Behandling av personuppgifter med Vanda stads fotograferingstillstånd

När du deltar i ett fotograferingstillfälle undertecknar du Vanda stads fotograferingstillstånd. Vanda ingår ett avtal med fotograferingstillståndet om användningen av fotografierna, när det på bilderna förekommer igenkännbara personer. 

Genom fotograferingstillstånd ber man personen som fotograferas om tillstånd att använda bildmaterialet på det sätt som fastställs i tillståndet. Fotograferingstillståndet tas i bruk när det i bildmaterialet förekommer personer som kan kännas igen och när bilderna används i Vanda stads diverse material och kanaler. Fotograferingstillståndet gäller för bilder som laddas upp i Vandas materialbank. 

Tillståndet ger Vanda stad rätt att använda bilderna under den tidsperiod som fastställs i tillståndet, och att beskära bilderna på nytt efter denna tidsperiod så att personerna inte kan kännas igen på bilderna.  

Vanda stad behandlar uppgifterna i tillståndet i samband med användningen av bilderna och för att bifoga fotograferingstillståndet till bilderna. Uppgifterna i tillståndet är synliga för användare av Vanda materialbank som har de hösta administrativa privilegierna.  

Behandlingens rättsliga grund: 

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6 punkt 1.a och 1.c.  

• Dataskyddslagen (1020/2018) 6 § 

I tillståndet ber man om namnuppgifter, telefonnummer, e-postadress och uppgifter om ens organisation. I gruppfotograferingar kan man be om något sätt att identifiera en person, t.ex. kläder. Fotograferingstillstånden lagras antingen elektroniskt i Vandas materialbank eller arkiveras av parten som fått fotograferingstillståndet. 

Genom att ta del av fotograferingen ger du Vanda stad rätten att använda fotografierna. Personuppgifterna behövs för fotograferingstillståndet, så att vi kan bifoga tillståndet till bilderna. Fotograferingstillståndet ger rätten att använda bilderna så som fastställs i tillståndet. Fotograferingstillståndet är i kraft fem (5) år från fotograferingen, om inget annat överenskoms i tillståndet.  

Dina personuppgifter lämnas inte ut till tredje parter utanför Vanda stad och uppgifterna överförs inte till andra system eller till länder utanför EU- eller EES-länderna. 

För att skydda din integritet har datasäkerheten och dataskyddet för personuppgifterna tryggats genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift.  

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.  

När personuppgiftsbiträdet hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifter för stadens räkning, till exempel en serviceleverantör.  

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter. 

Trots skyddet är det möjligt att personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en datasäkerhetsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och anmälningar till dataombudsmannen om personuppgiftsincidenten är en risk för dig. Anmälan görs senast 72 timmar efter att incidenten uppdagades. Om personuppgiftsincidenten medför hög risk meddelar vi också dig om personuppgiftsincidenten. 

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställs i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.  

Fotograferingstillståndet visas för administratörer i samband med bilden på Vandas materialbank i den tid som fastställs i tillståndet. Efter detta arkiveras tillståndet och bilden i systemet. Fotograferingstillståndet ger Vanda stad rätt att använda bilderna under den tidsperiod som fastställs i tillståndet, och att beskära bilderna på nytt efter denna tidsperiod så att personerna inte kan kännas igen på bilderna. 

Uppgifterna används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.    

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. 

Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att  

• granska vilka uppgifter som behandlas 

• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter 

• kräva att uppgifterna raderas 

• kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas 

• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter. 

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få på webbplatsen vantaa.fi och vid Vandainfo. Om du vill få närmare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkten ”Mer information om behandlingen och kontaktpersoner” nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva sina rättigheter ses över från fall till fall efter att din identitet styrkts.  

Vi vidtar begärda åtgärder utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig. 

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift tas ut för att vidta den begärda åtgärden, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå begäran, ska staden skriftligen underrätta dig om orsakerna till vägran samt informera om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling och använda andra rättsskyddsmedel. 

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Mer information och anvisningar om hur man gör en överklagan kan fås av kontaktpersonen som nämns i punkt 15, stadens dataskyddsansvarig samt av dataombudsmannens webbplats och telefonrådgivning: 

Dataombudsmannens byrå (www.tietosuoja.fi) 

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 00520 Helsingfors 

Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors 

E-post: tietosuoja(at)om.fi  

Telefon (växel): 029 566 6700 

Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777 

Mer information om behandlingen av personuppgifterna får du av kontaktpersonerna nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte exempelvis skicka din personbeteckning eller känsliga uppgifter med e-post. 

Kontaktperson 
viestinta@vantaa.fi 

Personuppgiftsansvarig är Vanda stad. 

Dataskyddsansvarig 
tietosuojavastaava@vantaa.fi 

Registratorskontor  

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad 

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån. 01300 Vanda. 

Telefon (växel): 09 839 11 

Fax 09 8392 4163, e-post: kirjaamo@vantaa.fi 

Informationsdokumentet har uppdaterats 28.4.2022 

Du kan hitta Vanda stads informationsdokument samlade på sidan Behandling av personuppgifter hos Vanda stad.