisen kanssa valtioneuvoston asetuksessa 1332/2025 tarkoitetulla tavalla työttömän nuoren työllistämisestä yritykseesi (sopimus valtionavustuksen käytöstä) ja haet sopimuksen perusteella maksatusta.
Tässä asiakirjassa kerrotaan myös, miten henkilötietojasi käsitellään Vantaan työvoimaviranomaisessa, kun olet valtioneuvoston asetuksessa 1332/2025 tarkoitettu työtön nuori, jonka työllistämiseksi mainittu sopimus valtionavustuksen käytöstä laaditaan Vantaan työvoimaviranomaisen ja sinut työllistävän yrityksen välillä.
1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään
Yrityksen edustajan henkilötietoja ja yrityksen tietoja käsitellään, jotta työvoimaviranomainen voi arvioida edellytyksiä tehdä yrityksen kanssa valtioneuvoston asetuksessa 1332/2025 tarkoitettu valtionavustuslain 7 §:n 3 momentin mukainen sopimus, edellytysten täyttyessä hyväksyä sopimus ja toimeenpanna siinä sovitut asiat. Lisäksi mainittuja tietoja käsitellään niiden velvoitteiden täyttämiseksi, joita työvoimaviranomaiselle seuraa valtioneuvoston asetuksesta 1332/2025, valtionavustuslaista (688/2001), EU:n valtiontukisääntelystä sekä verolainsäädännöstä. Yrityksen ja sen edustajan tietojen käsittelyn tarkoituksena on nuoren työllistäminen yritykseen.
Kun olet nuori, jonka työllistymistä sopimuksella valtionavustuksen käytöstä tuetaan taloudellisesti, on henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena edistää työllistymistäsi valtioneuvoston asetuksessa 1332/2025 tarkoitetulla tavalla. Henkilötietojesi avulla myös yksilöidään ja selvitetään, mihin Vantaan kaupungille myönnettyä valtionavustusta on käytetty ja haetaan valtiontuen maksatusta.
Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
Välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu valtioneuvoston asetukseen 1332/2025 valtionavustuksesta työvoimaviranomaiselle työttömien nuorten työllistämiseen vuosina 2026 ja 2027. Mainitun asetuksen mukaan työvoimaviranomaiselle myönnettyä valtionavustusta saa käyttää työttömän nuoren työllistämiseksi mm., jos työvoimaviranomainen tekee työllistämistä koskevan sopimuksen valtionavustuslain 7 §:n 3 momentin mukaisesti tukea käyttävän yrityksen kanssa. Sopimuksen laatiminen ei ole mahdollista ilman yrityksen edustajan ja työllistettävän nuoren henkilötietojen käsittelyä Vantaan työvoimaviranomaisessa. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu valtionavustuksen myöntämistä koskevaan Elinvoimakeskuksen päätökseen UUD/43772026, jota Vantaan työvoimaviranomaisen on noudatettava.
Käsittelyn oikeusperuste:
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan b alakohta; käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta; käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
- Tietosuojalaki (2018/1050) 4 §
3. Mitä henkilötietoja kerätään ja keneltä tiedot saadaan?
Vantaan työvoimaviranomainen saa tiedot siltä yritykseltä, joka hakee nuoren rekrytointitukea ja jonka kanssa sopimus valtionavustuksen käytöstä tehdään. Tietoja saadaan myös suomi.fi tunnistautumisen ja valtuutuksen kautta Vantaan avustusjärjestelmästä sekä myös prosessin myöhemmissä vaiheissa, kun yritys hakee työvoimaviranomaiselta maksatusta tai työvoimaviranomaisen pyytää yritykseltä selvitystä.
