Henkilötietojen käsittely Vantaan brändipankissa

Henkilötietoja käsitellään brändipankissa käyttäjäryhmien ja käyttäjätunnusten luomiseen sekä käyttäjän aineistonäkymän määrittelyyn. Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu palvelun käyttöön. Käyttämällä Vantaan brändipankkia käyttäjä hyväksyy käytön edellyttämät ehdot.

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta 
• Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Linkki palveluun lisätään, kun palvelu otetaan käyttöön.

Yhteistyökumppanien tiedot saadaan rekisteröitymisen yhteydessä. Rekisteröitymislomakkeen täytön yhteydessä pyydetään käyttäjän sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatiotieto. Lisäksi kysytään käyttäjäryhmää ja käyttötarkoitusta. 

Vantaan kaupungin työntekijät kirjautuvat Vantaa Ad:n kautta SSO kirjautumisella. Tiedot tulevat automaattisesti Vantaa AD:n kautta. Tiedot sisältävät käyttäjän sukunimen, etunimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja organisaatiotiedon. 

Määriteltyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä, koska niiden perusteella käyttäjälle annetaan oikeudet käyttää Vantaan brändipankkia. Tietojen kautta pääkäyttäjät myöntävät oikeudet aineistoon niiltä osin, kuin tarve on. Rekisteritietojen pohjalta myös luodaan käyttäjätunnukset ja käyttäjäryhmät. Annetut tiedot mahdollistavat yhteydenpidon käyttäjiin sekä tiedotuksen. 

Rekisteröityneiden käyttäjien tietoja ei luovuteta Vantaan kaupungin ulkopuolelle kolmansille osapuolille eikä tietoja siirretä muihin järjestelmiin tai EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. 

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Vantaan brändipankin osalta henkilötietoja käsittelevät järjestelmän pääkäyttäjät, jotka myöntävät oikeudet aineistoon niiltä osin, kuin tarve on. Rekisteritietojen pohjalta myös luodaan käyttäjätunnukset ja käyttäjäryhmät brändipankkiin. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja. 

 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.  

 

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Vantaan brändipankin rekisteröitymisen yhteydessä annetut tiedot ja luotu käyttäjätili on voimassa toistaiseksi. Järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus poistaa rekisteröitynyt käyttäjä järjestelmästä, mikäli käyttäjätunnusta ei ole käytetty aktiivisesti tai palvelua käytetään väärin. Käyttäjätili passivoidaan ja poistetaan automaattisesti, mikäli käyttäjä ei ole kirjautunut järjestelmään kuuden kuukauden aikana.

Rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkastaa ja muokata omia tietoja sekä poistaa oman käyttäjätilin Omat tiedot-kohdasta.

 

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.  

 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu. 

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Vantaan kaupunki, Viestintä
Heidi Hölttä, visuaalisen viestinnän tiiminvetäjä
viestinta@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä                    
Vantaan kaupunki, Viestintä                    
Y-tunnus 0124610-9 
Asematie 7, 01300 Vantaa            

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.