Behandling av personuppgifter i Vanda stads materialbank

När du registrerar dig som användare av materialbanken fyller du i en registreringsblankett. Materialbanken används för att ladda upp och dela material för Vanda stads interna och externa kommunikation.

Administratören kan använda uppgifterna för att bevilja rättighet att använda materialbanken enligt behov. Registeruppgifterna används också för att skapa ett användarnamn till materialbanken. Uppgifterna gör det möjligt att ta kontakt med användarna och skicka ut meddelanden.

Vi använder aldrig personuppgifterna för andra ändamål, till exempel direktmarknadsföring eller kommersiella syften.

Vanda stad behandlar uppgifterna i registret för att ordna tjänsten och sköta till den hörande uppgifter. Användning av materialbanken förutsätter att man registrerar sig som användare och att användaren godkänner användningsvillkoren.

Behandlingens rättsliga grund:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6 punkt 1.a och 1.c.
• Dataskyddslagen (1020/2018) 6 §

I registreringsblanketten ska användaren ange sitt efternamn, förnamn, sin e-postadress, sitt telefonnummer och sin organisation. Dessutom frågar man om vilken användargrupp man hör till och användningsändamål för materialet.

När man registrerar sig som användare av Materialbanken skickas en registreringsbegäran till administratören, som hen godkänner jämte rättigheterna som är villkor för användning. Du beviljas en användarnivå som motsvarar användningsändamålet. Det finns olika nivåer.

Det är obligatoriskt att lämna personuppgifterna eftersom rätten att använda materialbanken ges utgående från dem. Vanda stad behandlar uppgifterna i registret för att ordna tjänsten och sköta till den hörande uppgifter. Användning av materialbanken förutsätter att man registrerar sig som användare och att användaren godkänner användningsvillkoren.

Registrets uppgifter tas från registreringsblanketten när användaren själv registrerar sig i materialbanken. Att registrera sig är frivilligt.

Den registrerade användarens uppgifter lämnas inte ut till tredje parter utanför Vanda stad och uppgifterna överförs inte till andra system eller till länder utanför EU- eller EES-länderna.

För att skydda din integritet har datasäkerheten och dataskyddet för personuppgifterna tryggats genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I kunddatasystemet övervakas detta bl.a. genom logguppgifter. Pappersdokument förvaras i stadens olika arkivlokaler i säkra platser som utomstående inte äger tillträde till.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När personuppgiftsbiträdet hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifter för stadens räkning, till exempel en serviceleverantör.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och anmälningar till dataombudsmannen om personuppgiftsincidenten är en risk för dig. Anmälan görs senast 72 timmar efter att incidenten uppdagades. Om personuppgiftsincidenten medför hög risk meddelar vi också dig om personuppgiftsincidenten.

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställs i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Uppgifterna som ges i samband med registreringen till materialbanken och användarkontot som skapats är i kraft tills vidare. Åt registrerade användare kan skapas ett användarkonto för en viss tid eller ett tillfälligt användarkonto som avaktiveras efter att tiden gått ut.

Materialbankens administratör har rätt att radera den registrerade användaren från systemet om användaren inte längre arbetar vid Vanda stad eller om användarkontot inte använts aktivt.

Som en registrerad användare kan du själv granska och modifiera dina egna uppgifter samt radera ditt eget användarkonto i punkten Omat tiedot (Mina uppgifter).

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att

• granska vilka uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att uppgifterna raderas
• kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter.

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och vid Vandainfo. Om du vill få närmare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkten ”Mer information om behandlingen och kontaktpersoner” nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall efter att din identitet styrkts.

Vi vidtar begärda åtgärder utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta dig om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Mer information och anvisningar om hur man gör en överklagan kan fås av kontaktpersonen som nämns i punkt 15, stadens dataskyddsansvarig samt av dataombudsmannens webbplats och telefonrådgivning:

Dataombudsmannens byrå (www.tietosuoja.fi)

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777

Du kan be om en noggrannare redogörelse om behandlingen av dina personuppgifter av Vandainfo.

Mer information om behandlingen och förvaringen av uppgifterna kan fås genom att använda kontaktuppgifterna nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter Skicka inte exempelvis din personbeteckning eller känsliga uppgifter med e-post.

Kontakt
viestinta@vantaa.fi

Dataskyddsansvarig
tietosuojavastaava@vantaa.fi
tfn 040 071 3358

Personuppgiftsansvarig
Vanda stad
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda

Registratorskontor
Registratorkontorets kontaktuppgifter

Informationsdokumentet har uppdaterats 28.4.2022

Du kan hitta Vanda stads informationsdokument samlade på sidan Behandling av personuppgifter hos Vanda stad.