Behandling av personuppgifter i Vanda brandbank

Personuppgifter behandlas i brandbanken för att skapa användargrupper och användarkonton samt för att definiera användarens materialvy. Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, såsom direktmarknadsföring eller kommersiella ändamål.

Behandlingen av personuppgifter baseras på användningen av tjänsten. Genom att använda Vanda brandbank godkänner användaren de villkor som krävs för användningen.

Rättslig grund för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6.1 a och c.

Dataskyddslagen (1020/2018) § 6.

En länk till tjänsten kommer att läggas till när tjänsten tas i bruk.

Samarbetspartners uppgifter erhålls vid registrering. Vid ifyllandet av registreringsformuläret begärs användarens efternamn, förnamn, e-postadress, telefonnummer och organisationsuppgifter. Dessutom frågas användargrupp och användningsändamål.

Vanda stads anställda loggar in via Vanda Ad med SSO-inloggning. Uppgifterna kommer automatiskt via Vanda AD. Uppgifterna inkluderar användarens efternamn, förnamn, e-postadress, telefonnummer och organisationsuppgifter.

Det är nödvändigt att lämna de angivna personuppgifterna eftersom de används för att ge användaren rättigheter att använda Vanda brandbank. Genom uppgifterna ger huvudadministratörerna rättigheter till materialet i den utsträckning det behövs. Användarkonton och användargrupper skapas också baserat på registeruppgifterna. De angivna uppgifterna möjliggör kontakt med användarna samt information.

Registrerade användares uppgifter överförs inte till tredje parter utanför Vanda stad och uppgifterna överförs inte till andra system eller utanför EU eller EES.
 

För att garantera din integritet har säkerheten och dataskyddet för personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Personuppgifter får endast behandlas av personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbets- eller tjänsteuppgifter och endast i den utsträckning som den enskilda uppgiften kräver.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter efter att arbets- eller tjänsteförhållandet har avslutats.

I Vanda brandbank behandlas personuppgifter av systemets huvudadministratörer, som ger rättigheter till materialet i den utsträckning det behövs. Användarkonton och användargrupper skapas också baserat på registeruppgifterna.

I fall där personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för Vanda stads räkning har en lämplig nivå av säkerhet och dataskydd avtalats med personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsbiträdet avser en part som behandlar personuppgifter för stadens räkning, till exempel en tjänsteleverantör.
 

Det är möjligt att dina personuppgifter kan bli föremål för en dataintrång och hamna i händerna på en utomstående trots skyddsåtgärder. I dessa situationer vidtar vi omedelbara åtgärder för att åtgärda situationen och informerar dataskyddsombudet om dataintrånget utgör en risk för dig. Meddelandet görs senast 72 timmar efter att intrånget har upptäckts. Om dataintrånget utgör en hög risk informerar vi också dig om dataintrånget.
 

Uppgifterna sparas och förstörs enligt Vanda stads informationshanteringsplan. De lagringstider som anges i informationshanteringsplanen baseras på lagstiftning, nationella arkivets föreskrifter om dokument som ska bevaras permanent samt kommunförbundets rekommendationer om dokument som ska bevaras under en viss tid. Efter att lagringstiden har gått ut förstörs uppgifterna.

De uppgifter som lämnas vid registreringen i Vanda brandbank och det skapade användarkontot är giltiga tills vidare. Systemets huvudadministratör har rätt att ta bort en registrerad användare från systemet om användarkontot inte har använts aktivt eller om tjänsten används felaktigt. Användarkontot inaktiveras och tas bort automatiskt om användaren inte har loggat in på systemet inom sex månader.

Den registrerade användaren kan granska och redigera sina egna uppgifter samt ta bort sitt användarkonto under avsnittet Mina uppgifter.
 

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade avser en person vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att

• Granska vilka uppgifter som behandlas
• Kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• Kräva radering av dina uppgifter
• Kräva begränsning av behandlingen av dina uppgifter
• Invända mot behandlingen av dina uppgifter

Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns tillgänglig på vantaa.fi och Vantaa-info. Om du vill fråga om ytterligare information om behandlingen av personuppgifter eller dina rättigheter, vänligen kontakta den kontaktperson som anges i avsnitt 15. De lagstadgade förutsättningarna för att utöva rättigheterna kontrolleras från fall till fall när din identitet har verifierats.

Vi genomför begäran om information utan onödigt dröjsmål, men senast inom en månad efter att begäran har mottagits. Tidsfristen kan vid behov förlängas med högst två månader med hänsyn till begärans komplexitet och mängden information. Om tidsfristen förlängs informerar vi dig om detta.
 

Att utöva rättigheterna är i princip kostnadsfritt. Vi kan dock ta ut en rimlig avgift som motsvarar de administrativa kostnaderna för att genomföra begäran eller vägra att utföra den begärda åtgärden om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller upprepad. Om en avgift ska tas ut för att genomföra din begäran kommer vi att kontakta dig. Om vi vägrar att utföra den begärda åtgärden kommer du att informeras skriftligen om skälen till vägran och information om möjligheten att hänskjuta ärendet till dataskyddsombudet eller använda andra rättsmedel.
 

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas olagligt kan du lämna in ett klagomål till dataskyddsombudet. Mer information och instruktioner om hur du lämnar in ett klagomål får du från den kontaktperson som anges i avsnitt 15, stadens dataskyddsansvarige samt dataskyddsombudets webbplats och telefonrådgivning.

Dataskyddsombudets kontor 

Dataombudsmannens byrå | Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: 

Ratapihantie 9, 00520 Helsingfors Postadress: PL 800, 00521 Helsingfors 

E-post: tietosuoja(at)om.fi 

Telefon (växel): 029 566 6700 Telefon (rådgivning för privatpersoner): 029 566 6777
 

Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter får du från den kontaktperson som anges nedan. Observera att e-post inte är ett säkert medium för behandling av personuppgifter, så skicka inte till exempel personnummer eller känslig information via e-post.

Kontaktperson 

Vanda stad, Kommunikation 

Heidi Hölttä, teamledare för visuell kommunikation 

viestinta@vantaa.fi

Registeransvarig

Vanda stad, Kommunikation 

Y-tunnus 0124610-9 Asematie 7, 01300 Vanda

Dataskyddsansvarig 

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen 

Postadress: PL 1100, 01030 Vanda stad 

Besöksadress: Tikkurila Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2:a våningen, 01300 Vanda. 

Telefon (växel): 09 839 11 Fax 09 8392 4163

e-post: kirjaamo(at)vantaa.fi

Du hittar Vanda stads informationsdokument samlat på sidan Behandling av personuppgifter i Vanda stad.