Henkilötietojen käsittely Vantaan aineistopankissa

Rekisteröityessäsi aineistopankin käyttäjäksi täytät rekisteröitymislomakkeen. Aineistopankkia käytetään Vantaan kaupungin sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä aineistojen lataamiseen ja jakamiseen.

Tietojen kautta pääkäyttäjä myöntää oikeudet käyttää aineistopankkia niiltä osin, kuin tarve on. Rekisteritietojen pohjalta myös luodaan käyttäjätunnukset aineistopankkiin. Annetut tiedot mahdollistavat yhteydenpidon käyttäjiin sekä tiedotuksen. 

 

Emme koskaan käytä henkilötietoja tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

Vantaan kaupunki käsittelee rekisterissä olevia tietoja palvelun järjestämiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Aineistopankin käyttö edellyttää rekisteröitymistä käyttäjäksi ja käyttäjältä käyttöehtojen hyväksymistä.  

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta 
• Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Rekisteröitymislomakkeen täytön yhteydessä pyydetään käyttäjän sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatiotieto. Lisäksi kysytään käyttäjäryhmää ja käyttötarkoitusta.

Rekisteröityessäsi Aineistopankin käyttäjäksi, lähtee pääkäyttäjälle rekisteröitymispyyntö, jonka hän hyväksyy käytön edellytyksenä olevin oikeuksin. Sinulle myönnetään käytön tarkoitusta vaativa käyttäjätaso. Tasoja on erilaisia. 

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä, koska niiden perusteella käyttäjälle annetaan oikeudet käyttää aineistopankkia. Vantaan kaupunki käsittelee rekisterissä olevia tietoja palvelun järjestämiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Aineistopankin käyttö edellyttää rekisteröitymistä käyttäjäksi ja käyttäjältä käyttöehtojen hyväksymistä.

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröintilomakkeesta käyttäjän itse rekisteröityessä aineistopankkiin. Rekisteröityminen on vapaaehtoista.

Rekisteröityneiden käyttäjien tietoja ei luovuteta Vantaan kaupungin ulkopuolelle kolmansille osapuolille eikä tietoja siirretä muihin järjestelmiin tai EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen

päättymisen jälkeen. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja. 

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. 

Aineistopankkiin rekisteröitymisen yhteydessä annetut tiedot ja luotu käyttäjätili on voimassa toistaiseksi. Rekisteröityneelle käyttäjälle voidaan luoda aikamääreellinen tai väliaikainen käyttäjätili, joka aktivoituu pois toiminnasta aikamääreen mukaisesti.  

Aineistopankin pääkäyttäjällä on oikeus poistaa rekisteröitynyt käyttäjä järjestelmästä, mikäli käyttäjä ei enää työskentele Vantaan kaupungilla tai käyttäjätunnusta ei ole käytetty aktiivisesti. 

Rekisteröityneenä käyttäjänä voit itse tarkastaa ja muokata omia tietoja sekä poistaa oman käyttäjätilin Omat tiedot-kohdasta.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa "Lisätietoa käsittelystä ja yhteyshenkilöt" mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää alla mainituista yhteystiedoista. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotot

viestinta@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki                                                   

Y-tunnus 0124610-9  

Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 

Kirjaamon yhteystiedot

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.