Yritys ilmoittaa hakiessaan Nuorten rekrytointitukea:
- edustajansa yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä yrityksen yksilöinti- ja yhteystietonsa;
- Laskutusosoite ja tilinumero;
- henkilöstömäärä ja päätoimiala;
Tuella palkattavasta työttömästä nuoresta yritys ilmoittaa seuraavat tiedot:
- nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta
- mahdolliseen kotoutumisprosessiin liittyvät tiedot
- koulutusaste
- työsuhdetta koskevat tiedot (työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävänimike, palkkakustannukset, työaika viikkotunteina) ml. työsopimus
Tiedot saadaan yritykseltä, joka hakee Vantaan kaupungin avustustenhakujärjestelmässä nuorten rekrytointitukea. Yritys kirjautuu järjestelmään suomi.fi- tunnistuksella ja suomi.fi-valtuuksilla.
Suomi.fi tunnistautumisen yhteydessä henkilöstä (yrityksen edustajasta) tallentuu järjestelmään seuraavat tiedot:
- nimi
- henkilötunnus kryptattuna (salattuna)
- sähköpostiosoite, jos se on Digi- ja väestötietoviranomaisen (DVV) tietoihin tallennettu
Lisäksi kerätään tieto sopimuksen allekirjoittajasta.
4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
On. Ilman henkilötietoja sopimusta valtionavustuksen käytöstä ei ole mahdollista tehdä työvoimaviranomaisen ja yrityksen välillä eikä tuen maksatus- ja selvitysprosessia toteuttaa.
5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?
Tietoja luovutetaan Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskukselle (KEHA-keskus), kun työvoimaviranomainen hakee siltä valtionavustuksen maksatusta ja tekee selvityksen valtionavustuksen käytöstä valtioneuvoston asetuksen (1332/2025) 8 §:ssä säädetyllä tavalla. Maksatushakemuksensa liitteessä työvoimaviranomaisen on luovutettava KEHA-keskukselle seuraavat tiedot: yrityksen ja työvoimaviranomaisen välisen sopimuksen yksilöivä tunnistetieto, tuella palkatun henkilön ikä ja koulutusaste sekä peruste, jolla tuki on myönnetty (perusasteen koulutus, työtön yli 3 kuukautta, työtön yli 6 kuukautta), työsopimuksen kesto, tuen saavan yrityksen nimi ja y-tunnus sekä maksetun tuen määrät toteutuneiden kustannusten mukaan. Yritystukirekisteriin ja EU-komission keskustukirekisteriin eaidRegister (eAIR) sekä Verohallinnolle tehdään vuosi-ilmoitus, jossa ilmoitetaan elinkeinotukea saaneen yrityksen tiedot, y-tunnus, tuen määrä sekä maksupäivä. Myös Uudenmaan elinvoimakeskus voi suorittaa valtioapuviranomaisena valtionavustuksen käyttöä koskevaa valvontaa.
Muilta osin luovutamme henkilötietoja eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.
6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?
Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Asiakirjat arkistoidaan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti asianhallintajärjestelmään digitaalisesti. Asianhallintajärjestelmä sisältää lokituksen.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen
päättymisen jälkeen.
7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso. Vantaan kaupungin avustustenhakujärjestelmästä ei siirretä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Käytettäessä Microsoft tuotteita henkilötietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.
8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.
9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
Tuen myöntämistä koskevat tiedot on säilytettävä 10 vuoden ajan. Kyseessä on komission asetus (EU) 2023/2831 Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen. Asetuksessa todetaan, että jäsenvaltioiden on pidettävä kirjaa vähämerkityksistä tukea koskevista rekisteröidyistä tiedoista kymmenen vuoden ajan tuen myöntämispäivästä.
10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?
Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus
- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
- vastustaa tietojesi käsittelyä
Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön Vantaan kaupungin sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.
13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteystaholta. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Yhteyshenkilö
tietosuoja-tyko@vantaa.fi
Rekisterinpitäjä on työllisyyden ja kotoutumisen palveluiden johtaja (Vantaan kaupungin hallintosääntö 2 luku 9 §)
Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Työllisyyden ja kotoutumisen palveluiden johtaja
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi