Behandling av personuppgifter i kundregistret för Vanda stads PR-verksamhet

Ett intressegruppsregister används för att kunna sköta Vanda stads PR-verksamhet. Uppgifterna i registret används för att rikta inbjudningar till stadens tillställningar för inbjudna gäster när det gäller intressentgruppsevenemang, olika evenemang och mottagningar som staden arrangerar i egen regi eller tillsammans med sina samarbetspartner.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål.

Samtycke ska begäras skriftligt med ett separat tillstånd. Att ge sitt samtycke är frivilligt och det kan när som helst återkallas. 

Rättsliga grunder för behandlingen:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt 1 a och c
Dataskyddslagen (2018/1050) 6 §

Om kunderna insamlas endast uppgifter som är nödvändiga för produktionen av service. Som informationskälla används huvudsakligen offentliga informationskällor, t.ex. organisationernas egna webbsidor. Uppgifter fås också från stadens egna verksamhet, t.ex. möten.

I registret antecknas organisationens namn, befattningsbenämning, personens namn, personens e-postadress och i vissa fall telefonnummer och postadress.

Vid evenemang med matservering samlar man i samband med anmälan också in uppgifter om allergier som raderas efter evenemanget.

Det är nödvändigt att lämna personuppgifterna för att PR-verksamheten ska kunna ordnas. Kunden har alltid rätt att få sina uppgifter raderade från registret.

Personuppgifterna kan lämnas ut till sådana aktörer utanför Vanda stad som staden köper tjänster av. I dessa fall iakttas samma dataskyddsprinciper som i staden vid behandlingen av personuppgifter. Uppgifter lämnas inte vidare från utomstående serviceproducenter utan samtycke till andra än Vanda stad.

Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

När den som behandlar personuppgifter, dvs. ett personuppgiftsbiträde, hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning, har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

Personuppgifter överförs till Förenta staterna. Överföringen grundar sig på Europeiska kommissionens beslut av den 10 juli 2023 om adekvat dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna.

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om personuppgiftsincidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om personuppgiftsincidenten.

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Personuppgifter förvaras endast så länge som det är nödvändigt för produktionen av en tjänst. Uppgifterna förstörs senast fem år efter den sista kontakten eller på begäran.

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

• granska vilka av dina uppgifter som behandlas
• kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter
• kräva att dina uppgifter raderas
• kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas
• motsätta dig behandlingen av dina uppgifter
• få dina uppgifter och överföra dem till en annan registeransvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baseras på samtycke.

Du kan göra en begäran om granskning på Vandainfo. Blanketter för begäran om granskning finns på Vandainfos verksamhetsställen och på webbplatsen vantaa.fi. Ta med ditt pass, körkort eller identitetskort med foto för att bevisa din identitet. Blanketten kan också skickas per post till adressen Registraturen, PB 1100, 01030 Vanda stad. I detta fall kontrollerar vi din identitet på ett annat tillförlitligt sätt.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan. Förutsättningarna som anges i lagen om att utöva rättigheter ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, dataskyddsombudet i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson
Jarna Hyvärinen, PR-koordinator, verksamhetsområdet för stadens strategi och ledning, serviceområdet för kommunal demokrati
jarna.hyvarinen@vantaa.fi
Personuppgiftsansvarig är Vanda stad. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Personuppgiftsansvarig                                                                                                          
Vanda stad                                            
FO-nummer 0124610-9
Stationsvägen 7, 01300 Vanda                                                     

Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen                 
Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad
Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda.
Telefon (växel): 09 839 11
Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi