Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin kuvausluvassa

Osallistuessasi kuvauksiin, allekirjoitat Vantaan kaupungin kuvausluvan. Vantaa tekee kuvausluvallisen sopimuksen kuvien käytöstä, kun kuvissa esiintyy tunnistettavasti henkilöitä. 

Kuvausluvassa kuvattavilta pyydetään oikeus kuvamateriaalin käyttämiseen luvassa määritellyllä tavalla. Kuvauslupa otetaan, kun kuvamateriaalissa esiintyy tunnistettavasti henkilöitä ja kuvia käytetään Vantaan kaupungin eri materiaaleissa ja kanavissa. Kuvauslupa koskee Vantaan aineistopankkiin vietäviä kuvia.

Lupa antaa Vantaan kaupungille oikeuden käyttää kuvia luvassa määritellyn ajan ja uudelleen rajata kuvia käyttöajan jälkeen niin, ettei henkilöitä ole tunnistettavista kuvista. 

Vantaan kaupunki käsittelee luvissa olevia tietoja kuvien käytön yhteydessä ja lisätäkseen otettujen kuvien yhteyteen kuvausluvan. Luvan tiedot näkyvät kuvien yhteydessä Vantaan aineistopankin ylemmän käyttäjäoikeustason käyttäjille.  

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta 
• Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Luvassa pyydetään nimitiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja organisaatiotieto. Ryhmäkuvauksissa saatetaan pyytää jokin tunnistetieto, kuten vaatteet tms. Kuvausluvat tallennetaan joko sähköisenä Vantaan aineistopankkiin tai arkistoidaan luvan ottaneen tahon arkistoihin.

Ottamalla osaa kuvauksiin annat kuville käyttöoikeuden Vantaan kaupungille. Henkilötietoja tarvitaan kuvauslupaan, jotta pystymme lisäämään luvan kuviin. Kuvauslupa antaa luvassa määritellysti oikeudet käyttää kuvia. Kuvausluvan voimassaoloaika on viisi (5) vuotta kuvaushetkestä ellei luvassa erikseen muuta sovita. 

Henkilötietojasi ei luovuteta Vantaan kaupungin ulkopuolelle kolmansille osapuolille eikä tietoja siirretä muihin järjestelmiin tai EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. 

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja. 

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. 

Kuvauslupa on käyttöoikeustason mukaisesti nähtävissä kuvan yhteydessä Vantaan aineistopankissa luvassa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän jälkeen lupa ja kuva arkistoituvat järjestelmään. Kuvauslupa antaa Vantaan kaupungille oikeuden käyttää kuvia luvassa määritellyn ajan ja uudelleen rajata kuvia käyttöajan jälkeen niin, ettei henkilöitä ole tunnistettavista kuvista.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.   
 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.

Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa "Lisätietoa käsittelystä ja yhteyshenkilöt" mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu. 

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

viestinta@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki.

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi

Informointiasiakirja on päivitetty 28.4.2022.

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.