Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin suhdetoiminnan asiakasrekisterissä
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tällä sivulla kerrotaan henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin suhdetoiminnassa.
Tietojen keräämisen tarkoitus ja käsittelyperuste
Vantaan kaupungin suhdetoiminnan hoitamiseen käytetään asiakastietorekisteriä. Rekisterin tietoja käytetään kaupungin kutsuvierastilaisuuksien kutsujen kohdentamiseen kaupungin yksin tai yhteistyössä kumppaneiden kanssa järjestämiin sidosryhmätilaisuuksiin, erilaisiin tapahtumiin ja vastaanotoille.
Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Pääasiassa tietolähteenä hyödynnetään julkisia tietolähteitä, kuten organisaatioiden omia verkkosivuja. Tietoja saadaan myös kaupungin omasta toiminnasta, kuten tapaamisista.
Rekisteriin kirjataan organisaation nimi, tehtävänimike, henkilön nimi, henkilön sähköpostiosoite ja postiosoite.
Tapahtumiin, joissa on ruokatarjoilua, kerätään ilmoittautumistiedon yhteydessä
lisäksi allergiatiedot, jotka poistetaan tilaisuuden toteutumisen jälkeen.
Tiedon antamisen välttämättömyys
Asiakkaalla on aina oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä.
Tiedon eteenpäin luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille Vantaan kaupungin ulkopuolisille toimijoille, joilta Vantaa ostaa palveluja. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan samoja tietosuojaperiaatteita kuin kaupungilla. Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselta palveluntuottajalta eteenpäin ilman suostumusta muille kuin Vantaan kaupungille. Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin markkinointitarkoituksiin.
Tietojen suojaus
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
Tiedon siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoturvaloukkauksen sattuessa
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.
Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen. Tiedot hävitetään viimeistään viisi vuotta viimeisen yhteydenpidon jälkeen tai pyynnöstä.
Oikeudet
Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojensa käyttöä tai pyytää niiden poistamista.
Profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin.
Oikeus saada, oikaista tai poistaa tiedot
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset ja puutteelliset tiedot oikaistuksi.
Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteriä ylläpitävälle taholle. Kaupungin ylläpitämistä rekistereistä pyyntö tehdään kaupungin kirjaamossa tai Vantaa-infossa, jolloin myös henkilöllisyys varmennetaan. Pyyntöön laitetaan tieto, mistä rekisteristä tiedot halutaan.
Ennen tarkastuspyynnön toteuttamista tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee varmistaa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkastetaan poliisin myöntämällä ajokortilla, henkilökortilla tai passilla. Postitse toimitetun tietopyynnön osalta henkilöllisyys todennetaan muulla luotettavalla tavalla.
Tarkastuspyyntöön vastataan ja henkilötiedot toimitetaan lähtökohtaisesti yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, saat siitä ilmoituksen viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoituksessa kerrotaan syyt pyynnöstä kieltäytymiseen sekä valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle. Ilmoituksessa kerrotaan myös, jos käytössäsi on muita oikeussuojakeinoja.
Valituksen tekeminen
Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi.
Lisätietoa käsittelystä ja yhteyshenkilöt
Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa
Kirjaamo
Kirjaamon yhteystiedot
Informointiasiakirja on päivitetty 14.3.2022.
Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.