Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin suhdetoiminnan asiakasrekisterissä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Päivitetty 30.1.2024.

Tällä sivulla kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi Vantaan kaupungin suhdetoiminnassa.

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Vantaan kaupungin suhdetoiminnan hoitamiseen käytetään sidosryhmärekisteriä. Rekisterin tietoja käytetään kaupungin kutsuvierastilaisuuksien kutsujen kohdentamiseen kaupungin yksin tai yhteistyössä kumppaneiden kanssa järjestämiin sidosryhmätilaisuuksiin, erilaisiin tapahtumiin ja vastaanotoille.
Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.
Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta
Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §

3. Mitä henkilötietoja suhdetoiminnassa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Pääasiassa tietolähteenä hyödynnetään julkisia tietolähteitä, kuten organisaatioiden omia verkkosivuja. Tietoja saadaan myös kaupungin omasta toiminnasta, kuten tapaamisista.
Rekisteriin kirjataan organisaation nimi, tehtävänimike, henkilön nimi, henkilön sähköpostiosoite ja rajatuissa tapauksissa puhelinnumero ja postiosoite.
Tapahtumiin, joissa on ruokatarjoilua, kerätään ilmoittautumistiedon yhteydessä lisäksi allergiatiedot, jotka poistetaan tilaisuuden toteutumisen jälkeen.

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä suhdetoiminnan järjestämiseksi. Asiakkaalla on aina oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä.

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille Vantaan kaupungin ulkopuolisille toimijoille, joilta Vantaa ostaa palveluja. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan samoja tietosuojaperiaatteita kuin kaupungilla. Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselta palveluntuottajalta eteenpäin ilman suostumusta muille kuin Vantaan kaupungille.
Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen.Tiedot hävitetään viimeistään viisi vuotta viimeisen yhteydenpidon jälkeen tai pyynnöstä.

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus
 

  • tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista
  • vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojesi käsittelyä
  • oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.


    Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.
    Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
    Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Jarna Hyvärinen, PR-koordinaattori, Kaupunkistrategian ja johdon toimiala, kuntademokratian palvelualue
jarna.hyvarinen@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Avainsanat

TietosuojaVerkostot